用发现的眼光看科技档案工作

文/黑龙江省农科院草业研究所 杜优颖

用发现的眼光看科技档案工作

文/黑龙江省农科院草业研究所 杜优颖

以科技档案工作为研究对象，对科技档案工作进行分析，辨析科技档案与科研档案的概念与外延的区别、探索科技档案管理标准化实施设想、提出档案工作应增加立项建议。旨在完善科技档案管理工作，使其更好地为科技创新服务。

科技档案；概念；标准化

习总书记在出席全国科技创新大会、两院院士大会、中国科协第九次全国代表大会时发表重要讲话，在我国发展新的历史起点上，把科技创新摆在更加重要的战略位置上，吹响建设世界科技强国的号角。科技兴则民族兴，科技强则国家强。随着我国科技加速发展，作为科技创新活动记录的载体——科技档案，由于其具有法律凭证作用，应被妥善保管，高效高质管理，使其形成于科技创新，最终服务于科技创新。随着科技档案的建设工作完成，科技档案管理经验的不断积累，用发现的眼光看科技档案管理理论标准与实践落实相结合过程中的若干细节，大胆辨析，以资同行共同探讨，完善科技档案管理工作。

一、科技档案与科研档案的概念

科技档案，在2008年国家质监总局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》中对科学技术文件材料（以下简称科技文件材料）定义为：记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的图表、文字、声像等不同形式文件材料的总称。科学技术档案定义为：科学技术档案（以下简称科技档案）国家机构、社会组织以及个人从事社会各项活动中形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应当归档保存的科技文件。刘伟编著的《科技档案管理》作为黑龙江省档案业务人员培训教材，将科技档案阐述为，是记录和反映生产、科研、基建、设备及管理活动的各种不同载体的原始记录总称。

科研档案，1987年由国家档案局与国家科委联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，将其定义为，在科学技术研究活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式的载体的文件材料。其中第7条概括科研档案的收集范围，将其分为科研准备阶段、实验研究阶段、总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段、推广应用阶段等。

由此可见，科技档案与科研档案是不同的概念，有着不同的形成内容与外延。科技档案涵盖科研档案，科研档案是科技档案的一部分。

二、科技档案标准化建设与管理

一项工作若想获得最佳的质量需要在完善的制度指导下加以高效的落实。科技档案作为科技创新活动的记录载体，带有科技创新活动所具有的先进性、科学严谨性与创新性的特点。这就对科技档案管理工作提出了更高的要求。

（一）按照专业领域建立科技档案工作流程手册。一百个人眼中有一百个哈姆雷特，如何保障档案管理人员在科技档案工作国家法规与标准的落实过程中不走弯路，使科技档案建设与管理工作做到有据可依，是保障科技档案管理标准化实施、科技档案工作高效运转的前提。

根据以往科研档案建设与管理过程中查找相关材料发现，针对科技档案工作我国自19世纪80年代起制定了多项相关法规。如1987年由国家科委与国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》，明确了科研档案的定义、收集范围与内容、制定了科研档案的形成及归档、档案工作的检查与管理、开发与利用等相关要求，提出了档案管理人员工作的基本任务和职责，在科研档案工作实践中可作为主要依据。其他相关法规还有2008年国家质监总局发布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》，1980年国家经委、科委、基建委与档案局发布的《科学技术档案工作条例》，工作中还应遵循1998年5月起实行的新《档案法》，2015年国家科技部、国家保密局发布的《科学技术保密规定》。

以上国家标准与科技档案工作依规，应当结合各领域（专业）工作特性加以落实。建议各领域（专业）以国家法规及标准为依据，建立科技档案建设与管理工作手册。建议国家档案局与各科技领域（专业）主管单位合作，共同梳理科技档案建设与管理工作各项环节，制定科技档案建设与管理工作法规与标准。指导该领域（专业）科技档案工作标准化的落实。

（二）考核与逐级检查制度落实情况。《科学技术研究档案管理暂行规定》中第14条对于科研档案的定期检查工作做出了指导。除国家各级档案部门实行定期走访检查外，各科研单位应当形成考核制度与逐级定期检查制度，以提高档案管理标准化的落实。

三、提高重视，增加立项，促进成果推广转化

适当增加科技档案研究课题的立项。黑龙江省作为农业大省，项目资助应以农业科技创新、农民增收为主。但随着科技创新向纵深发展，随之形成的日益增多的科技档案需要高效管理；随着知识产权保护受到前所未有的重视，作为具有法律凭证作用的科技档案，不应受到忽视。

如何将科技档案管理做到提质增效，是一项值得关注的问题，应当运用科学的方法予以研究。在CNKI中以“科技档案”为关键词，共检索到科技论文7484篇。2006～2016年，共有相关论文2619篇。档案工作者已进行了很多研究，但将研究成果大多停留纸上，落地熟化的却不多。应当将成熟的研究成果加以立项，大力推广具有专业特性的科技档案规范化管理方法，以指导、完善科技档案工作。

四、保密工作不应忽视

《科学技术保密规定》中第2条规定，科学项目规划、计划、科技项目和成果中关系国家安全和利益，依照国家法定程序规定，在一定时期一定范围内可知的事项，称为国家科学技术秘密。《科学技术保密规定》第10条将密级分为，秘密、机密、绝密三个等级。并提出，科学技术原则上不确定为国家科技秘密。《科学技术保密规定》第11条，规定对国内外已公开、无国际竞争力不涉及国家安全、难以控制知悉范围、已流传或受自然条件制约的传统工艺等情况之一的，不确定为国家科技秘密。

科学技术虽然原则上不确定为国家科技秘密，但保密工作仍不容忽视。随着各国间科技创新的不断发展，知识产权保护重视程度的加深，网络安全等问题不断产生。作为农业科技领域，各国间植物资源、有益基因争夺的加剧，要求农业科研工作者对于保密工作需要持有警醒的态度。

科技档案建设与管理是服务科技创新的一部分，使各领域（专业）科技档案管理各环节操作有据可依，是科技档案工作高质运转的有力保障。本研究以发展的眼光，探索工作实际遇到的困惑与瓶颈，并提出设想，以期让科技档案工作更好地服务科研。

［1］中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.GB/ T11822-2008 科学技术档案案卷构成一般要求［S］.北京:中国标准出版社，2008.

［2］刘伟.科技档案管理［M］.哈尔滨:黑龙江人民出版社，2008:2.

［3］国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定［Z］.北京:1987.

［4］国家科技部，国家保密局.科学技术保密规定［EB/OL］.科学技术部国家保密局令第16号，（2015-11-16）.