关于网络信息时代的档案管理策略探讨

文/延边大学档案馆　卢华

关于网络信息时代的档案管理策略探讨

文/延边大学档案馆卢华

档案管理工作是一项涉及社会各个领域的基础性工作。在当前网络信息时代中，如何更好地依托于信息技术、网络技术以及计算机技术，有效开发与利用档案的信息资源，并进一步提高档案工作的管理水平与服务水平，是当前每一名档案工作者所应重点思考与探索的课题。本文结合实际工作经验，着重就网络信息时代下的档案管理策略进行了研究与探讨。

网络信息时代；档案管理；策略

一、档案管理信息化、网络化建设的意义

（一）实现了数字化、无纸化管理。档案管理工作主要包括了档案的收集、整理、保管、统计等多个环节，由于传统的档案文件多为纸质文件，导致管理工作不仅耗时长，而且劳动强度大。而在网络信息时代下，通过数字处理技术可以将传统的纸质档案进行数字化归档处理，并将这些档案信息存储到档案数据库中，这样不仅能更好地保证档案信息的完整性与原始性，而且能极大地减少档案工作人员的重复工作量，避免了原纸质档案必须归档后才能查阅的缺陷。

（二）有利于档案信息的共享利用。传统的档案服务，主要是以人工借阅服务为主，用户必须亲自到档案馆中才能进行档案信息的查阅或咨询工作。而通过近年来档案管理工作的信息化建设，档案的信息服务再也不用受到时间与空间的限制，用户只需要通过一台与网络连接的电脑，即可进入到档案管理系统中，自由的查阅、搜索、咨询和下载自己需要的档案信息，从而真正实现了档案信息与用户之间的零距离接触，保证了档案信息的有效共享与利用。

二、网络信息时代档案管理的策略

（一）重视管理理念的转变。经过多年以来的发展与完善，我国多数档案馆（档案室）的信息化、网络化建设都取得了卓越的成效，并有力提升了档案管理工作的管理效率与服务水平。然而，在部分档案馆中仍存在着信息化建设明显滞后的现状，而最主要的影响因素就是原有管理理念与服务理念的滞后。

为此，要进一步推进档案管理工作的信息化、网络化进程，关键在于对原管理理念的转变与更新。一方面，在日常工作中应积极改变传统档案管理工作中的“重管、轻用”，以及“重事轻人”“重物轻人”等严重阻碍档案管理工作信息化建设的思想与认识，并在所有员工心中树立起科学的发展观念与服务理念；另一方面，在服务态度上应始终坚持“以人为本”和“用户至上”，使档案管理工作由传统的被动式服务积极向着主动式服务方向转变，从而最大限度地满足用户对档案信息开发利用以及交流共享等方面的需求。

（二）加强档案管理的标准化、规范化建设。标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础与前提。然而，当前我国各地档案馆的信息化建设，多是走的自给自足、各自为政的道路，这也容易导致各档案馆所采用的档案管理软件性能不一致、录入文件格式不一致、数据不标准等多种问题，极大影响到档案信息间的利用与共享，给档案管理工作的信息化进程带来了较大的阻碍。

因此，档案馆必须加强档案管理的标准化与规范化建设，除应当严格执行国家档案标准及行业档案标准以外，还应当联合各档案馆共同制定并实施统一的档案操作规范、技术规范以及设备应用规范，例如网络传输标准、软硬件应用标准、网络通信标准、录入文件格式标准、著录和标引标准等等，从而确保档案信息得以有效的利用与共享，以避免信息化建设中无谓的人力、财力与物力的浪费。

（三）提高档案管理的自动化水平。要实现档案管理工作自动化水平的提升，一方面应加强对档案信息的数字化处理，通过各种先进的扫描设备、网络设备，将图片、文字等档案信息以数字记录的方式，存储到计算机与网络当中，从而方便档案信息的管理、搜索与阅览；另一方面，还应加强档案管理工作的软件及硬件建设，例如采用标准化的档案管理软件、建立数字化档案数据库、建立数字档案网络等等。

以数字化档案数据库的建设与使用为例，传统的档案数据库多是档案馆用于自建自用，因此普遍缺乏整体性与规范性，导致数据库存在功能单一、标准化程度低等问题，而影响到档案信息的共享与利用。因此，档案馆必须加强档案数据库的数字化建设，根据相关规范与标准的要求，重点建设若干个通用性好、标准性强的多媒体数据库、全文数据库及视频数据库等，并利用数码相机、扫描仪等先进设备对档案文件进行录入与管理，以全面实现档案信息管理的数字化。同时，还应对档案馆原有的条目数据库或者不能联网的小型数据库进行标准化的改造，以提升原数据库的工作容量和上网率。

（四）加强档案管理队伍的培养与建设。在网络信息时代下，档案管理工作是一项较为复杂且技术含量高的工作，要求档案工作人员除需要掌握基础的档案管理知识以外，还应当具备信息技术、网络技术、计算机技术等相关的科学文化知识。然而，近年来我国各档案馆中高素质人才普遍缺乏，且管理队伍中普遍存在着年龄结构偏大、专业结构失衡等问题。

为此，必须将人才的引进与培养纳入到各档案馆人力资源管理工作的重心当中。一方面应注重高素质人才的引进，积极引进和吸收高层次的信息化人才；另一方面还应当加强员工的培训工作，通过培训实习、学术交流、专题讲座、参观考察等各种活动，以综合性提高档案工作人员的专业素质与能力水平，为推动档案管理工作的信息化进程打下良好的基础。

三、总结

档案是机关、组织与个人在各种社会活动中所直接形成并保持备查的文字、图表、音像等历史记录，它作为一种重要的信息资源，也是机关工作、生产建设与科学研究的重要参考依据与可靠凭据。在网络信息时代下，我们应不断加强档案管理工作的信息化、网络化建设，有效地改变传统的档案管理模式，使原有的纸质管理逐步向着数字化管理方向转变，从而有力提升档案管理工作的管理效率与服务水平。

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