设计企业会议管理的系统改进

2016-11-25铁道第三勘察设计院集团有限公司孙智超

办公室业务 2016年23期

文/铁道第三勘察设计院集团有限公司孙智超

设计企业会议管理的系统改进

文/铁道第三勘察设计院集团有限公司孙智超

随着我国建筑市场的不断发展和完善，对设计企业服务的要求越来越高，高效的会议管理对于提升设计企业服务质量和效率具有重要作用。本文在分析设计企业会议管理特点和存在问题的基础上，提出会议管理的改进要求。为促进改进要求的执行，对会议管理系统的功能进行设计，有效提高会议管理工作的效率和质量。

设计企业；会议管理；信息系统

在不断变化的竞争环境之中，企业经常需要召开有效的会议，进行沟通，做出决策。会议在不断增加，会议的信息量也与日俱增，这便增加了企业会议管理工作的难度。通过有效的信息化手段提高企业会议管理工作的效益和有效率，对于企业具有极其重要的现实意义。

一、设计企业会议管理的特点

设计企业管理层级、服务对象的多样性，使得会议管理具有以下特点：

（一）会议层次多样性。设计企业主要服务于基础设施等工程项目，会议层次具有多样性，上到国家部委、省市级层面，下到项目部、项目组层面，会议的内容和人员差异较大。

（二）会议实效要求高。设计企业会议的主要目的是传达要求、解决问题，参会人员多，甚至由于工程特点地域分散。因此，对会议的实效要求较高，一方面有利于节省时间和资金成本，另一方面减少相关服务方的抱怨，提高服务质量。

（三）会议延续性强。工程项目具有长期性、持续性的特点，一个项目从可行性研究到竣工验收需要几年甚至十几年，在项目执行中不断出现新的要求和困难需要协调。因此，会议往往不是孤立的会议，一般是前段工作的延续，为后续工作铺垫，会议的延续性较强。

二、会议管理存在的问题

（一）会前准备不充分，协调决策效率低。会议召开前，一方面是召集会议方没有明确会议的目标、预期，会议资料准备不够充分；另一方面，参会人员不掌握会议内容、不能及时决策。这两方面导致会议决策效率不高，工作协调困难。

（二）会议进程把控弱，讨论意见分歧多。会议的主要形式就是围绕议题充分讨论，集思广益提出有效的决策意见。但在会议主持过程中，往往会出现不可预见的分歧，甚至“跑题”，导致会议时间延长，效率降低，各执一词无法形成共识，难以达到决策的目的，浪费参会人员时间。

（三）会后督办缺保障，会议成果落实难。会议的成效很大程度上取决于执行的力度，如果会议的决议无法落实，“决而不行，行而不果”，会议反而成为形式主义。另一方面，会议虽然形成工作要求，但由于参会单位仍各持己意，存在抵触和畏难情绪，加之缺乏会后的督办保障措施，最终导致会议的决议难以落实。

三、设计企业会议管理的改进要求

结合设计企业会议管理的特点和存在的问题，提出了会议管理改进的具体要求。

（一）做好会前准备。会前准备拟定合理的会议计划，在会议计划中确定会议的目标、流程和内容，及时通知与会者按时参会，并提前做好参会准备。通过发放会议资料使与会者了解会议的主要内容，清晰会议的目的和重点，确保在会议期间取得成效。对会议的整体内容进行合理的规划和分解，确保每一个议题能够有效进行。

（二）会中事务管理。1.加强对会议流程的控制。会议主持人应按设定的流程合理控制会议节奏，说明会议的整体内容和思路，明确会议的重点和目的。会议中，按照会议计划和要求，参会者发表对会议决策的明确意见，并进行充分讨论。2.做好会议内容记录。与会的秘书人员做好会议内容的记录，确保会议的整体内容完整性。对会议的流程、主要内容、发言人员和决策内容进行记录，方便持续跟踪和内容查找，使整个会议更具有约束力和规范性。

（三）加强会后督办。1.会议结束后注意及时整理会议文件，对会议形成的决策、意见和发言内容进行整理，形成会议纪要下发执行。2.加强会后的督查督办，对会议决策的内容跟踪检查落实，及时反馈问题，协调解决执行过程中出现的困难，确保会议的精神和要求得到执行。