试谈从台账入手融合业务和保密流程推进保密管理长效机制

文/中国电子科技集团公司第五十五研究所 夏晓山

试谈从台账入手融合业务和保密流程推进保密管理长效机制

文/中国电子科技集团公司第五十五研究所 夏晓山

保密管理工作台账，依照《中华人民国和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》《武器装备科研生产单位保密资格审查认证管理办法（国保发【2008】8号）》及《武器装备科研生产单位保密资格标准》的规定，是各级机关、单位保密工作开展情况的凭证。在国家各涉密机关和单位，特别是国家军工科研生产单位，几经军工保密资格审查认证，保密管理工作台账的完备、规范、整洁划一程度已达极致。从而反映出，广大保密工作从业人员及涉密工作人员，对保密管理工作台账在保密安全管理中的作用，具有较高的认识。

保密管理工作台账；保密管理长效机制；融合业务与保密流程

建立保密安全管理长效机制，是全面提升国家秘密管控能力的恒久话题，涉及到保密工作方方面面的管理创新。保密管理长效机制，关键在于长效。机制是法定的，如何在法定机制的基础上，结合保密安全工作的新情况、新问题、新特点，采取有效的方法措施，坚持落实、完善保密管理法律法规的要求，才是建立保密管理长效机制所要讨论的问题。

按法律规定，所有的保密管理方式方法，均离不开保密管理工作台账的证据约束，证明其过程的真实性和行为的合法性。建议：在军工系统中，从保密安全管理最平常、最基础的保密管理工作台账入手，融合涉密业务和保密管理流程，在保密管理工作台账生成的同时，对涉密业务行为进行管控。把保密安全管理从“引导要求型”向“法定条件型”转变。

一、保密管理工作台账的作用

一般认知中，保密管理工作台账是档案，是各涉密机关或单位，针对涉密事项、涉密人员、涉密工作场所、涉密信息系统、各类涉密载体及涉密产品等开展管控的档案记录。是单位保密工作开展的凭证。结合保密管理工作的实践，深入探索，能够发现，保密管理工作台账还有下述作用：

（一）法定凭据作用。根据《保密法》《保密法实施条例》《武器装备科研生产单位保密资格审查认证管理办法》等法律法规通篇阐述，关于涉及国家秘密全生命周期的行为过程，均须明文报批记录，由此而产生的纸质（或电子）台账，成为行为合法的凭据。台账是否完备，决定涉密行为是否合法。

（二）规范管理作用。规范的保密管理工作台账，必定需要各涉密单位健全的保密安全管理为基础，也需要各单位规范的管理体系为前提。各涉密项目业务人员在做好保密管理工作台账的过程中，严格落实规范化、常态化的管理是必要的条件。所以说，完善的保密管理工作台账，对各涉密单位规范化管理的提升具有非常积极作用。

（三）促进推动作用。保密管理工作台账的制作过程，就是涉密单位开展保密安全管理的过程。台账是保密安全管理情况的如实记录，同样也反映出单位保密安全管理的状况，自然对保密安全管理具备推动作用。涉密单位严格按照保密法律法规记录的保密管理工作台账，是涉密业务发展和考核的依据，对单位经济发展和形成竞争力所产生的影响不容置疑。

（四）传递压力作用。各涉密单位领导们，在面对诸多经济目标、科技发展和保密安全工作时，承担的压力往往很大，不可能做到事必躬亲。领导层对保密管理的重视程度，由单位保密委员会、保密工作机构、领导人批示等工作记录得以展示。通过保密管理与科研生产任务同计划、同部署、同检查、同总结、同奖惩，各层次的保密安全工作，随着业务工作的运行而展开。工作责任也随着工作计划、责任书、承诺书等转递到基层。基层保密管理工作台账，作为月度、季度、年度考核奖惩的依据之一，在一定程度上，也将涉密单位保密责任的压力，传递到每位涉密人员直至全体人员。

