浅谈高校招标档案管理的优化

2016-11-25武汉大学采购与招投标管理中心陈好园

办公室业务 2016年23期

文/武汉大学采购与招投标管理中心陈好园

浅谈高校招标档案管理的优化

文/武汉大学采购与招投标管理中心陈好园

高校招标项目关系到学校资源等的有效利用，因此也会影响到学校管理工作的稳步进行。而招标档案管理是其中重要的工作内容之一，目前许多高校就招标档案管理有自己的管理制度，但是该制度目前还存在不够完善之处，相关工作人员在管理工作上还有待改进和加强。为此，本文从高校招标档案管理的重要性入手，分析其突出的几点问题，并为优化招标档案管理提出相应的策略。

高校；招标；档案管理；优化

教育事业涉及的各项工作内容都需要一定的资金、设备等的支持，高校教育在不断发展的过程中对这些需求也在逐渐扩大。因此，高校招标采购活动也逐渐增多，其中产生的招标文件自然也越多。这些档案记录的是学校过去采购的详细情况，它是学校采购的证据也是学校未来采购的依据，因此招标档案管理工作十分重要。

一、高校招标档案管理及其重要性

招标档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，其主要工作内容是收集、整理和保管招标档案。高校招标采购的档案文件可以反映学校办学的水平，在一定程度上也能反映出学校教学的质量。而做好招标档案管理工作，能够为学校办学提供更好的基础，也能体现出学校建设办学的历程。总而言之，招标档案管理对高校的发展有重要的影响。

二、高校招标档案管理中的问题分析

许多高校为更好地进行招标采购活动，都会构建相应的招标档案管理制度，每个学校的管理方法会有所不同，产生的管理效果也会有所不同。但是，根据实践调查发现，制度之下的招标管理工作有几点比较突出的问题，具体如下：

（一）学校招标档案与资产档案杂糅。从严格意义上来说，高校招标档案属于资产档案的一部分。但是，在档案管理当中，招标档案记录的是学校采购活动经的详细内容，并且学校部分的招标文件并不涉及资产性的内容，例如学校采购短期就可以消耗的物资，或者不成功的招标项目等。以上提到的招标是不具有资产性质的，但是这部分的招标文件仍然对学校有重要的作用。为做好招标档案的管理，应当将招标档案和资产档案进行区分或分开管理，而非杂糅在一起，这对学校后续的招标采购是有重要影响的。

（二）忽视对招标过程中产生的监控文档管理。高校进行招标的目的不仅在于进行物资、服务等的采购，还在于为教育事业的公平公正发展增加透明度。因此在进行招标文件管理的过程中还应当注重文件中是否存在违规等现象，为实现招标过程以及文件的透明公正化，实现监控文档则十分必要。但是，在进行招标档案管理的过程当中，对招标监控文档整理并不是非常重视，这对学校的建设与发展则会造成一定的隐患。

三、高校招标档案管理优化策略

根据以上对高校招标档案管理中突出的两点问题分析，就优化该项工作，本文有以下几点策略：

（一）建立专项招标档案管理部门。建立专项招标档案管理部门可以进一步规范化该项工作，从而可以更好地为学校招标采购提供重要保证。当前我国众多高校在招标采购方面的需求不断增大，高校招标采购要达到校内各项资源的有效利用，首先该专项部门要落实好各项工作。从招标文件的收集，再到档案整理与保管，都应当进行细化和规范化。例如，将招标档案与学校资产档案进行区分管理，如此招标档案后续的调用也能够更加凸显，即使是针对不成功的招标档案，也能够为学校未来的招标提供经验基础。

（二）加强招标档案管理的信息化建设。随着社会信息科技的发展，招标档案管理工作也应当充分借助计算机网络实现信息化的管理。面对着越来越多的招标文件、图像等，管理工作量也会逐渐增大，尤其是部分历史比较久的高校，其招标档案数量非常多，而信息化的管理则会极大减轻工作量，同时也能实现高校管理的目标。例如，在对招标监控文档的收集与整理，可以通过计算机技术实现有效快捷的保管，此外也能够将众多的招标文件进行系统化的管理，从而优化管理的模式。

（三）提升招标档案管理人员的管理能力。招标档案管理依靠相关工作人员的打理，为保证在制度之下真正落实好管理工作，学校应当注重提升招标档案管理人员的管理能力。在这一方面，可以具体采取以下措施：1.要求管理人员做好保管和保密工作，档案的调用需要有严格的审批手续或文件再予以批准；2.要求管理人员从日常工作入手，加强档案管理。此外针对管理人员，还应增加激励手段和方式，促使管理人员对自身工作加以重视。