浅谈档案管理存在的问题与发展对策

2016-11-26邹平县文化体育和旅游事业发展局徐烨

办公室业务 2016年21期

文/邹平县文化体育和旅游事业发展局徐烨

浅谈档案管理存在的问题与发展对策

文/邹平县文化体育和旅游事业发展局徐烨

随着我国经济的快速发展，档案管理也逐渐被人们重视，档案管理涉及很多个方面同时也是管理工作中的重点，现代信息技术的发展在很大程度上提高了档案管理工作的水平，但仍然不能从根本上规避档案管理工作中出现的问题。本文主要就档案管理工作中存在的问题进行探讨，并且提出相应的发展对策。

档案管理；存在的问题；发展对策

一、档案管理工作的作用

在经济社会的发展中，想要站稳脚跟并且得到长远的发展，就需要做好本单位的档案管理工作，档案资料是很多信息的重要载体，包含着领导和员工的一些重要信息，也是个人利益和集体利益的重要保证。档案管理是一项需要极高的真实性、安全性、时效性的工作，一旦失去了这几种性质，则档案管理可能会在很大程度上失去其基础的信息资料，科学的档案管理也是档案资料发挥作用的基础和前提，所以说，做好档案管理工作在现实中是有很大意义的。

二、档案管理存在的问题

（一）档案管理意识薄弱。我国的很多领导阶层对档案管理的认识并不充分，在人员调动上也缺乏合理的分配方式，大多数领导干部简单地认为，档案管理只是对一些基础的档案信息进行记载、收集、整理并且保管，甚至觉得档案管理工作是和一些主要的工作脱离开来而独立存在的，这种想法使得档案管理工作在企业中受到的重视程度比较低。领导薄弱的档案管理意识使得档案管理工作人员在工作当中缺乏积极性，多数时候只是为了应付上级的检查而进行简单的档案保管和查询，使得档案管理工作发展缓慢。如今的信息时代已经对档案管理要求提出了比较高的要求，但由于领导和员工的档案管理意识都比较薄弱的原因，使得档案管理工作没有得到建设性的发展，导致档案信息大大降低其开发效率，并且档案的使用率也比较低，因此制约了信息化发展。

（二）档案管理体制不健全。任何工作的开展都需要有基本的工作体制作为前提，在健全的体制下，工作才能有效地开展并且取得直接效益，但是档案管理工作的性质并不能给单位带来直接的效益，而在其管理工作的进程中将它的价值发挥到极致才可能通过它获得一些工作渠道上的效益。档案管理是一项需要耗费大量人力物力和时间的工作，但是大多数单位并不愿意投入过多的精力在这项工作上，使得档案管理体系并不健全，导致管理工作缺乏基础的制度，档案管理工作人员在工作过程中没有工作制度制约的情况下，就很难做好管理工作。档案管理体制不健全在很大程度上使得员工在档案管理的工作方式上贯彻不彻底，管理工作人员比较散漫，对待工作不认真，最终造成档案管理工作进展缓慢，无法达到实际的管理效果。

（三）档案管理信息化程度不高。虽然我国步入了信息化时代，并且档案管理是可以最大限度地利用信息化来进行工作的，但是封建时期的档案管理工作方式影响了多数档案管理人员现在的工作，就像旧时期的教育理念和教育方式影响了新课改以来的教学方式一样，封闭、守旧的档案管理方式也在很大程度上影响了信息化档案管理的开展。部分档案管理工作人员对网络的认识不太全面，观念也比较落后，使得在档案管理工作中不能正确利用网络进行工作，降低了档案管理工作的效率。

（四）档案室管理设备不齐全。随着经济和科技的发展，计算机技术、网络技术、数据库技术等逐渐被应用于档案管理中，给档案管理带来了极大的便利，能够很大程度地提高档案管理的工作效率。但是在实际工作过程中，由于对档案管理工作的不重视，使得档案管理在工作过程中缺少很多必要的设备。在传统观念的影响下，一些档案管理还是通过人工的收集运用纸质资料进行分类和整理，耗费了大量的人力和时间，并且在工作过程中很可能出现失误和差错，使得档案管理的时效性不能发挥出来。如果在档案整理的过程中运用电子档案进行整理则会给档案管理工作带来很大的便捷，另外一个方面就是，纸质资料在很大程度上会受环境的影响，出现潮湿甚至腐烂，给档案管理带来了不必要的麻烦。

