浅谈学校档案管理工作的误区及改善途径

文/广西壮族自治区南宁市宾阳中学　黄彦程

浅谈学校档案管理工作的误区及改善途径

文/广西壮族自治区南宁市宾阳中学黄彦程

现在越来越多的学校开始注重档案管理工作，而且档案管理工作水平的高低，也会对学校管理水平产生直接的影响。因此加强档案管理极为重要，本文正是基于这种要求，对当前学校档案管理工作所存在着的误区及其产生的原因进行分析，最后在此基础上提出促进档案管理工作水平提升的相关建议。

学校档案管理；误区；改善途径

一、学校档案管理工作的现状

（一）重视程度不够。在一些学校，高层领导对档案管理工作的重要性认识存在着不足，这导致了学校档案管理的资金供给力度不够，档案资料的收集难度也相对较大。很多时候，只是为了应付上级部门或者领导的检查才会象征性的进行管理。

（二）从业人员综合素质较低。目前在学校从事档案管理工作的人员基本上是以兼职为主，这些人员一般没有经过专业的训练，他们对档案的分类、收集、筛选和甄别以及利用等方面的工作不能够做到游刃有余。而且一些工作人员缺乏计算机专业知识素养，难以开展个性化的服务，这些都极大的影响档案管理工作的先进性和规范性。

（三）规章制度不够完善。由于档案管理工作对于学校的管理而言极为重要，所以国家还为此制定了《档案法》来促使学校加强档案管理工作。而且在这个档案法的支持下，也有助于学校构建完善的档案管理制度。然而现在一些学校的档案管理制度具有典型的形式化，管理相对混乱，没有统一的分类方法。在档案管理中，更多重视档案的存储，但是档案的利用程度却显著较低，难以发挥出档案的教育及服务功能。

（四）现代化程度低。目前，一些学校的档案室还处于传统的管理模式下，档案管理环境相对落后，缺乏先进的硬件设施，缺乏使用现代化的存储技术和管理技术，比如微缩、光盘、多媒体以及计算机等技术。学校档案的现代化管理水平较低，影响了档案的保存和利用。

（五）服务意识不够强。之所以要加强学校档案的管理，其目的就是让这些档案资料为学校的教育和教学提供重要的服务和支持。可是现在很多学校由于档案管理意识不强，各部门对平时工作形成的档案不注重收集、及时归档，造成档案资料的缺失，因此就不能为学校的教育教学发挥出服务功能作用。这些体现在：一是不能够为学校教职工的职称评定、薪资调整等提供相应的数据支持。二是不能够为老校友寻找在校的具体情况，并为他们出具相应的证明。三是不能够为毕业生提供完善的个人档案，后勤服务能力不强。

二、学校档案管理工作中的误区

在诸多的学校管理工作中，档案管理无疑是其中的重要组成部分，尤其是在《档案法》颁布实施之后，学校也开始逐步重视档案的管理工作，然而在具体的实践中，却存在着思想上和工作上的管理误区，主要体现在：其一，对软件服务不够重视，硬件设施却很重视。其二，仅仅重视行政类文件的存储，对于教学类文件的收集不够重视。其三，仅仅重视文字性材料存储，忽视实物等材料的存储。其四，重视制度，却忽视执行和意识培养。其五，重视本学校内部文件存储，忽视学校外部相关资料的存储。其六，只注重当前发生数据的存储，忽视历史资料的收集和存储。

三、改善学校档案管理工作的途径

（一）领导层要重视档案管理工作。只有领导层对档案管理工作进行充分的重视，这样才能为后续的档案管理工作提供高屋建瓴的管理思路。为此要构建相应的档案管理机构，并以校长为团队组长，不同处室领导成为团队队员。该团队要解决档案管理工作存在的各种问题，比如资金问题、硬件和软件方面的问题等。帮助档案管理从业人员改善工作环境，完善制度，督促从业人员综合素质的提升，应用现代化的管理技术等，从而让档案管理工作的水平不断提升。

（二）树立正确的档案观。第一，要明确服务观念。档案管理的根本目的就是要为学校提供各项服务。第二，要重视档案资料的筛选和收集，从而提升这些资料的开发利用效率，而这些对于提升档案管理的服务水平起到关键性的作用。第三，要明确系统观念。档案管理工作是一项系统性的工作，需要学校上下一致的通力配合，才能够保障信息资料的准确性和可利用性。第四，要有现代化观念。积极地应用现代化的管理技术来提升档案管理的水平，比如引入电子信息管理技术，从而提升档案管理和服务的效率。

（三）加强队伍建设。档案管理工作不仅体现出专业性，同时还体现出政治性，这就需要管理工作人员具有较高的综合素质。对此学校应该摒弃过去兼职的思维，聘请专业的人员来进行管理，而且还需要做到持证上岗，并为他们提供成长进步的渠道，比如构建相应的培训平台，以及相应的激励措施，促进他们自我主动提升专业素养和综合素质。这些工作人员除了要熟练掌握本专业的知识之外，还需要对计算机知识、数据库管理知识和网络技术进行学习，这样才能够让档案管理的现代化提供重要的人才基础。

（四）提高服务意识。档案管理工作水平高低的一个重要标志就是教育教学服务水平的高低。这些服务的内容主要有：第一，可以为领导层的决策提供重要的数据支持。第二，可以为教职工的职称评定、薪资调整等提供重要的数据支持。第三，能够为老校友提供相关的在校情况并为他们提供证明材料。第四，能够为毕业生提供档案，提升后勤服务能力。

（五）促进制度的完善。不断完善档案管理工作制度是保障档案管理规范、系统和科学运行的关键。为此，档案管理作为学校的重要组成部分，在对应的工作目标中，都需要将相关的档案管理工作内容纳入进来，并对其进行考核。比如将档案管理工作和相关人员的奖金和年终考核进行挂钩，同时也将其和年底的评优进行紧密联系。这样才能够让所有部门都能够充分重视档案管理工作。另外还需要对不同部门的职责进行明确，构建量化和规范化制度，做到归档有明确区间，借阅有相应标准，有着严格的保密条款等，通过将规章制度的细节化完善，才能够有效地提升档案管理工作水平。

［1］何伟华.关于中学档案管理工作的相关思考［J］.东方企业文化，2015（19）.

［2］韩梅荣.关于中学档案管理工作的再思考［J］.中学时代，2014（24）.

［3］黄粤.中学档案管理工作的现状和对策分析［J］.办公室业务，2014（15）.