互联网环境下档案文献编纂工作探究

文/黑龙江大学信息管理学院　毛业博

互联网环境下档案文献编纂工作探究

文/黑龙江大学信息管理学院毛业博

当前，信息网络技术日新月异，社会已经进入了以互联网为标志的信息时代，档案文献编纂工作也随着社会的发展被深深地打上了网络时代的烙印。本文从互联网给档案文献编纂工作带来的有利影响、当前互联网环境下档案文献编纂工作存在的不足以及提升互联网环境下档案文献编纂工作质量的建议这三个方面进行阐述，以此推动档案文献编纂工作的进一步发展。

互联网；档案；编纂

档案文献编纂工作是指档案工作者根据选定的题目，按照一定的程序和方法，将重要的档案史料进行整理、加工、汇编并出版的一项工作，是档案馆主动提供档案资料并为社会提供档案服务的方式之一。随着信息技术的迅速发展，计算机和互联网逐渐渗透到社会生活的方方面面。互联网的日益普及也给档案文献编纂工作赋予了新的内涵，作为档案工作中一种具有时代特点的新生事物，互联网环境下的档案文献编纂工作顺应了当前网络信息技术迅速发展的潮流，有着广阔的发展空间和长远的发展前景。

一、互联网给档案文献编纂工作带来的有利影响

（一）有助于档案文献编纂材料的收集更加全面、准确。

档案资料是档案文献编纂的素材，其收集的质量直接影响着编纂成果的质量，因此，全面地、真实地、完整地资料收集成了档案文献编纂工作的重中之重。就传统的档案文献编纂工作来说，查找和收集档案材料是一项劳神费力的工作，档案馆的工作人员为了找到和所选定的编纂题目相符合的档案资料，往往需要花费大量的时间和精力在档案库房内查阅所需要的档案，工作效率较低且易出现材料的查找和收集不全的情况，极易影响档案文献编纂的效果。而如今在互联网环境下开展档案文献编纂就可以在很大程度上避免了上述问题的出现，在互联网环境下，档案馆工作人员可以将需要查找的信息输入搜索引擎，从而迅速、全面地收集到所需要的材料，档案馆工作人员还可以通过访问其他档案馆的网站来收集相关信息，或者将所需要的信息放在网上发布，动员社会公众参与材料的查找和收集，从而收集到更加丰富的素材。

例如滇缅战争的档案文献编纂工作，滇缅战争是第二次世界大战期间，中国军队与英美盟军在国境线内外协同作战，并最终取得胜利的一次会战。滇缅战争作为世界反法西斯战争中的一个重要篇章，具有重要的历史地位和极高的研究价值。在互联网普及之前，有关滇缅战争档案的查找和收集范围较为狭窄，多集中于我国国内甚至云南省之内，并且有时为了获取诸如照片、信件等这些与滇缅战争有关的档案资料需要四处奔波，不仅浪费了大量的人力、物力、财力，而且收集效率低下，资料收集不全面、不完整。而在互联网环境下，信息查找和收集的效率会大大提高，档案馆在收集这些素材时，可以通过互联网在全国甚至世界范围内收集查找搜寻有关滇缅战争的档案史料，并且很多资料都可以在扫描或复制后通过网络途径传递，档案馆可以通过互联网征集与滇缅战争有关的历史文物，还可以在网上发布信息，寻找战争的亲历者，以获知更多有关滇缅战争的细节性内容。可以说，互联网不仅使档案馆收集档案材料的范围更加宽广，更能够使档案馆收集到内容全面、层次丰富的信息，从而有助于提升档案文献编纂工作的水平。

（二）减轻对档案原件的损伤，有助于保护档案史料。互联网给档案文献编纂工作带来的有利影响还体现在对档案材料的加工上。对于传统的档案文献编纂工作而言，无论是档案材料的复制抄写还是材料整理之后的排版印刷，都需要由人工来参与完成，且由于在编纂过程中对档案材料的多次整理，往往容易造成档案材料不可逆转的损坏。而在互联网环境下，这些问题就可以得到有效地避免，档案工作人员只需将所要利用的档案原件采用扫描等复制方式进行复制后一次性存储到计算机中就可以多次查找利用，方便灵活、使用自由，这样一来，对于档案原件来说，只需将其一次录入计算机，便可多次调阅使用，并且后续的档案文献编纂工作可以全程利用计算机进行，从而最大限度地保护了档案原件。

