对电子档案纸质档案长期并存的思考

2016-11-25白银矿冶职业技术学院郭昱伶

办公室业务 2016年15期

文/白银矿冶职业技术学院　郭昱伶

对电子档案纸质档案长期并存的思考

文/白银矿冶职业技术学院郭昱伶

信息技术的发展为我们的办公生活等带来了巨大的便利，尤其是自动化办公，更是大大提高了工作效率。目前，我们的档案管理工作已经逐渐实现了信息化，企业中电子档案也逐渐占有较大的比例，但是，当前企业中仍然不能完全淘汰纸质的档案，为此对于电子档案与纸质档案两者共存的现象也成为当前的一个问题，就如何处理两者之间的问题，共同促进也成为本文的研究重点。

电子档案；纸质档案；共存

一、企业档案概述

（一）纸质档案。企业的纸质档案的应用主要具有以下特点：1.必须有纸质的存在才能保存档案信息；由于纸质档案的信息保持必须借助纸张来完成，为此，在完成记录后，信息同纸张就不能再分开。2.能够长期保存；虽然纸张是有一定的使用寿命的，并且受水、火等因素的影响，其保存环境也是比较严格的，否则会导致档案的损伤。虽然纸张档案的保存比较麻烦，但是相比与皮质、石头等很久以前的记录载体来说，纸张还是具有其优点的，首先纸张具有较长的使用寿命，并且能存储丰富的数据信息。3.纸质档案的工作效率相对较低一些。纸质档案的管理工作耗费的人工比较大，并且在同一时期内，该档案信息是不能完成共享的，并且纸质档案的保管必须要由专人进行，同时保存起来需要占用一定的空间。

（二）电子档案。电子档案是随着计算机技术的发展进步而逐渐产生的，它是建立在计算机基础之上的。电子档案的应用具有以下的特点：1.占用的空间非常少；电子档案大多存储在磁盘、u盘等介质中，并且这些电子产品能够存储非常多的数据信息，同时占用的空间特别小。2.存储的电子信息种类比较多；文字、图片、声音、视频等都可以存储为电子档案，种类多且生动是电子文档的特性。3.电子文档可以及时的共享；电子文档利用网络技术能够即时传递，人们也可以随时进行修改处理，同时，工作人员能够在不同地点同时对一个文档进行处理，使得文档的共享程度达到了一个新的高度。此外，由于网络技术的发展，电子文档能够实现即时性的传递，其存储与传输非常便利，这也是其一大优点。

电子文档的数据相对于纸质档案来说非常容易修改，并且电子档案的传递及存储如果出现故障，非常容易导致数据的失真及错误。

二、电子档案及纸质档案的并存现状分析

（一）纸质档案不能完全被电子档案替代。纸质档案具有无与伦比的权威作用，尤其是在司法系统中发挥的作用更是无法替代的，在长期的历史过程中纸质档案一直都是第一位的，纸质档案的管理工作非常成熟，并且电子档案只有经过拷贝存档后才能作为凭证。因此，即使电子档案不断地发展进步，纸质档案仍然是不能被完全替代的。

（二）共存发展。在未来长期的一段时间内，电子档案与纸质档案是会共存发展的。纸质档案需要对档案的日期、内容等进行分类整理；而电子档案必须要专门的硬件设施来完成。两者的特点及试压范围是存在一定区别的，并且电子档案及纸质档案都能够发挥自身的优点，两者都有自己的特性，不能互相替代。纸质档案具有原始性的特点，电子档案的易储存、即时性等特点也非常适用。但是，电子档案的完整性、安全性以及管理等都存在一定的制约性，因此，在很长一段时期内，电子档案仍然不能完全取代纸质档案。

三、对于两者档案的共存思考

（一）保证纸质档案与电子档案同步进行。鉴于电子档案与纸质档案的共存，为此，两者的档案管理工作必须要同步进行，保证相关的数据信息能够一同记录、一同整理保存，确保两者档案能够切实的实现互补的目的。档案管理工作人员必须能够及时对纸质档案进行格式的转换，同时也要对一些珍贵的数据尽量转换为纸质档案进行保存，提高其安全性，通过两种档案紧密的联系，确保各种数据能够更完整、更安全的获得保存。

（二）加强管理工作。对于两种档案的管理工作来说，它们必须获得妥善的保管，才能保证数据发挥其真正的作用。纸质档案必须严格按照分类进行保管，并且纸质档案占有的空间比较大，并且时间越久，档案越多，还需要专人来进行保管工作。而电子档案的保管更是对硬件设施有着一定的要求，单位必须要有专门的设备来对电子档案进行保存，保证其安全性，同时还要能满足档案的保密性需求。此外，电子档案还要能够满足防水、火以及防尘等要求。

（三）加强对工作人员的培训。电子档案在企业中已经存在了一段时期，但是计算机网络技术仍然算是一个比较新的技术，并且该技术的更新速度非常快，而许多企业的工作人员对纸质档案的管理工作比较熟悉，不能满足电子档案的管理需求。为此，我们必须要加强对工作人员的培训工作，提高其专业素质，能够对纸质档案及电子档案进行处理，同时，工作人员也要具备一定的职业道德，能够认识到档案保密的重要性，确保档案的安全完整。