医院人事档案管理信息化建设路径分析

文/福建医科大学附属泉州第一医院　梅海燕

医院人事档案管理信息化建设路径分析

文/福建医科大学附属泉州第一医院梅海燕

医院人事档案管理信息化建设不仅能够为人力资源科学化管理提供可靠数据支持，还能助推医院人事工作的创新。本文就医院人事档案管理的特点及传统档案管理经验，通过信息化的方式对以往存在的问题进行分析，提出促进医院人事档案管理信息化建设的建议。

信息化；人事档案； 医院；路径

人事档案是记载和反映个人经历和德才技能的材料记录，按国家及单位要求为个人立档，储存保管以备后续工作查考。人事档案内容主要包括个人基本情况、学习和工作经历，业务水平，工作绩效等信息，是员工晋升职称、继续教育、办理工资、医保、社保等工作的材料依据，在个人的职业生涯发展中具有非常重要的作用。随着信息技术快速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻影响了人们的工作，也对传统档案管理模式提出了挑战，档案管理和利用向数字化、信息化建设转变已是必由之路。

一、医院人事档案管理的特点

医院人才具有高学历、专技性等特点，因此医院的人事档案管理与其他档案管理不同，具有其独特性：

（一）档案材料的多样性。目前医院不断加强人才建设，实施“百人培养”，人才强院，自主招聘硕士研究生、博士研究生等高学历人才，因此在医院人事档案材料中除了员工的个人基本情况信息，还有学历证书、学位证书、进修培训、专业技术、教学职称等材料，而且不同职称、不同工作岗位的医务人员的档案材料在数量、种类等方面各不相同，人事档案材料体现多样性。

（二）档案管理的复杂性。医院每年招收大量的应届毕业生，在人员招录的过程中需要接受、调取、查阅大量的档案材料，并且在调档过程中涉及学生的毕业院校、人才市场等多部门，需要多部门的协调配合，才能保证毕业生档案快速、便捷地传递到位。同时医疗市场竞争激烈，人才流动频繁，人事档案调入调出现象增多，人事档案管理不单是传统的材料收集，更多涉及到档案的审核、更新、传递，具有复杂性。

（三）档案管理的时效性。根据人事、卫生行政部门的相关要求，医务员工每年要参加大量的培训、继续教育，参加医德医风考评、年度考核等，这些档案材料都要及时整理及收集，归入档案库，档案管理的时效性对档案管理人员要求颇高，需及时审核才能保证档案及时入库，如实反映个人最新情况，及时归档上架，所以档案管理具有较强的时效性。

二、目前人事档案管理存在的缺陷

人事档案不仅是医院人力资源有效管理的重要依据，也是医院开展医疗服务活动的信息来源，但是由于主观认识、管理方式、管理者本身素质的影响，传统的人事档案管理存在一定的缺陷，从而制约着人事档案的有效利用，具体有以下几方面：

（一）轻视档案管理。部分档案管理人员管理意识薄弱，对档案管理不重视、敷衍了事、消极应对，片面地认为人事档案管理只是对档案进行收集、整理、归档，而忽视了它在人才资源开发、个人权利维护、编史修志方面的作用。

（二）档案管理方式简单落后、资料更新滞后。医院人事档案管理人员大部分是行政管理人员兼任，档案也是单纯以纸质存档，档案材料没有严格审核，利用率不高，有的人事档案资料收集延迟、不到位，人档分离现象严重。

（三）档案收集、更新不及时。当前医疗环境竞争激烈，人才流动频繁，人为弃档现象严重，同时人才的流动也导致人事档案材料缺失。医院员工多，手工收集材料困难大，经常出现人事档案失真、更新不及时等现象。

三、档案管理信息化建设的重要性

目前随着医疗体制改革不断深化，人事制度改革已成为公立医院改革的一项重要内容，医院推行全员聘用制、专业技术职称评聘分开，重要岗位如：临床科室主任、护士长等需竞聘上岗、引入DRS绩效管理软件等，这就要求人事档案管理要更加科学化、精细化、多元化。人事管理领域的信息化建设是未来的发展方向，医院的人事档案管理朝着现代化、信息化的方向发展是顺应大环境发展趋势的举措，也是目前医院人事部门工作的重点。