（三）有助于广泛传播编纂成果，加强社会档案意识。从档案文献编纂成果的形式上来看，由于传统的档案文献编纂受到技术条件以及载体形式的限制，因此绝大多数档案文献编纂成果都以纸质形式出现，少有新的形式出现，而互联网环境下的档案文献编纂工作可以利用先进的互联网技术、多媒体技术以及各种新型载体将编纂成果以多种形式展现出来，不仅仅是单纯的纸质资料，更可以是图像、动画、声音甚至是多种元素结合的新形式。并且，档案馆可以在其档案网站上开辟专门的档案编纂成果展示区域，将编纂成果经过技术处理后以虚拟展览、网上参观等互动性更强的新形式展现给社会，或将编纂成果以网络出版的方式向社会公开发行。还可以联合专业的文化传媒机构，共同制作专题片、纪录片在主流媒体上播放，给社会公众呈现出一种综合的视听效果，这些是传统的档案文献编纂工作无法企及的。

例如青岛八大关历史文化旅游区的档案文献编纂工作，八大关位于青岛市市南区汇泉角东北部，是20世纪二三十年代建成的高档别墅区，在殖民地时期，曾是社会名流的度假、休闲之处。八大关的建筑汇集了古罗马式、拜占庭式、巴洛克式等多种建筑风格，展现出了中外建筑艺术的高深造诣。作为历史、艺术与自然完美结合的八大关，是青岛百年历史风云变幻的见证，是研究青岛乃至中国近代历史的一座“活”的档案馆，具有重要的历史文化以及科学研究价值。在互联网普及之前，有关八大关历史档案的编纂成果多为纸质版书籍，对于八大关的介绍也仅限于文字和图片的形式，过于枯燥、单调。难以吸引人们去阅读、欣赏。此外，从有关八大关历史档案编纂成果的出版或发行数量来看，发行量过少，发行范围覆盖面小，难以起到良好的宣传及介绍效果。而在当前的互联网环境下，档案馆可以利用档案网站对编纂成果以电子出版物的形式在网上进行宣传，还可以在档案网站上开辟专栏，发布青岛八大关的历史建筑、名人故居、街区特色等相关资料，使得编纂成果能够更加直观、生动地呈现在社会公众面前。

（四）有助于更加便捷地与社会进行沟通和互动。就与社会的沟通和互动而言，档案文献编纂不是一项闭门造车就可以达到良好效果的工作，档案文献编纂题目的确定是需要在充分了解社会需求的基础之上才能完成的，这就需要档案工作人员能够时时把握社会发展的动态，紧跟社会发展的潮流，融入社会，深入群众，从社会的发展变化中吸取智慧。传统的档案文献编纂工作在选题上往往单纯依靠档案馆工作人员自身来商议和选定，这是由于沟通方式单一，沟通效率低下，收集社会公众反馈信息的渠道不通畅造成的。在互联网环境下，档案文献编纂工作可以依靠发达的网络技术和信息通信技术来完成，在编纂题目的确定上，档案馆工作人员通过互联网知悉社会上的大小新闻，从而及时掌握社会的发展动态，了解社会公众的需求，此外，档案馆还可以通过建立档案网站，设置网上信箱的方式收集社会对于档案工作的意见和建议，及时、准确、全面地了解社会公众对档案工作的看法和态度，这就是互联网在与社会公众沟通上的优势所在。

由此可见，互联网环境下的档案文献编纂工作即吸收和延续了传统的档案文献编纂工作的精华，又凭借其独有的技术优势，扩大了传统编纂工作的优点，彰显出了网络时代的特色。

二、互联网环境下档案文献编纂工作存在的不足

虽然互联网环境下的档案文献编纂工作有着传统的档案文献编纂工作所无法比拟的优势，但是我们仍然要意识到，当前互联网环境下的档案文献编纂工作还处于起步阶段，依然有着这样或那样的不足和问题，主要体现在以下三个方面：

（一）技术上的难题。在互联网环境下，档案文献的编纂成果大都以光盘等磁性载体来存储或在网上发布，对于用光盘等磁性载体存储的数据资料而言，这些材料容易出现稳定性较差、被篡改、被盗用或是由于载体损坏而导致数据无法识读的问题，这些问题是由于光盘等磁性载体本身的特性导致的，光盘、软盘等磁性载体对保存条件的要求较高，需要在一定的温湿度的条件下才能良好地保存，保管稍有疏忽就可能对其造成不可逆转的损伤，而且数据易被篡改、盗用也是目前电子载体无法有效避免的问题。而对于在网上发布的编纂成果来说，网上发布的数据被攻击、被篡改、被病毒入侵、被非法访问和恶意下载的情况也时有发生。究其原因，当前对计算病毒的防范能力和防范意识不强、网络监管不甚完善，存在漏洞较多是导致这些问题发生的主要原因，并且这些问题的解决也不是一蹴而就的，需要长期的实践和探索。

