大数据时代高校档案管理人员应具备的素质

文/孝感广播电视大学（湖北省孝感师范学校）　罗琪

大数据时代高校档案管理人员应具备的素质

文/孝感广播电视大学（湖北省孝感师范学校）罗琪

在大数据时代，大数据给高校档案工作带来全新特点的同时，也给高校档案管理提出了更高的要求，就迫切要求高校档案管理人员具有能够适应大数据时代发展的专业素质。本文在阐述大数据时代高校档案管理新特点的基础上，初步提出了符合大数据特征的高校档案管理者应具备的素质——良好的档案信息意识和熟练的档案信息处理能力。

高校档案管理；大数据；档案管理人员素质

最近几年大数据成了社会广泛关注的热点。随着大数据时代的来临，高校档案也发生着较大的变化，其对档案管理的影响已经不容忽视。因此，提出高校档案管理人员应具备符合大数据时代特点的专业素质，不仅是为了适应大数据时代的发展，同时也是为了提升高校自身的档案管理水平。

一、大数据时代高校档案管理出现的新特征

大数据时代的到来，使得信息数据资源的价值得到了人们的普遍认同。作为信息资源管理的一种，高校档案管理不可避免的也受到了一定的影响，出现一些新的特征。

（一）档案信息量增长迅速。大数据时代，数据的存储和处理越来越快捷便利。这样的时代背景下高校档案管理的信息种类和信息量都必将出现迅猛的增长。

一方面，档案信息种类逐步丰富。现在的档案中除了所有形式的办公文档外，其他具有保存价值的信息形式（图片、音频、视频、网页等）也急剧增长。因此，高校档案管理的规模正逐渐扩大。另一方面，档案信息数量持续增长。大数据技术的发展改变了传统的档案管理模式，档案信息数据的收集范围更广，存储更为便利。由此，高校档案中数据量也必定呈增长之势。

（二）用户信息需求的扩大。目前，由于高校教育事业的发展，高校档案管理的内容逐渐增多，档案所要服务的对象及所服务的范围都在逐步的扩大，高校档案用户的信息需求也随之增加。这种需求提高主要表现在以下几方面：

1.随着社会的发展，广大师生都希望对国家和学校的相关政策、法规等有一定的了解，用户对这类信息的需求量正在不断增加。2.高校的历史文化传承离不开档案的记录，高校对档案信息的存储越发重视。3.随着各种社会体系的健全，对人才的审核更加严厉，高校档案用户对学籍档案的查询利用需求不断增加；除此之外，各种国家考试也要求考生出具在校成绩单、学位及学历证明等。

（三）档案信息价值获认可。大数据的关键在于从数量庞大且内容复杂的信息中挖掘出有价值的信息。而高校档案本身存储的就是高校在开展教学、科研等活动中所形成的一切具有保存价值的文件、数据、音频、视频和实物等信息，这些信息具有原始性和权威性等特点。相较其他来源的信息，高校档案信息因其本身的真实性和权威性在社会上获得了更高的认可，在大数据时代各行各业普遍关注信息资源时其价值也得到了相应的提升。

二、大数据时代高校档案管理人员应具备的素质

高校档案管理工作结合大数据的特点开展是必然的发展趋势，是档案管理从以档案实体收集存储向以档案信息数据为核心的转移。而高校构建数字档案可以说是大数据时代档案管理的必然。大数据时代信息数据的存储和处理越来越方便快捷，这就要求改变传统档案的分类、归档等。高校档案管理数字化建设在档案信息数据收集、用户需求、服务方法等方面对高校档案管理人员自身的素质提出了更高的要求，专业的信息素质是其中最为重要的一种。

（一）良好的信息意识。大数据时代的高校档案具有数量多、内容复杂等特点，档案管理人员肩负着全面准确、快捷地收集有价值的档案信息，最快速度地为用户提供各类档案信息的责任。因此，在大数据时代，就要求高校档案管理人员必须具备良好的信息意识。这种意识就是要求高校的档案管理人员对档案有深刻的认知，能够正确地认识到高校档案信息的重要性和他们自身在档案信息的收集、整理和为用户提供服务中所起的重要作用。同时，由于大数据时代的信息安全问题较为凸显。档案管理者对信息资源、知识产权和信息安全的意识以及档案管理的职业道德意识等对档案管理而言也是至关重要的。

（二）熟练的处理信息能力。信息处理能力，包括收集与整理档案信息的能力、判断档案信息的能力以及挖掘档案信息价值的能力。

1.收集、整理档案信息的能力。在大数据时代，高校档案数字化加剧。档案信息的收集与整理方式、信息量与更新速度都是与过去有了较为明显的区别。这不仅要求档案管理者要有收集信息的能力，同时还要能根据信息的价值对档案进行归档。因此，档案管理者不仅要能借助信息技术来收集信息，同时还要能运用大数据技术收对档案系统下存储的信息数据进行资源整合，为档案用户提供更为优质的服务。

2.判别档案信息的能力。大数据的发展要求档案管理人员能对现有档案信息的真实权威性及其价值等进行准确的评估，但这样的工作因高校档案的新特点变得更为困难。这就要求高校档案管理人员必须具备档案信息判断能力。主要是对所收集存储的档案信息进行分析，依据档案信息的价值进行归档，使档案信息更加清晰有条理，为档案用户提供更为便利的查询服务。

3.挖掘档案信息价值的能力。因学校长时间的发展，高校必然保留了许多具有价值的档案，对这部分档案信息价值的发掘也是高校档案管理工作的重要内容。这就要求高校档案管理人员对档案信息敏感，能从档案用户的需求出发对档案信息价值进行深入发掘利用，能快速反应档案用户的需求，及时准确的提供服务。

［1］大数据时代来临，如何提升档案管理价值［EB/OL］.［2012-07-20］http://www.pconline.com.cn/pcedu/344/3446656.html.

［2］蔡艳莉.浅谈新时期高校档案人员应具备的素质能力［J］.理论探讨，2009（08）.