校园文化视域下高校人物档案管理的实现路径研究

文/西南大学档案馆　姚恒

校园文化视域下高校人物档案管理的实现路径研究

文/西南大学档案馆姚恒

高校人物档案管理是对高校积淀和传承下来的重要文化“财富”的管理。本文从校园文化视域下高校人物档案管理背景入手，界定了高校人物档案管理的内涵，提出了以思想观念影响塑造共同愿景、以多方筹划保障顺利实施、以多维创新形成管理长效机制、以多渠道传播促进可持续发展的四步实现路径。

校园文化；高校人物档案；档案管理；实现路径

高校人物档案最早由南京大学档案馆在1984年提出，随着校园文化建设的日益兴起，高校文化传承与创新职能逐渐被认同，具有文化和育人价值的高校人物档案越来越受到高校档案部门的重视。但目前很多高校档案部门对于人物档案的管理情况不一，缺乏系统性、整体性的有效管理，很大程度影响了人物档案管理的可持续性发展。因此，在校园文化视域下研究高校人物档案管理的实现路径具有重要意义。

一、校园文化视域下高校人物档案管理的内涵

目前，对于在校园文化视域下高校人物档案管理的内涵并没有一个准确的界定，结合三年的实际工作经验，笔者认为：高校人物档案管理应该是一项系统工程，它是为更好地服务高校校园文化建设的需要，依托档案管理部门这一平台，对高校管理人员、教学科研人员、在校学生或校友、后勤人员等在其从事党政管理、教学科研、学习生活、后勤管理、参与社会活动中形成的对学校有重要价值的各种载体形式的实物、史料进行收集、整理、利用开发的过程。

二、校园文化视域下高校人物档案管理的实现路径

（一）借助思想观念影响，塑造人物档案管理的共同愿景。与《高等学校档案管理办法》涉及的十一大类档案不同，人物档案并不在此范畴。那么新增工作要想开展起来，改变管理者和工作者的思想观念就变得尤其重要。首先，档案管理部门领导要逐步影响馆内职工，让他们感受到这项工作是有价值，也能体现自身成就感的，调动起他们的积极性。其次，借助档案馆的力量，通过各种机会，影响学校领导和相关职能部门领导的观念，让他们感受到这项工作投入是对学校校园文化建设有意义和价值的，能够有效地提高学校知名度和影响力的。通过双向影响，才能为人物档案管理的顺利开展创造一个良好的氛围。

（二）系统筹划，保障人物档案管理的顺利启动。思想观念上契合后，人物档案管理前期实质性的筹划就变得至关重要。前期筹划包含哪些方面呢？笔者认为，一是明确人物档案管理的定位，即人物档案管理是通过多渠道收集，规范化整理，深度化利用发挥其育人价值，服务学校校园文化建设。二是摸清“家底”。通过对馆藏情况详细梳理、其他单位保存“名人”实物情况盘点，“名人”家属意愿情况梳理，了解目前学校“名人”实物史料的现状。三是调研制定总体方案。通过对其他高校的详细调研，结合自身实际情况，制定出分阶段的人物档案管理实施方案，包括人物筛选标准、收集范围、征集方式等，为正式启动人物档案管理做好准备。

（三）多维度创新，形成人物档案管理长效机制。要保障高校人物档案管理工作能够长期、良性的实施下去，还需要开展多维度创新。一是情感与制度的结合创新。充分考虑档案管理部门工作人员情感诉求，在不违背相关制度的情况下，努力为他们创造良好的发展环境。二是技术与规范的结合创新。将新的技术手段应用于人物档案管理中并在实践中不断完善规范，达到技术与规范的完美结合，提高管理效率。三是团队化和个人技能的结合创新。随着社会的不断发展，高校人物档案管理的专业性要求越来越高，工作量也越来越大，那就需要在不断提升档案工作人员个人技能的基础上，构建一个结构合理、分工明确的工作团队，不断注入新鲜“血液”，使之长期稳定地运行。四是多维与深度的结合创新。在高校人物档案的收集维度上从仅针对校长、院士等“名人”转变为学校各个发展阶段中各层次、有价值的“名人”。在高校人物档案的利用深度上也从简单展览转变为更多地发掘和展现人物档案背后的育人价值。多维收集和深度利用的结合，才能使人物档案管理更全面，更有意义。

（四）多渠道强化传播力，促进人物档案管理可持续发展。高校人物档案积累需要一个漫长的过程，如何管理才能可持续发展是非常重要的，这就要求高校档案部门需要多渠道扩大人物档案管理的显示度，即多渠道强化传播力。一是利用已收集的人物档案方便快捷地为学校宣传部、团委等单位提供相关服务，借助他们的力量来宣传人物档案管理工作。二是积极参加各种行业学会组织的学术研讨和经验交流会，通过学会这个平台展示人物档案管理所取得的成就，使之在业界能够形成共识并共同推动。三是通过在人物档案管理过程中挖掘出来的一些“点”，与名人类专题展馆、文化馆、博物馆等文化事业机构联手开展一些相关主题的活动或展览，一定程度上也能扩大学校的影响力和知名度，促进学校对该项工作的重视程度。四是引入传统媒体和新媒体，为他们提供一些人物档案中蕴含的线索或话题，通过他们具备的强大的传播力，提升人物档案管理工作在学校乃至社会上的影响力。

［1］姚恒.基于校园文化视角的高校人物档案管理研究［M］.重庆:西南师范大学出版社，2014.

［2］谢鹏.高校人物档案在校园文化建设中的育人作用［J］.山西档案，2012（4）:74-78.

［3］胡琨.回望与展望:论高校人物档案资源体系建设［J］.办公室业务，2014（9）:69-70.