（二）资金和设备投入的不足。作为互联网时代的新兴产物，互联网环境下的档案文献编纂工作必然不是轻而易举就能获得成就的，尤其在起步阶段，它的发展壮大需要大量的投入，包括资金和设备。而从目前实际情况来看，大部分档案馆的资金并不“宽裕”，这就在很大程度上制约了档案编纂工作的进一步创新，在中西部欠发达地区，由于当地的财政支持严重不足，造成了部分档案馆老旧、简陋的状况长期以来得不到明显的改善，一些档案馆甚至连基本的设备维护费甚至员工的基本支出都难以为继。此外，由于长期以来档案馆在社会上知名度不高，很难引起社会的广泛关注，且投入后难以立即产生回报，因此难以吸引大量社会资本。总之，档案馆资金不足的问题影响了档案馆功能的进一步发挥，阻碍了档案文献编纂工作的进一步提高。

（三）人才的短板。网络环境下的档案文献编纂工作需要一大批既精通档案业务又精通计算机网络技术的复合型人才。但是就目前的情况来看，这种复合型人才在档案行业依然十分短缺，负责编研工作的档案工作者并不能完全做到对计算机网络技术、多媒体技术、信息通信技术等样样精通，在编纂过程中遇到了一些棘手的问题往往还要去寻求专业人员的帮助，而精通计算机网络技术的专业人才往往又很少从事档案工作，这一现象的长期持续就会对档案工作质量的提升造成障碍。

造成这一现象的原因主要是因为多年来档案编纂工作一直沿用着传统的档案编纂方法，工作方式长期没有能够得到及时地调整和转变，新技术应用较少，没有重视对计算机专业人才的培养，更没有建立一支属于自己专业的人才队伍，因此，当社会进入互联网时代时，档案编纂工作就显得力不从心。并且，档案工作长期以来不能得到社会的足够重视，档案馆在用人机制、福利待遇以及发展机会等方面更是与当前的跨国公司、高新技术企业相去甚远，这就造成了档案部门对高端人才的吸引力不强，很多精通计算机网络技术的专业人才不愿意从事档案工作，使得档案工作遭遇了“人才短板”，长此以往，影响了档案事业的进一步发展。

三、互联网环境下档案文献编纂工作质量提升的建议

（一）转变工作思路，创新编纂形式。当前，在日益发达的网络环境下，档案文献编纂工作需要主动转变思路，紧跟时代的步伐，积极融入社会，适应社会需求。具体来说，互联网环境下的档案文献编纂工作应做到以下两点：

一是要提高档案文献编纂工作的社会化程度。提高档案文献编纂工作的社会化程度指的是在档案文献编纂的过程中要融入社会，加强与社会的联系，紧跟社会发展的脉络，要贴近群众，积极创作符合社会需求的作品，扩大编纂成果的受众范围，编纂成果要能够面向不同年龄、不同职业的人群，要能够以丰富、新颖的形式对社会公众产生吸引力，让群众乐于接受，主动感知，在与社会的互动中提高档案文献编纂工作的社会化程度。

例如，在互联网环境下，有关天津五大道历史街区档案文献编纂成果的宣传工作就可以以更为新颖、时尚的方式来进行。档案馆可以打造网上展厅，并借鉴诸如百度地图、腾讯地图等电子地图街景导航的形式，开发在线参观、虚拟游览的功能。这样，将有关五大道历史街区的档案编纂成果结合街景地图以更为直观、立体的效果展示在社会公众面前，人们即使不到当地，也能够看到五大道街区真实的全景图像，如果对其中的某座历史建筑感兴趣，只需用鼠标在屏幕上轻轻点击该建筑所在的区域，便可获知包括建筑设计者、居住者、建筑的结构在内的有关该建筑详细信息。人们足不出户便可获得身临其境的体验效果，并且，在当前发达的网络环境下，这种宣传方式受众面广，适合不同年龄以及不同职业的人群前来感受和体验，从而更容易受到全社会的青睐。

