网络环境下高校档案管理存在的问题及对策

2016-11-25泰州学院徐桂荣

办公室业务 2016年15期

文/泰州学院　徐桂荣

网络环境下高校档案管理存在的问题及对策

文/泰州学院徐桂荣

档案管理工作在高校管理中占据重要地位，对学生和教师的日常生活和工作具有较大影响。处于网络时代的发展背景下，使用网络技术进行档案管理已经成为当前的流行趋势。高校招生数量在不断增长，学生的信息档案管理工作难度也在不断加大，转变档案管理模式，已经成了高校档案管理工作顺利进行的内在要求。本文针对网络环境下高校档案管理工作中存在的问题，提出了一些具有实用性的对策。

网络环境；高校档案管理；问题；对策

应用信息化网络技术管理档案的各项工作，是顺应时代发展的潮流，能够促进高校档案管理工作效率不断提高、档案管理更加规范化。当前处于网络环境下的高校在进行档案管理工作时，存在着一定问题，影响到高校其他各项工作的顺利进行，采取有效的对策予以解决，才能够促进档案信息化服务朝着更加快捷、优质的方向发展。

一、当前高校档案管理工作中存在的问题

（一）认识不够全面，组织体系不够完善。当前很多高校对于档案信息化管理工作的认识不够全面，相应的组织体系也不够完善，主要表现在一些学校没有充分认识到建设档案信息化管理工作的重要性和必要性，没有完整的建设和规划目标，学校针对档案信息化管理工作中的组织机构设立不够完善，没有专门的建设领导小组进行该项工作的建设，尤其是针对这项工作当中出现的问题和难度预计不够，影响到了后期工作的具体进展。

（二）技术层面存在着一定欠缺。高校在进行档案信息化管理的过程中，使用的新旧系统不太一致，所录入的信息数据存在着不够统一的问题，这就导致一些信息之间的交换工作无法顺利进行。比如说，高校学生部门和教务部门的人数统计出现了偏差，给学校进行各项工作都造成了困扰。同时因为电子信息网络建立的不够完全，电子文件缺乏统一的设立标准，导致一些档案出现缺失的问题，给学生和教师的正常生活、工作造成不利影响。高校在建设信息化档案管理工作的过程中，缺乏较为有效的网络信息安全防护体系，导致一些档案信息的保密工作没有做好，留下较大的安全隐患。

（三）档案管理工作人员的自身素质不高。档案信息化管理工作人员没有掌握较为专业的技术知识，很多工作人员的业务经验不够丰富，对于档案管理工作当中出现的一些问题无法及时解决。高校档案管理工作中严重缺乏一些对计算机技术、档案管理能力十分精通的复合型人才，影响到了档案管理工作的顺利进行。

二、应对高校档案管理工作问题的有效对策

（一）提高总体认识，加强组织建设。明确档案管理工作的积极意义，明确将其和现代信息化技术有效结合的重要意义，提高高校全体师生对信息化档案管理工作的认识。高校需要将网络环境下的档案管理工作积极纳入到高校日常管理工作当中，使得档案管理工作能够真正为广大师生提供优质服务，实现信息化档案管理的良好机制。同时，加强信息化档案管理的组织建设工作，逐步形成数字化的档案管理体系，保证师生能够直接在系统之中查询到自身的各种信息，将数字化的管理优势逐渐凸显出来。数字化的档案管理体系，依靠全部档案管理人员的努力和学校领导的大力支持以及各个师生的有效配合。建立起较为完整的信息化档案管理系统，能够便于档案管理工作的顺利进行，减少了人工进行数据录入、输出的工作量。

（二）加强技术层面的相关建设工作。信息化档案管理工作的顺利进行，依靠着技术层面的重要支撑，加强技术层面相关建设工作，是保证档案信息化管理高效率、高质量完成的重要前提。加强技术层面的建设，可以从以下几个方面进行：第一，加快建立起较为完善标准的档案信息化数据库系统。数据库系统的建立要能参照国家标准，使用高质量的多媒体数据库，同时高校还要结合自身的特色。第二，将电子文件进行有效的归档处理，提高档案信息化管理与办公自动化的衔接程度。电子档案的建立，是档案信息化管理的重要工作之一，做好归档处理，能够及时进行查询和整理，与办公自动化工作进行无缝衔接，能够有效促进档案信息化管理工作的运行。第三，加强网络信息安全防护工作。对所有进入档案管理系统的人员进行实名认证，做好局域网的防护工作，减少黑客侵入的情况发生，数据传输需要进行加密处理。

（三）提高档案管理工作人员的综合素质。加强对档案管理人员的培训工作，逐步提高档案管理人员的专业技术能力，保证档案管理人员能够成长为熟练掌握计算机技术、档案管理专业知识以及现代化操作设备能力的综合型人才。采用绩效考核的方式逐步提升档案管理工作人员的积极性和工作热情，保证他们能够正确面对日常工作，自觉主动的进行自我提升。比如说，高校可以对档案管理工作人员的日常表现进行评估，对那些业务能力突出的人员进行物质奖励。