（五）管理人员素质不高。管理人员作为档案管理工作的主体，对档案管理的最终效果有很重要的作用，但在当前的管理人员中，大多是不具备专业的管理素质的，对档案管理的认识也不高，使得档案管理工作不能顺利开展。档案管理工作人员对管理工作不够重视导致在工作过程中缺乏积极性，没有较好的态度，投入的精力也不足，对档案本身较低的认识程度使得工作人员在对档案进行收集分类和整理的过程中，导致档案的真实性出现偏差，并且在对档案进行查询的时候也不能较快地查找到相应的资料，大大降低了档案管理的工作效率。

三、加强档案管理工作的对策

（一）提高档案管理意识。档案管理工作开展的基础就是要领导和员工具备正确的档案管理意识，这样才能在档案管理工作过程中强化服务意识并且提升对档案管理的重视程度。档案管理工作并不是独立出来的个体，它需要各部门的配合以及协助才能将档案管理的作用发挥出来，员工具备档案管理意识能在很大程度上提升员工对档案管理的正确认识程度并且能够积极配合进行工作，在工作过程中能够清楚地知道自己的职责，将身心投入到管理工作中去。领导阶层在提升自身的档案管理意识的同时，要将自身作为一个模范作用，带领员工积极主动地工作，更好地利用档案管理的信息资源，提高档案管理的工作效率。

（二）完善档案管理体制。档案管理工作的有序进行离不开完整的管理体制，虽然《档案法》对档案管理工作的进行有一定的制约作用，但是其管理体制在企业中的建立并不完善。相关部门和领导要加大对有关档案管理的相关法律法规的宣传力度，建立更加符合单位特点和实际档案管理工作的要求，完善档案管理体制对档案管理的发展来说是具有很大作用的。管理工作要有一定的指导和规范作用，就需要单位在档案管理的体制上进行完善并且使得员工不会单方面受到管理体制的约束，而是对领导也有一定的约束能力，这样才能最大限度地保证档案管理工作的顺利进行。

（三）加强档案管理信息化建设。档案管理可以利用信息化建设将多媒体技术运用到管理工作中来，计算机的广泛应用在推动着信息化管理手段向多元化方向发展，因此加强档案管理信息化建设就显得比较容易。需要注意的是，计算机技术并没有普及到所有管理工作中，首先要应用计算机技术建立自己的档案检索系统，然后根据资料的内容和性质进行编录，利用网络平台对档案进行收集、查询等操作，才能真正实现信息化档案管理。

（四）加大档案管理资金投入。虽然档案管理与单位中的很多工作没有直接的关系，但是档案管理工作的进行会对一些工作造成直接的影响，档案管理工作没有做好的话，会导致单位中的一些重要资料和信息出现差错。企业领导应该加大档案管理资金投入，给档案管理配置更多的专业设备，并且给员工提供合理的薪资，给档案管理工作人员一定的实际鼓励和精神鼓励。档案管理涉及了整个企业单位中工作人员的信息和企业中的一些涉及实际效益的资料，所以加大档案管理资金投入是最切实有效并且最直接的方式。

（五）提升管理人员的综合素质。档案管理工作人员的专业素质对档案管理来说具有很重要的作用，领导阶层要充分认识到档案管理对企业和单位发展的重要性，提高管理人员的综合素质。企业领导要对管理人员进行档案管理的讲解，并且要对员工做出具体的要求，使其认识到本职工作的重要地位，进而提高工作积极性。单位领导可以对管理人员进行经常性的培训，提高管理人员对档案管理的认识，并且可以在培训过程中激发员工的潜能，激励本身具有档案管理专业素质的工作人员，使其带动其他员工一起工作，在工作过程中进行交流，增强彼此的工作能力。档案管理是一个比较枯燥、乏味的工作，员工只有在工作过程中提高对档案管理的工作兴趣，进而提升自身的综合素质，才能具备敬业精神，提高工作效率。