（一）有利于人事制度的改革。人事档案记录着员工的基本情况、学习和工作经历、工作业绩等，是选拔和培养员工的重要材料依据，医院人事档案管理信息化，可以最大限度提高档案管理规范化、标准化，有助于全程准确记录医务员工职业生涯情况，在医院开展定岗定编、职称评定、绩效考核、人才选拔等方面提供参考，有助于促进医院人事制度改革。

（二）有利于提高档案管理效率。传统的档案管理停留在手工记录，或者只是简单的电脑录入，需要消耗大量的人力物力，从信息收集、整理、审核、归档等需要相当长的过程，加上医院人员数量多，档案资料归档不及时、出错比例高，影响档案管理效率的提高。实现信息化，采用信息化的手段和方式可以节省大量时间，解放双手，输入相关数据及资料由计算机系统等方式完成档案管理的部分工作，从而提高档案管理、利用和查询效率。

（三）有利于保护纸质档案材料。纸质的人事档案材料经过长期使用后，容易出现丢失、损坏，甚至可能出现人为的篡改，通过信息化管理后，档案材料以数据的形式存储在数据库，提高了档案查询的速度和利用率，同时也有利于保护原始的档案纸质材料。

（四）有利于人力资源的预测、开发和利用。档案管理信息化建设最大的优势是有助于医院提高人力资源的管理效率。在信息化状态下，医院人事部门可以快速及时了解医务员工的实际情况，协助员工制定个性化的职业生涯规划，并根据规划，适时地对员工进行培训。同时根据科室的人力资源状况、科室的发展方向、行业特点，对人才需求进行预测，并对人才的培养、利用提出最佳的方案。

四、档案管理信息化建设路径分析

（一）提高对人事档案管理信息化的认知度。人事档案不仅有助于认知、评价人才，更是人力资源预测、开发、使用的重要参考依据。人事档案管理信息化有助于快速、便捷地了解、提取并分析相关的人力资源信息，提高人事档案的使用价值。提高对档案信息化管理的认知水平，重视人事档案的管理，才能形成建设人才信息智能库的管理观念。只有人事档案管理人员对信息化的认识提高，并在潜意识中重视档案的信息化建设才会将人事档案管理工作作为本部门的重要工作内容，才能从实处为信息化建设提供支撑。

（二）加强对档案管理人员的技能培训。信息化建设需要专业人士的支持，因此要加强对档案管理人员的专业化培训，提高他们对信息化的认知，提高他们的专业素养，拓宽他们的知识面，使档案管理人员及时掌握档案信息化的新知识、新技术。同时还要加强计算机知识的普及和教育，把档案管理人员培养成既懂得档案管理知识，又掌握计算机管理技术的双重复合型人才。由于人事档案涉及到机密性，因此还要不断加强档案管理人员的职业道德教育，提高他们的思想觉悟和政治素质，做好档案的保密工作。

（三）增加投入，加强软硬件建设。加强资金投入支持信息化建设，夯实档案管理信息建设的物质基础。积极整合医院目前的OA系统、HISE系统，建立医院人力资源管理平台，为医院档案管理信息化建设提供必要基础支撑。要不断更新信息系统，逐步提高医院硬件设备水平，才能满足档案管理信息化的要求。

（四）不断完善档案管理制度建设。“无规矩，不成方圆”，要不断完善档案管理的相关制度和岗位职责，要严格按照《全国档案系统信息化建设实施纲要》《中华人民共和国档案法》及医院实际情况，明确规定档案收集、整理、核对、归档等管理工作流程和各项相关细则，才能保证人事档案信息准确可信。

（五）引入相关系统，维护信息安全。医院的人事档案具有严格的保密性，一旦流失将会造成巨大影响，在信息化建设过程中，如何保证档案信息的安全性必须摆在工作的第一位。因此要积极引入先进档案管理软件和安全防护系统，积极构建软件系统的安全防护工作，避免数据流失和被盗。要积极建立恶意入侵报警系统，并对入侵进行拦截，其次要严格控制开放访问人事信息系统的权限，做好相关备案及审核访问足迹，积极对档案信息安全维护，降低档案系统泄密的风险。

医院人事档案管理信息化建设是顺应档案管理发展方向的，是档案管理的创新之举，信息化建设克服传统人事档案管理缺陷，提升档案管理效率，充分利用档案资源，使人事档案信息为医院人才预测、开发、利用提供科学准确的数据依据，促进医院可持续发展。

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