河南省疾控系统档案管理人员配置及制度落实情况比较

文/平顶山市疾病预防控制中心 王秀琴

河南省疾控系统档案管理人员配置及制度落实情况比较

文/平顶山市疾病预防控制中心 王秀琴

市、县（区）二级疾控中心是我国疾控系统的基层管理机构，在档案管理方面具有许多共性，但也存在一些不同的特点，存在差异。本文对河南省市、县（区）二级疾控中心人员配置与制度落实情况进行了比较，并对发现的问题提出了相应的对策。

河南省；疾病预防控制；人员配置与制度；档案管理；调查；比较

疾病控制中心系统（简称疾控系统）档案管理工作是我国档案事业的重要组成部分，其人员配置及制度落实情况对档案工作的成效有十分重要的意义。我们对河南省疾控系统市、县（区）二级疾控中心档案管理人员配置及制度落实情况进行了深入细致的调查研究，从中发现了普遍存在的问题，并对解决这些问题提出了相应的对策，希望能对疾控系统档案工作的提高有所借鉴。

一、基本情况

（一）接受档案专业（继续）教育培训情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的接受档案专业（继续）教育培训情况看，总体上接受过档案专业（继续）教育培训的有32人，占39.51%；没有参加过档案专业（继续）教育培训的49人，占60.49%。其中：市级疾控机构接受过档案专业（继续）教育培训的有10人，占66.67%；没有参加过档案专业（继续）教育培训的5人，占33.33%。县级疾控机构接受过档案专业（继续）教育培训的有14人，占30.43%；没有参加过档案专业（继续）教育培训的32人，占69.57%。区级疾控机构接受过档案专业（继续）教育培训的有8人，占40%；没有参加过档案专业（继续）教育培训的12人，占60%。

（二）专兼职情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的专兼职情况看，总体上专职有18人，占22.22%；兼职有39人，占48.15%；都不是24人，占29.63%。其中：市级疾控机构专职有10人，占66.67%；兼职有5人，占33.33%。县级疾控机构专职有7人，占15.22%；兼职有23人，占50%；都不是16人，占34.78%。区级疾控机构专职有1人，占5%；兼职有11人，占55%；都不是8人，占40%。

（三）统一管理情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的统一管理情况看，总体上实施统一管理的42人，占51.85%，没有实施统一管理的37人，占45.68%，不清楚是否实施统一管理的2人，占2.47%。其中：市级疾控机构实施统一管理的14人，占93.33%；没有实施统一管理的1人，占6.67%；不清楚是否实施统一管理的0人，占0%。县级疾控机构实施统一管理的22人，占47.83%；没有实施统一管理的24人，占52.17%；不清楚是否实施统一管理的0人，占0%。区级疾控机构实施统一管理的6人，占30%；没有实施统一管理的12人，占60%；不清楚是否实施统一管理的2人，占10%。

（四）归档制度落实情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的归档制度落实情况看，总体上建立并落实归档制度的有53 人，占65.43%；没有建立并落实归档制度的有20 人，占24.69%；不清楚是否建立并落实归档制度的有8 人，占9.88%。其中：市级疾控机构建立并落实归档制度的有15人，占100%；没有建立并落实归档制度的有0人，占0%；不清楚是否建立并落实归档制度的有0人，占0%。县级疾控机构建立并落实归档制度的有28人，占60.87%；没有建立并落实归档制度的有14人，占30.43%；不清楚是否建立并落实归档制度的有4人，占8.7%。区级疾控机构专职建立并落实归档制度的有10人，占50%；没有建立并落实归档制度的有6人，占30%；不清楚是否建立并落实归档制度的有4 人，占20%。