（五）联动支撑作用。保密安全管理工作中，涉密项目的确定、涉密责任的明确、涉密人员核对，保密知识培训、信息化设备管理、保密安全检查等工作，以保密管理工作台账为引线，均可相互支撑、贯串联动。保密检查记录的结果，反映出单位保密氛围是否浓郁，自然成为保密培训教育的导向；涉密项目的责任落实，反映了单位保密重点所在，自然成为保密检查培训的导向，同时也是单位涉密人员确定的依据；保密教育培训的结果，在保密检查、信息化设备的管理台账中显露无疑。纵观保密安全管理各环节，工作台账均可发挥非常有效的联动支撑作用。

（六）计划总结作用。保密管理工作计划总结，本身就是保密管理工作台账的一部分。涉密单位上一阶段保密安全管理工作取得的成果、还存在的问题，下一阶段需要整改防范的重点，作为保密管理落实的依据，保密管理工作台账的作用显而易见。另外，保密管理工作作为涉密单位一项具有一票否决的年度目标任务，保密管理工作台账所反映出的保密安全状态，直接影响到单位总体目标任务的达成。

（七）保密监管作用。在保密资质认证或日常保密安全检查中，台账作为保密管理工作开展的法定凭据，成为判断单位保密管理及涉密行为是否合法的依据。这时台账的效能，发挥的是追溯性监督管理作用。将涉密业务和保密管理流程融合在一起，在涉密行为发生前，通过依法核查审批，控制国家秘密的流向。在涉密行为产生后，依据台账的记录决定涉密行为的结果。以此达到监管前置的效果。

二、目前台账管理运用中存在的一些偏差

保密管理工作台账是最基础的保密安全管理手段。各涉密机关和单位在以往的保密安全管理工作中，操作手法均较为娴熟。在大千世界中，事物都存在着积极与消极的两方面，台账管理工作也不例外。

根据“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的原则，保密管理工作台账的主体应为单位各级业务主管。单位保密管理从业人员的责任是监察督促保密管理工作台账与涉密业务同步展开，及定期将单位内部的保密管理工作台账汇总成档。

目前，大多数涉密单位均把业务管理流程与保密管理流程分开同步进行，按上述要求分类存档。这就产生了现有台账管理的最大偏差。从法律要求和管理的理论角度讲，涉密业务行为未经保密管理的审批记录，是不能开展的。事实上，由于并行管理，涉密业务行为不论是否经过管控，都能按照本身的节点步骤向前运行。在台账追溯性管控记录中，如果出现下列情况，管控记录的真实性令人担忧。

（一）画蛇添足。某些单位，一些已经通过信息管理系统生成的电子台账，为了美观漂亮，通通打印成纸质台账，装盒陈列。台账装订费工费时，检查人员搜索数据也较为困难，同时极易作假。

（二）以虚务虚。为做台账而做台账，忽视台账的监管作用，违背台账记录的初衷。保密管理工作台账与单位的实际业务关联性差，或只有形式上的检查、培训、审核等台账记录，没有实质内容。

（三）事后补台账。明知保密管理对涉密业务的重要性，但思想还是停留在走过场的意识上。心中在意的是技术指标，拼了命地抢抓任务节点，把相关保密手续放到任务结束后一并来补。

（四）临时抱佛脚。平时保密管理监督工作做是做了，只是没有完全按照法定的流程去做，或疏于收集存档。遇到上级检查或认证，突击一场会战临时补上，甚至借用其他单位的模本复制。

（五）以假乱真。单位不重视保密安全管理工作，保密从业人员的工作得不到领导和各方面人员的支持，遇到关切涉密业务发展的重大事项时，只能用假账应付。

另外，即使严格发挥保密管理工作台账的追溯性管控功能，在保密检查或保密资质认证中，发现了相关问题，采取了整改等措施进行补救，也终是亡羊补牢，由此产生的国家秘密损失难以弥补。

三、以台账为枢纽的涉密业务管理流程

以台账为枢纽，融合业务与保密管理流程。将涉密业务与保密管理捆绑考评，合并台账报表的管理，如同产品的技术评审和质量考评。

在研发生产业务各流程中，从项目洽谈、确定密级、文件传递、指标协商、合同签订、环境设备、研发试制、外场试验、产品交接、成果评定、产线工艺、批量生产、押送交付到返修归零等各环节，嵌入国家秘密全生命周期及接触环境的监控审批台账，研发生产文件与保密管理工作台账合二为一。考评业务成果技术水平和质量的同时，发挥一票的作用，考评国家秘密的安全性。把以检查为手段的保密督促管理方式，通过融合的作用转化为即时管控。

