事业单位档案的数字化管理研究

2016-11-25吉林省高速公路管理局长春管理分局丁亚楠

办公室业务 2016年16期

关键词：效率事业单位数字化

文/吉林省高速公路管理局长春管理分局　丁亚楠

事业单位档案的数字化管理研究

文/吉林省高速公路管理局长春管理分局丁亚楠

当前社会经济快速发展，已经进入了信息化时代，计算机技术能够使档案管理更加便利，提高档案管理的效率。本文就事业单位档案的数字化管理进行分析和研究。

事业单位；档案；数字化管理

任何单位中，档案是十分重要的资源，档案信息资源对于事业单位的内部管理与发展有着重要的作用。在事业单位的日常工作中需要加强对档案管理的重视程度，实现档案信息资源的科学利用。当前传统的档案管理已经不能满足现代化发展的实际需要，因此必须要积极借鉴和使用现代化的信息技术，实现档案的数字化管理，解决档案管理中的问题，实现事业单位的高效发展。

一、事业单位档案数字化管理的重要意义

（一）有助于经济效益的提升。当前市场经济快速发展，信息量逐渐增多，事业单位的信息储存量也逐渐增多，但是传统管理方式使得信息的管理和储存受到了极大的影响。传统事业单位使用的是纸质档案，管理方式比较粗放，要使档案管理效率得到提升，就需要增加管理费用和工作人员，使得事业单位的成本支出增多。新时期的事业单位档案管理有着明显的优势，利用计算机阅读管理档案，能够减少管理成本的支出，减少纸质档案放置占用的空间，查阅更加便利，使用档案时不再需要大量的复印纸质档案资料，减少纸张的使用，提高事业单位的经济效益。

（二）实现高效的档案利用率。传统的纸质档案管理虽然能够实现档案储存，但是管理中还存在着较多的问题，由于纸质档案的数量比较多，如果着急寻找档案资料时不能精准地找到，查找的效率不高，工作效率不高。实现数字化的事业单位档案管理能够减少档案查找时间，使档案管理实现时空上的解放，能够促进事业单位档案管理资料利用率的提升。

（三）促进办公效率大幅度提升。事业单位实现数字化的档案管理，能够在比较短的时间内归纳档案信息，能够及时提供给使用者使用。当前我国的行政事业单位中员工有一定的流动性，员工的入职、辞职、调动以及退休等是随时都有的，需要对档案进行动态化的管理，并且查找到具体的信息，能够节省查找时间，提高查找效率。事业单位档案信息具有时间和空间上的特点，实现数字化的管理，能够转变单一的信息管理方式，能够为事业单位工作人员的档案信息需求提供服务，使事业单位的办公效率得到提高。

二、事业单位档案数字化管理对策

（一）进一步重视事业单位档案管理工作。要想使事业单位档案管理工作高效有序开展，首先要提高事业单位领导干部对档案管理工作的重视程度，这是档案管理工作顺利开展的基础和前提。当前我国的管理体制下，需要事业单位的领导提高重视，才能够使档案管理工作的效率得到全面提升，并给予人财物等方面的支持与辅助。主管人员要加强对档案管理的宣传力度，提高档案管理的影响力，有效协调各部门实现档案信息收集与管理，提高档案管理工作人员的积极性与主动性，提高档案管理的效果。

（二）建立标准化的管理制度进行档案管理。事业单位档案的数字化管理工作不只是档案管理部门的工作，不仅要对事业单位现有的档案信息进行数字化的扫描，建立档案表格，还需要将财务会计信息、员工信息以及发展规划等档案信息分类进行电子录入。从事业单位的实际需要出发，对各种档案的提交格式、时间等进行明确规定，使档案能够顺利、高效地归档。因此应建立标准化的管理制度规范档案管理工作，依据档案信息的来源、种类以及储存位置等设置档案资料的范本，然后将范本下发到各个部门，使其按照标准范本提交档案信息。在查找、应用档案信息资料时也应满足标准化、规范化的流程，提高工作效率。

（三）对事业单位的档案信息进行安全管理。数字化的档案管理相比于传统的档案管理方式有着自身的特点和优势，因此需要在数字化管理同时还需要档案信息的安全管理，这是数字化档案管理过程中十分重要的内容。事业单位建设数字库时，需要认真细致地挑选设备的生产厂家以及供应商，保证依据严格的设计标准进行档案数据库结构以及硬件上的建设与选择，为今后数据库功能提升奠定基础。事业单位需要依据档案信息的重要程度选择合适的保护方式，保证档案信息得到科学高效地处理与储存，提高事业单位档案信息的安全性。

（四）强化档案管理人员的工作素质水平。档案管理工作其实是一个专业性、连续性比较强的工作，事业单位档案管理工作的开展需要有专业化的管理团队进行，并保证管理人员的持续性，减少管理人员的流动。为了避免出现一岗多职的现象，需要建立专门的档案管理职位，保证档案管理效率以及水平的提升。档案管理人员需要具备专业化的档案管理学科知识，在实现了电子化、信息化的管理系统建设后，还需要保证管理人员的学历水平，建设学历高、专业素质水平强，熟练操作计算机的人才队伍，保证事业单位档案管理水平的全面提升。