（五）综合档案室建立情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的综合档案室建立情况看，总体上建立综合档案室有49人，占60.49%；没建立综合档案室有28人，占34.57%；不清楚是否建立综合档案室有4人，占4.94%。其中：市级疾控机构建立综合档案室有15人，占100%；没建立综合档案室有0人，占0%；不清楚是否建立综合档案室有0人，占0%。县级疾控机构建立综合档案室有27人，占58.7%；没建立综合档案室有17人，占36.96%；不清楚是否建立综合档案室有2人，占4.35%。区级疾控机构建立综合档案室有7人，占35%；没建立综合档案室有11人，占55%；不清楚是否建立综合档案室有2人，占10%。

（六）室存档案满足日常利用情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的满足日常利用情况看，总体上能够满足的有22人，占27.16%；基本能满足的有42人，占51.85%；不能满足的有17人，占20.99%。其中：市级疾控机构能够满足的有8人，占53.33%；基本能满足的有6人，占40%；不能满足的有1人，占6.67%。县级疾控机构能够满足的有10人，占21.74%；基本能满足的有25人，占54.35%；不能满足的有11人，占23.91%。区级疾控机构能够满足的有4人，占20%；基本能满足的有11人，占55%；不能满足的有5人，占25%。

二、可视化分析

为了使分析的结果生动形象，便于理解，我们将基本情况数据进行可视化分析。

（一）接受档案专业（继续）教育培训情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的接受档案专业（继续）教育培训情况看，总量上看，没有接受过档案专业继续教育培训的占比数量高于接受过档案专业继续教育培训的占比。从各层级的占比情况看，市级总体上接受过档案专业继续教育培训的占比数量高于没有接受过档案专业继续教育培训的占比，县区则是没有接受过档案专业继续教育培训的占比数量高于接受过档案专业继续教育培训的占比。在接受过培训的人员中，市级占比最高，区级次之，县级最低。

（二）专兼职情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的专兼职岗位的设置情况看，总体上专职岗位设置的占比与机构的层级成正比，层级越高专职岗位设置占比越大，层级越低专职岗位设置占比越小；兼职岗位设置占比与机构层级成反比，层级越高兼职岗位设置占比越小，层级越低兼职岗位设置占比越大；县区中还有相当比例的实际工作者连兼职的岗位都没有，且层级越低，这种没有岗位的档案工作者的占比数越大。简单地讲，基层档案工作者兼职情况普遍，并且未明确档案工作职责的情况也比较普遍。基层机构档案工作实现专人管理还有很长的路要走。

（三）统一管理情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的统一管理情况看，总体上统一管理情况市级机构要好于县、区机构，县级机构又好于区级机构。集中统一管理情况与机构层级成正比，层级越高，集中统一管理的占比数越高；层级越低，集中统一管理的占比数越低。非集中统一管理的情况与机构层级成反比，层级越高，非集中统一的占比较高；层级越低，非集中统一的占比越高。从绝对量上看，市级机构的集中统一管理超过了90%，而县级不到50%，区级只有30%，基层机构的档案集中统一管理情况不容乐观。

（四）归档制度落实情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的归档制度落实情况看，总体上看，归档制度落实情况与机构层级有直接关系，机构归档率与机构层次成正比，机构层级高的归纳率高，机构层级低的，归档率低；而机构的不归档率与机构层次成反比，机构层级高的不归纳率低，机构层级低的，不归档率高。从各层级看，只有市级机构的归档率高于不归档率，县及区级机构的归档率均低于不归档率。同时在县区机构还有一部分人员不清楚自己所在机构的档案是否集中归档。集中归档管理仅在市级机构得到了基本落实；县级机构的落实率只有30%强，多数机构没有实行集中归档管理；而区级机构仅有10%，属于基本上没有集中归档管理。基层机构的集中归档管理情况不容乐观。

（五）综合档案室建立情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的综合档案室建立情况看，总体上看建立综合档案情况与档案层级成正比，机构层级高，综合档案室的建立比例就越高；机构层级越低，综合档案室的建立比例就越低。在县区两级，建立综合档案室的占比，没建立综合档案室的占比，不清楚是否建立综合档案室的占比，均呈现逐渐递减的趋势。在县区两级建立综合档案室的机构占比仍然最高，均在50%以上；没建立综合档案室的占比在30%左右；还有10-20%左右的人员不清楚所在机构是否建立了综合档案室。基层综合档案室的建立超过了50%，但仍然有一半左右的基层机构没有建立综合档案室。综合档案室的建立工作将成为县区机构档案管理工作的重点关注方向。