四、融合保密和业务流程所需要的支持

目前，全国军工系统对建立保密管理长效机制的认识，已经达到相当层次，保密管理工作在各方面都取得了长足进步。在政策环境、文化建设、体系机制、法规制度、物质技术、方法措施等方面，基本具备了建立完善保密管理长效机制的有力条件。这也为融合保密和业务管理流程奠定了基础。但是，真正实现两者的融合，把保密安全管理发展成为涉密业务的法定必备条件，达成保密管理长效机制的要求，相应的支持必不可少。

（一）高度重视。首先是领导层重视。目前，涉密机关和军工单位党政一把手，对保密管理的重视程度已经很高，许多单位的党政一把手，亲力亲为全权负责，不定期的亲自带队，检查督促下属部门的保密管理状态，关注基层保密从业人员的晋升与发展，对建立保密管理长效机制，非常重要。融合业务和保密流程，各级领导们的关注举足轻重。

其次是强调保密管理工作台账的即时管控作用。目前，大部分涉密单位中的保密管理工作台账，其本上只发挥了保密管理的档案作用。推动台账对业务流程的管控作用，需要保密管理政策的导向和要求，及保密资格认证标准的关注。只有在认识方面达成共识，才能从制度及执行力方面取得成效。

第三，所有涉密单位各级业务主管、保密工作从业人员和全体涉密人员，对这类最基本的保密管理方法给予肯定。自觉调整涉密业务管理流程，主动纳入保密台账内容，发挥其同步监管的效能。

（二）始终坚持。融合业务和保密流程，对保密管理长效机制的推动力，关键在如何坚持。保密管理工作突击整改应付几次检查并不难。搞几次会战、喊几句新词、摆诸多形式，确实能在一段时间内掀起保密安全管理的工作高潮。

保秘密，一世无过才是功。必须脚踏实地、切切实实地发挥保密管理工作台账等基础管理方法，在保密安全管理工作中的作用。仅仅把台账作为档案来坚持，肯定是不完善的。坚持形成完备、规范的工作台账，把工作台账作为长期开展保密管理的引线，串连保密管理各项工作恒定持久的展开，这也只是保密管理最基本的要求。建设保密管理长效机制，就必须坚持按保密法律法规的要求，把保密管理工作台账这种法定凭据，切入所有涉密行为的根基之中，使之成为涉密行为运作的必备因素。合则可动，否则不通。而不是事后追溯，亡羊补牢，这才是长久地保持国家秘密安全可靠的有效途径。

（三）程推动。将保密管理的工作记录有机融入经济业务运行的流程之中。在各项业务开展的同时，保密监管及合法开展涉密业务的证据同步产生。业务调度审批与保密管理同流程运行，即可防止业务主管因赶任务而忽略保密安全防范，强制业务人员按保密要求完善手续；又能减少业务人员额外的工作量，提高工作效率；还能杜绝保密管理盲区和死角，达到保密管理全过程可控的目标。如果业务流程与保密管理工作台账相融合的工作出自业务主管部门之手，还可全面考虑到业务运行过程中出现的不同情况，提高台账管理的可操作性。

（四）技术保障。信息系统的快速发展是一把双刃剑，一方面为保密安全管理带来了许多新的挑战，另一方面也为保密管理提供了有力的工具。保密管理工作台账纸质化收集、整理、分类、造册已不适应保密管理长效机制的要求。目前，不少军工单位已将涉密载体全生命周期控制、信息系统管理、各类文件输出输入等管控手段信息化。同时，将相关的保密管理工作台账电子化。与业务流程紧密融合的保密管理工作台账，也应建立在电子台账的基础上。通过数据库、工作流程管理软件、电子签名、条形码等已有成熟技术，统筹网络化管理，将业务流程中所涉及的人员、载体、文件、会议、场所、设备、工艺、产品等，按管理授权纳入保密安全管理范畴，形成即时电子数据台账。以技术手段保证融合后流程的严密性。