网络时代房地产档案的信息化管理模式探究

2016-11-25珠海格力房产有限公司杨银

办公室业务 2016年14期

关键词：档案管理信息化信息

文/珠海格力房产有限公司杨银

网络时代房地产档案的信息化管理模式探究

文/珠海格力房产有限公司杨银

网络时代背景之下，房地产管理工作与信息化技术不断融合，在提高管理水平的同时，也带来了不同的风险。笔者首先就信息化管理当中存在的风险进行分析，而后对信息化管理具体途径进行了探讨。

网络时代；房地产；档案管理；信息化

一、房地产档案信息化管理的意义及风险

（一）信息化管理的意义。随着房地产活动的日益频繁，房地产的档案资料也更为丰富，形式更加多样化。在档案当中，不同房产登记的方式也有所不同，不仅包括了外资、合资性质的房屋，同时也出现了经济适用房性质的房屋产权。随着经济形式不断变化，还将出现更多形式的产权模式，无疑是给我国房地产档案管理部门带来了难题。采用信息化档案管理的方式，来取代传统的纸质化管理，通过先进的信息技术，对房屋进行整体测量、记录、登记，将与该房屋相关的交易数据进行归类整理。一方面节约了单位物质的开销，另一方面也方便管理人员的查阅与保存。

（二）信息化管理的风险。1.投资风险。在开展信息化管理之前，单位首先需要购进相关的设备以及技术资源，聘请专家来为自己提供技术服务，定期对员工开展技术培训等，除了以上的支出，管理部门还需要对设备进行日常的维护，为了应对突发事情的发生，还需要将档案备份，以上的活动都需要投入大量的资金，无疑是造成了投资风险。2.技术风险。除了在引进技术上面临着投资风险，在技术管理与使用过程中也存在着技术风险。首先，引进的技术并不意味着可以实际发挥效果；其次，虽然引进了高端技术，但是因为缺乏这方面的技术型人才，在管理过程中必然会出现操作失误的情况，不利于档案的管理。3.知识产权风险。在网络化时代中，知识产权成为了热点词汇。房地产管理过程中会涉及到产权人的信息，如果对这些信息保管不当，造成了对外泄露，或者部门购进的技术专有性无法保证，都可能侵犯到个人隐私以及他人的知识产权。另一方面，对于房地产档案信息化管理的法律制度并不健全，这些会造成管理当中出现大量风险。

二、房地产档案信息化管理的途径

（一）完善相应的管理制度。不以规矩不能成方圆，房地产档案管理也一样。只有完善相关的管理制度，才能够保证信息化工作可以稳步开展。这些制度具体包括如下几个方面：档案的制作及查阅制度、档案保密制度、档案复制及销毁程序等。只有对信息化管理每个环节都制定相应的法律，才能构建完善的管理体系，保证信息化管理的质量，同时也能够为客户提供更为优质的服务。

（二）提高工作人员的素质。在信息化管理模式当中，房地产管理部门会引入很多高端的管理技术，既包括软件，也包括了硬件，而要想充分利用这些技术，提高管理质量，就需要管理部门聘请专业与业务综合水平比较高的人员。随着信息技术的迅猛发展，工作人员应当不断学习，了解最新的技术，提高自己的综合素质。作为档案管理人员，不仅需要掌握档案管理的基础知识，并且能够将这些知识运用到实际管理活动当中；同时，还应当学习最新的计算机知识，将档案管理的工作与信息化知识相结合，提高管理的质量与效率。

（三）强化硬件体系。1.网络环境。根据服务对象、范围的不同，可以将网络环境分为两种，即内网、外网，这两个网络之间必须要严格隔离，使两者相独立。企业的内网主要用于为企业提供内部服务，其工作内容包括如下几部分：（1）将采集到的数据输入到系统当中进行预处理，并且将得出的数据加工与存储；（2）向内部网络用户发布信息，并且为用户提供查询服务；（3）支撑内部的日常办公活动；（4）进行网络数据管理。外部网络通畅是用以服务社会大众，主要包括了资料的提供、数据浏览等，工作内容包括以下几部分：（1）采集信息并且进行预处理；（2）向大众用户提供他们所需要的信息；（3）进行数据、用户的管理与日常维护。2.硬件设施。对房地产档案进行信息化管理，主要分为电子文件的管理、数字档案馆建立两个环节。根据不同管理系统的能够需求，必须要扩大数据库的容量，建立大规模的访问服务管理系统，这些都需要管理部门增加硬件配置，包括路由器、交换机、服务器等，来支撑网络系统平稳运行。

（四）加强信息资源的管理。信息资源的管理是档案管理的重要环节，其主要体现在如下两个部分：首先是数字信息的构成。数字信息既包括纯文本，也包括图形等，内容的不同，管理方式也会有所差异。对于文本文件，主要是通过文字处理软件来生成数据，有数字、字符来表达内容，主要存储为TXT、DOC形式。不同文字处理软件所编辑的文档，通常不可以混乱使用。因为该类型文件不包括格式代码，因此不会受到硬件的限制。对于图形文件来说，则需要通过CAD软件来辅助设计，绘制出图纸。其次，扩大信息来源与范围也是加强管理的重要途径，尤其对于规模较大的企业，更需要拓宽信息获取的渠道。管理人员应当将互联网当中零散无序的信息进行整理汇总，为企业管理提供帮助。