（六）室存档案满足日常利用情况。从市、县（区）二级疾控中心人员的满足日常利用情况看，总体上市、县、区三级机构满足日常的比例均高于不能满足的比例。能满足的比例与层级成正比，层级越高能满足的比例越高，反之越低；基本能满足和不能满足的比例均与层级成反比，层级越高基本满足的比例就越低，反之就越高。分层次看，市级机构的能够满足度最高，而基本满足度和不能满足度均是区级机构最高。

三、对策及建议

（一）将档案专业继续教育的重点放在县区基层疾控机构。从上述比较的结果看，简单地说，就是市级机构参加培训的多，县区没有参加过培训的多。加上县区机构中档案从业人员中具有档案专业或与档案相关专业背景的本身就少于市级机构，县区机构档案从业人员的专业素养就相对更弱。因此，各级档案行政管理机构进行的档案专业继续教育和省市疾控机构举办的疾控档案培训，应当将重点放在县区基层疾控机构，着力提高县区基层疾控机构工作人员的专业素养。考虑到基层疾控机构档案工作机构人员少、经费紧张，难以脱产参加档案专业继续教育，是否可以考虑运用现代通信与网络技术开设网上课堂、微信微课，通过网络开展档案专业继续教育和疾控档案培训，将集中的面授教育，变为随时可以进行的交互式课堂，解决县区基层疾控机构工作人员难以脱产参加档案专业继续教育的困难。

（二）设置专职与明确专岗、专人同步推进，首先消除在岗人员不清楚所在机构是否设有专职、专岗、专人的问题。县区疾控机构受人员编制的限制，难以做到设置专职档案员。因此，一味强调在县区基层疾控机构设置专职档案员，既不现实，也难以实现。可以考虑设置专职与明确专岗、专人同步推进的思路来解决基层疾控机构档案工作人员不稳定的困局。首先要解决有无专人负责的问题，而后再解决设置专门岗位的问题。特别是要先解决部分基层疾控机构档案工作者，不清楚自己所在机构是否设有专职、专岗、专人的问题。至少对自己所在机构各自所在岗位的情况心中有数。

（三）加大对县区疾控机构基本档案工作制度落实情况的督促检查，推动基层疾控机构基本工作制度的完善与落实。综上，疾控机构在统一管理、归档制度落实、综合档案室建立、办公、借阅、库房三分开等档案工作基本制度的落实方面，基本上是市级好于县、区，县级好于区级。这样就需要省、市两级疾控机构，除了做好本级疾控档案的管理工作，严格落实统一管理、归档制度落实、综合档案室建立、办公、借阅、库房三分开等档案工作基本制度外，还应当加大对县区疾控机构上述基本档案工作制度落实情况的督促检查，一项一项地落实，一年一年地落实，一个机构一个机构地落实，经过几年逐年逐项逐机构地落实，切实推动基层疾控机构基本工作制度的完善与落实，提高基层疾控机构档案管理水平的提升。

（四）在不改变既有立卷模式、方法的基础上，分层分区推行相应的立卷模式与方法。面对市、县、区疾控档案立卷模式、方法多样化的现实，武断地采取一刀切的方式，统一采用某一种立卷模式或方法，机械地追求“统一”或“整齐划一”，并不妥当。建议在不改变既有立卷模式、方法的基础上，采用分层分区推荐相应立卷模式与方法。就是分别在市、县、区，选择一种使用机构最多的方式，作为主要推荐使用的方式，但并不强行统一。县区阅卷模式与方法不作全省统一要求，同一省辖市所属的县、区，还可根据所属市县区的主流立卷模式与方法来确定自己的立卷模式与方法。

（注：此篇论文为2016年度河南省档案科技项目研究内容，项目编号：2016-R-28）