探析医疗单位财务档案管理困境与相关管理建议

2016-11-25郓城县疾病预防控制中心刘文锋

办公室业务 2016年14期

关键词：管理人员档案管理财务

文/郓城县疾病预防控制中心刘文锋

文/郓城县疾病预防控制中心刘文锋

本文主要以医疗单位为研究对象，分析其当前财务档案管理过程中面临的困境，并在此基础上提出相关管理建议。主要目的为医疗单位日后财务管理工作提供参考。

医疗单位；财务档案；困境；管理建议

医疗单位财务档案管理工作是医院管理活动的重要组成部分，发挥着不可替代的作用，主要为医院各项计划开展和决策提供依据。为此，提高医院财务档案管理工作对于推进医疗单位长远、稳定发展具有重大现实意义。

一、现行医院财务档案管理中面临的困境

（一）管理意识薄弱，利用率低。在医疗单位财务档案实际管理工作中，部分管理人员管理意识依然较为薄弱，未能充分意识到财务档案管理工作所具备的重要性，出现“重经营，轻档案”的行为。财务管理方式依然停留在传统阶段，未能全面实现信息化管理，导致财务管理工作效率低。相关实践调查对某一地区20家医疗单位医院财务档案管理部门进行了分析，其中只有10家完全实现了信息化档案管理，8家为半信息化管理，2家还依然采用传统管理。完全实现信息化管理率仅为50%，这些数据表明，医疗单位财务档案在信息化管理上有待提高。

（二）缺乏完善的管理制度，收集率低。在实际管理工作中，缺乏完善的监督管理制度，缺乏统一的管理模式，职责分工不明确，各项流程无法得到保证，很多有价值的财务文件未能得到重视以及管理，使得财务档案的收集率低，很多财务档案失去完整性。加之未能及时对医院信息资源进行整合，最终导致财务档案管理工作无法紧跟时代步伐，无法满足医院发展需求。在2015年一份医疗行业财务档案数据分析中指出，财务档案得到完善保存的仅为66%，30%档案由于各种因素在管理保存过程中数据缺失、内容不完整。

（三）部分管理人员缺乏责任意识，综合素质偏低。当前，从事医院财务档案管理工作人员水平参差不齐。岗位流动性大，未能从文化、经验等方面对岗位进行人员配备，多数带有随意性，有一部分管理人员是临时顶替，缺乏专业管理水平，知识面比较狭窄，经验不足，管理理念传统落后，无法满足医院对于管理人员的根本要求，难以胜任财务管理工作，制约了财务档案管理工作的稳步发展。

（四）现代化管理水平较低，缺乏完善软硬件设备。部分医疗单位财务档案管理空间较为狭小，缺乏很多必备的软硬件设备，管理技术陈旧落后。很多财务管理工作依然沿用传统的手工方式对信息进行收集和检索，这种方式不但耗时，效率也不高，不利于财务管理的收集、查找以及保存，成为了财务档案管理工作发展的绊脚石。

二、提高医疗单位财务档案管理水平的建议

（一）增强管理意识，提高利用率。进一步提高管理人员的管理意识，是财务档案顺利实现科学管理的前提保证。为此，医院管理人员需要加大对财务档案管理的重视，组织所有财务管理人员进行相关法律法规的学习，使他们意识到日常财务管理的重要性，认识到财务管理在日常管理中所发挥的巨大作用，更好地服务于工作，增强他们的责任感，加强监督力度，促使财务档案管理工作与医院规划发展实现同步。

（二）建立并完善监督管理制度，促使管理行为实现规范化。通过建立完善的监督管理制度，使得各项流程落实开展，确保各种管理行为有章可循，有据可依，促使财务档案管理工作稳步、健康发展。依据各种《档案法》以及《会计档案管理办法》等相关法律法规，并从本单位实际情况出发，确保指定管理条例符合实际需要。积极完善财务档案收集、保存、检索、归档、移交以及保密等各项工作环节。同时对载体不同档案进行统一管理以及考核，促使财务档案管理评价工作和医院各项业务实现同步发展。

（三）加强培训，全面提高管理人员综合素质。加强培训，全年提高管理人员的综合素质是提高管理水平的关键所在。对于各种类型档案的装订工作，应由专人负责，若在缺乏专业人才的情况之下，则可以由专门会计人员进行。医院领导为管理人员提供更宽广学习平台，要求所有管理人员积极参与各项培训，不断提高管理理论知识和操作能力。所有管理人员均需经过专业培训后方能上岗。同时建立考核评价制度，狠抓培训质量，不断对管理人员技能水平进行监督以及评价，发现不足，及时改进，促使档案管理工作实现科学规范化。

（四）努力完善软硬件设施，实现现代化管理。不断完善软硬件设施，摒弃传统的手动管理方式，实现现代化科学管理，促使档案从纸张管理向电子版管理改变。虽然借助互联网管理方式大大提高了工作效率，但由于数据系统带有不稳定性，容易受到侵害泄露。为此，应加强计算机审批制度，采用安全措施保护数据，可通过采用分权以及建立会计软件多用户等方式，及时维护数据并做好备份，避免恶意修改、盗取以及各种病毒侵害导致数据失去真实性。把电算化资料做好整理、分类并归档。利用磁盘、光盘等优质的介质对会计账簿进行储存，并好做编号，标注时间、内容，便于识别。信息化管理是今后档案管理的所趋，加强对电算化的管理力度，从根本上保证医院数据资料的真实以及完整有效性。