浅析事业单位人事档案管理的效能提升方法

文/山东省滨州市滨城区广播电影电视局　郑安申

浅析事业单位人事档案管理的效能提升方法

文/山东省滨州市滨城区广播电影电视局郑安申

本文通过对事业单位在人才培养、人力资源配置等方面存在的问题进行深入分析，总结提升企事业单位的人事档案管理效能提升方法，并指出当前我国事业单位在档案管理工作中存在的问题，旨在提高对单位员工档案管理工作的认识程度，实现事业单位档案管理的规范化、制度化。

档案管理；强化；分析；效能

一、人事档案管理工作的重要意义

在企事业单位的人才开发管理中，人事档案管理工作起到了重要的作用，不但可以对人力资源起到优化的作用，而且能够对单位的基础管理起到促进作用，具体的重要意义如下：

（一）为人事管理工作提供真实信息。企事业单位管理者如果想要让员工发挥出自身的作用，最大限度的使员工发挥出其自身潜力，使之在其工作岗位上有着高效的工作效率，第一步就是了解每一位员工最基本、真实的个人资料。例如，工作经验、学习经验、思想品德等信息。所以这时可以通过对其人事档案的查询，清楚了解这位员工的各方面信息，这些真实的个人信息可以为管理者提供参考，便于人事的管理工作。

（二）人事管理工作的重要依据。企事业单位的人事档案，还对企事业单位管理工作有着重要的影响。因此在管理干部的考核和选用、单位未来人才梯队的建设、对单位员工的绩效考核等方面，都离不开人事档案作为参考依据，通过人事档案的信息进行全面综合分析，能够使得管理工作更具有科学化。

（三）对人力资源配置的优化作用。在人力资源的管理过程中，对人力资源配置优化是最大限度提高管理工作效率的有效途径。在企事业单位的发展过程中，由于人力资源管理工作并不是一成不变的，随着时间的变化，会出现人员的变动、岗位的变动，这个时候对人力资源配置进行优化就显得尤其重要，并且还具有一定的现实意义。

二、人事档案管理中目前存在的问题

（一）管理人员的责任意识淡薄，自身素质不高。由于在我国目前很多的企事业单位对于人事档案管理工作不重视，没有从管理角度对其有着正确的认识，甚至认为在企事业发展和人事档案管理工作没有关联，所以很多企事业单位的管理人员将人事档案管理工作流于表面，没有进行落实，甚至有应付的现象产生。并且企事业单位的管理者对人事档案管理工作也不重视，选用非专业的人员进行档案管理工作，甚至将一些临时工安排到这个工作岗位上。这样就导致不但企事业单位的管理者对人事档案管理工作不重视，而且从事人事档案管理的工作人员素质不高，不利于进行人事档案管理工作高效地进行。

（二）管理制度不完善。对于人事档案管理工作而言，只有制定完善的制度，才能保障工作的有序进行。但是就目前我国的企事业单位而言，很多单位对于档案管理工作都没有设立相应的管理规章制度，所以如果想要提升人事档案管理效能，就需要运行一套良好的管理办法。

（三）管理方式落后。人事档案管理不仅需要工作人员具有较强的责任心，还需要具有较强的专业知识。但是在实际的工作中，很多单位的人事档案管理工作人员都是不具有专业素质的，这就导致在实际工作中会出现很多问题。而且由于科技发展迅速，信息化水平较高，很多地区都是采用无纸化办公，通过电脑网络进行工作的开展，然而仍然有很多地区的档案管理工作中仍然采用传统手工办公模式，不仅降低了工作效率，也阻碍了日常管理工作的进行。

三、提升人事档案管理效能的有效方法

（一）提升管理者的管理意识和自身素质。第一，对于单位人事档案管理的工作人员定期开展培训。培训的内容包含两方面，分别是专业知识方面培训和职业素养方面培训。第二，和其他兄弟单位进行沟通交流。例如，让企业自身人事档案管理工作人员去工作效果比较好的单位进行学习，学习其先进的管理模式。第三，定期进行技能考核。不能将工作只落实到口头上，在进行全方位的培训后，还应该对从事人事档案管理工作的员工进行专业知识和职业素养方面的培训，从而提高其在工作中的实际运用能力，将理论转化为实际。

（二）规范人事档案管理制度。对于人事档案管理效能的提高，不能离开健全的管理制度，只有规范人事档案管理制度，才能高效的进行工作。要根据单位的自身特点，建立符合单位现状的人事档案管理制度，并且在实际的工作过程中不断进行改善。在日常的工作过程中，要按照规定的人事档案管理制度进行工作，对于在人事档案管理工作中出现的问题做到及总结汇报。

（三）运用全新的工作方式和手段。由于传统的人事档案管理工作一般都是以手工形式进行的，在纸上进行日常办公，这就导致了工作效率的低下。应该将信息化的科学技术运用到人事档案的管理体系中去，做到信息化的管理模式，加快网络建设。

综上所述，人事档案管理工作是人力资源相关工作可以有序进行的重要基础，所以加强企事业单位的人事档案管理工作，切实发挥出人事档案对日常工作的服务效能，有着重要的意义。而进行人事档案相关工作的部门，应该提升自身的管理责任意识，并在日常的工作中，提高对计算机网络的应用，切实做到提高人事档案管理工作效能。