文书档案管理鉴定整理工作方法实践

2016-11-25航天科技集团四院四十三所王辉航天科技集团四院四十一所胡玉玲

办公室业务 2016年15期

文/航天科技集团四院四十三所　王辉；航天科技集团四院四十一所　胡玉玲

文书档案管理鉴定整理工作方法实践

文/航天科技集团四院四十三所王辉；航天科技集团四院四十一所胡玉玲

文书档案管理作为单位各级党政实施领导开展工作的关键，也是单位工作管理水平及工作业绩的真实记载。文书档案管理鉴定整理工作的好坏不仅给整体档案管理工作的质量带来影响，也给整个单位的档案管理水平带来影响。文章主要分析了文书档案鉴定工作存在的问题，并提出相应的解决策略，期望为日后文书档案管理鉴定整理工作提供参考。

文书档案；管理；鉴定整理；工作方法

文书档案鉴定工作作为文书档案管理工作的前提，也是单位档案室工作的重点与难点。文书档案随着时间推移不断增加，价值杂乱无章，就会加大了文书档案管理鉴定工作的难度，造成档案管理工作人员无法鉴定整理文书档案管理，进而给档案管理工作的顺利开展与服务带来影响。因此，必须做好文书档案管理鉴定整理工作，让文书档案的服务作用与使用价值充分发挥出来。

一、文书档案鉴定工作存在的问题

（一）鉴定数量浩大。

1.进馆档案质量低。由于各种原因影响，具有丰富资源的馆藏已经变成各个档案馆追求的目标，也是对档案馆中馆藏量规模和达标升级衡量的重要条件。但档案馆在扩大馆藏的过程中，一些不具备进馆保存价值的文件档案也进入到档案室中。因此，档案管理工作人员需要鉴定的不仅是到期的文件档案，还有许多没有实际保存价值，却长期和永久保存的文件档案。

2.没有及时开展鉴定整理工作。由于档案库房不紧张，不需要马上进行鉴定整理，而且鉴定整理工作需要消耗许多的时间与人力，其整理效果并不明显，因此，档案鉴定管理人员忽略了鉴定工作的重要性，没有及时开展鉴定工作，从而加大了文件档案鉴定工作量。

（二）鉴定程序复杂。现阶段，档案室主要利用案卷装订方法对文件档案进行鉴定整理。在实际鉴定过程中，卷中如果有到保管期限的文件，其处理手续将会非常复杂：

1.拆卷。去除不需要继续保存的文件，然后利用标注的方式在卷内文件的目录上进行标注；若不需要保存的文件去除的比较多，就必须对文件目录进行重新抄写，然后再重新组成新的文件。

2.档案号的调整。调整文件档案保管期限，必须重新对档案号进行编排，才可以确保有效的利用与管理文件档案。

3.检索工具的调整。各个检索工具的调整与完善，例如案卷目录、专题目录和全引目录等检索工具，是一个极为复杂的操作程序，令档案管理工作人员止步不前，不敢尝试。

二、文书档案管理鉴定工作策略

（一）开拓馆藏信息领域。开拓馆藏信息领域是鉴定整理文件档案工作的最好方法，例如，可以按照档案馆的《档案馆通则》接受时间在“10年左右”的文件档案，可以适当考虑将一些重要部门或者是机关接收时间提前到3～5年；然后，在档案馆中设立目录中心，将不在进馆范围、未到进馆时间及长期保管的档案等档案的目录集中起来，让目录中心起到“中介”作用，从而让某些馆藏档案提前服务于社会。

（二）文件鉴定法的运用。

1.分析文件外形特征。文件档案上各种各样的外形特征受文件价值的影响，在某方面有些文件档案不具备重要意义，但在外形上却有特殊之处。例如，在制作材料、图案、制作方法及笔记上有些文件档案有艺术价值或者是研究价值；有些文件档案虽然较为常见，但由于有著名人物的签名、题词、修改及批注等，使得文件档案外形上增加了本身所没有的具有特殊性的一些标记符号，从而让文件档案具有新的研究意义，也增加了更多的、更大的价值。相反，有些文件虽然有使用价值，但是由于外形严重损坏，已经不能使用与修补，也就不具备继续保存的价值。

2.分析文件内容。分析文件的内容是文件档案鉴定工作的中心，每一份文件档案都有工作活动记录，文件档案记录与工作活动的重要程度直接给档案价值带来影响。除此之外，文件档案在归档时，内容重复性的文件档案也应进行区分，并保持文件完整性，尽可能避免出现重复现象。

3.分析文件的社会影响。不同的文件均有不同的作者，他们在社会的影响与地位也不同，其文件档案价值也不一样。通常情况下，由著名人物、高级领导机关及重要部门组成的文件档案，和单位组成的永久保存档案相比，其价值更大，比例更多。

（三）提高鉴定现代化管理水平。过去的立卷方式存在不足之处，给档案鉴定工作带来影响。因此，必须完善立卷方法，提升鉴定现代化管理水平。以件为单位并借助计算机管理的立卷方式的应用，不仅能够去除没有保存价值的文件，也方便档案管理工作人员在鉴定文书档案过程中不用考虑拆卷的问题。除此之外，文书档案在鉴定管理过程中借助计算机的检索工作可以调整档案的保管期限，删除没有保存价值的文件，进而提升文书档案管理鉴定整理工作的效率。