二是互联网环境下的档案文献编纂要体现效益性。这里的效益性指的是档案文献编纂成果的价值是否得到了发挥，也就是说是否受到了社会的认可。作为档案工作者，完成档案文献编纂工作的目的不能仅仅是为了完成例行的任务，更要考虑到编纂成果是否具有社会价值和经济价值，是否能够得到社会的关注，是否有助于促进社会经济的发展。在信息化网络化高度发达的今天，这些问题越发显得重要，是当前档案工作者需要深入思考的问题。

（二）提高网络技术应用水平，重视新技术应用。在互联网环境下，档案文献编纂工作要求档案工作人员有过硬的计算机水平，能够熟练地应用现代信息网络技术，能够积极接受新鲜事物，具备自主学习、自我提高的能力。我们可以从以下两方面去努力，来达到这些要求：

一是要提高网络技术应用水平。要针对档案文献编纂工作的特点，学习相应的计算机技术，使得信息技术能够真正促进档案编纂工作质量的提升，要针对网上编纂成果易受到病毒感染、黑客攻击的特性，提前做好防病毒、防攻击的准备工作。在网络技术的应用中要趋利避害，真正做到让技术为档案文献编纂工作服务。

二是要重视新技术的应用。这里的新技术指的是随着信息化网络化的发展而产生的新兴网络技术以及多媒体技术。新技术的应用使得创新档案文献编纂形式，提升档案文献编纂质量成了现实。

具体来讲，新兴网络技术主要包括网络数据挖掘及分析技术、网络信息资源整合技术以及网络信息传播技术等等，这些新技术的出现和应用，推动着档案文献编纂工作的整个过程都有了新的飞跃。比如，利用网络数据挖掘及分析技术和网络信息资源整合技术，档案馆工作人员可以和社会建立更加密切的联系，在编纂选题上能够更好地与社会进行交流和切磋，在编纂成果的利用上能够更加全面地收集来自社会的反馈，以便对自身的工作进行更为客观的审视，从而推动自身工作的改进和提高。

（三）加大支持力度，重视人才培养。“巧妇难为无米之炊”，在互联网环境下，搞好档案文献编纂工作，不能仅仅依靠档案工作人员的热情，还需要有人力、物力和财力的支持。当前，我们应从以下两个方面着手，来支持和推动档案文献编纂工作。

一是要加强资金支持的力度。充足的资金是档案事业发展的物质保障，对于档案馆资金的投入，不仅需要档案部门自身的努力和争取，更需要国家和全社会予以重视，集思广益、共同谋划，为档案工作的开展开拓资金渠道，设置专门的资金用于档案文献编纂工作的建设，为今后的发展打下基础，避免互联网环境下的档案文献编纂工作因为财力不足而无法进一步得到改进和提高，不给档案事业的发展留下遗憾。

二是要重视专业人才的培养。在专业人才的培养方面，档案馆要做到能够吸引人才、培养人才、留住人才。吸引人才，指的是档案馆要通过自身的努力发展，提升自身的实力，树立自身品牌，提升自身的社会价值，打造全新的社会形象，从而提升对专业人才的吸引力。培养人才，指的是档案馆要具备自身的“造血”能力，要能够培养出一批为档案编纂工作所用、推动档案事业发展的优秀人才，对此，档案馆可以通过对工作人员进行专业技术培训或选派有发展潜力的工作人员到高校或接受更高层次的教育等方式，来建设属于自己的人才队伍。留住人才，指的是档案馆要通过人性化的管理方式凝聚人心，通过创新管理制度来激励人才，要因岗择人、人尽其才，让专业人才最大限度地发挥出自身的价值，通过这些做法，使优秀的人才在档案馆找到归属感，找到属于他们的一片天地。

四、结语

互联网时代的社会为档案文献编纂工作开辟出了一个新的局面，信息化、网络化的不断进步也给档案文献编纂工作以巨大的发展空间。目前，利用信息网络技术开展档案文献编纂工作已逐渐被广大档案工作者所认可和接受，许多优秀的档案文献编纂成果在社会上的影响力也日益扩大。当然，在取得成绩的同时我们也应看到，作为新技术的产物，互联网环境下的档案文献编纂工作必定不会是十全十美，在很多方面依然需要改进和提高，它需要在档案工作人员不断探索与实践中不断发展和完善。作为新时期的档案工作者，在工作中要积极适应社会的发展，紧跟时代步伐，吸收借鉴先进经验，勇于创新，为能更好地服务于社会大众，彰显档案工作的意义而不懈努力。

（本文系国家社科基金项目“信息文化视阈下档案价值认知转型研究”，项目编号：13BTQ066，阶段性研究成果。）

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