机关事业单位档案信息资源共享的瓶颈及建议

2016-11-25宁化县发展新型墙体材料领导小组办公室范日金

办公室业务 2016年14期

关键词：资源共享机关事业单位

文/宁化县发展新型墙体材料领导小组办公室范日金

文/宁化县发展新型墙体材料领导小组办公室范日金

本文简要分析了当前我国机关事业单位档案信息资源共享存在的瓶颈，并针对性地提出促进档案信息资源共享的建议。

机关事业单位；档案信息资源；共享；瓶颈；建议

一、档案信息资源共享的内涵

档案是内容和原始存储载体的统一体，两者不可分离，并具有法律凭证作用，而档案信息并不因存储载体的改变而改变，它可以依附于原始存储载体或经过转换的其他存储载体，档案信息资源又是档案信息的一个重要组成部分。本文从以下几个方面来阐述档案信息资源的共享：首先，它是以网络作为传输媒介以打破档案信息传输的时空阻隔，其大大提高了档案信息传播效率，拓展了档案信息传播范围。其次，它是以用户为中心开发信息资源，为公众提供一种新型的信息服务方式。再次，它是信息技术与现代科学管理体制的完美融合，没有科学的管理，档案信息资源的共享就可能偏离正确的发展轨道和背离我们的初衷。最后，它是最大范围内的充分共享，而不是无限制的共享，因为它具有内向性、机密性和回溯性的特点。综上，档案信息资源共享的内涵：它是一种以网络为工具，以用户为中心，以利用为灵魂，将信息技术与现代管理体制完美融合，为公众提供最大范围内充分共享的信息服务的新型档案管理模式。

二、档案信息资源共享的瓶颈分析

（一）传统观念束缚。当前机关事业单位档案部门受一些自我封闭、观念保守、重藏轻用、本位主义等传统思想观念的束缚，极大地制约了档案共享的开展，抑制了实现资源共享的自觉性和能动性，使资源共享的协调、协作缺乏实际行动。这些观念导致在进行档案信息化建设时，对档案信息资源共享的意识不强，对档案信息化建设不太重视，要么不愿意开展这项工作，要么也只是在搞一点面子工程，资源共享的动力不强，认识不足。

（二）信息技术落后。档案信息资源共享需要运用到多种复杂技术，我国的信息技术水平同国外一些国家相比，还存在着较大的差距。我们缺少先进的信息分类检索与导航系统及信息传播与利用的平台，检索软件落后，档案信息分类较粗，战略约束力不足，致使与之相关的网络建设、理论研究、标准与规范制定、应用软件的开发与手段应用等方面都不同程度地存在着许多亟待解决的问题。

（三）资源共享漏洞。大数据时代的到来，使档案信息资源交流更加广泛，随之而来，档案信息资源的安全漏洞问题也成为不法分子获取相关情报及信息的途径。一方面，过于强调安全则会阻碍信息化的进程，人们过分考虑档案工作的政治性和机要性，档案信息资源则会长期处于封闭状态，不让其传播和被利用，是对国家利益和用户权益的一种损害；另一方面，过于强调共享则会形成安全上的漏洞，在网络环境下，操作系统、硬件设备特别是黑客技术给档案信息服务的安全性和可靠性带来了一定挑战，是影响档案信息服务安全的主要因素。

（四）队伍素质偏低。长期以来，虽然各级机关事业单位档案部门在人才管理方面作出了不懈的努力，为档案事业的发展奠定了一定的基础，但在我国列入统计范围的机关事业单位档案部门专职档案人员中，受过正规档案专业教育的人员或具有中高级专业技术职务的人员屈指可数，人员结构比较单一，高层专业人才偏少，人员流向不尽合理，队伍素质整体偏低，尤其是在兼职档案人员身上，这些现象表现得更为突出。

（五）资金动力不足。机关事业单位档案信息资源共享是一项高投入的事业，经费不仅需要服务器、交换机、计算机、扫描仪、数据库、应用软件等软硬件基础设施建设方面的投入，也需要后期日常维持、人才培训及软件开发等方面的投入，而争取大资金投入，对于一般的机关事业单位档案部门来说仍然是“奢侈品”，没有充足的资金就无法保障档案信息资源共享的顺利实施。

（六）法规制度缺陷。政府对档案信息资源共享建设的有关指导大多停留在宏观的战略框架上，全国性的指导推动及实施力度不大，涉及具体运作方面的立法还比较薄弱，尤其是网络环境下的档案立法工作，档案界大多援引我国相关的信息法律作为执法依据，并没有专门的适应档案信息共享发展需要的法律法规，缺乏有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的严肃性和权威性。

三、促进档案信息资源共享的建议

（一）树立共享意识。人们观念的转变和更新是一项长期而艰巨的任务，相关部门要摆脱传统观念的桎梏，充分感受信息化给档案事业所带来的机遇和挑战，要走集成与联合的道路，打破地区之间、部门之间、人与人之间原有的藩篱，由仅仅为本单位服务向为全社会开放服务的观念转变，由等客上门的被动服务向分层次、立体型的主动服务的观念转变，由片面追求单个档案部门的“小而全”“大而全”向寻求网络整体和资源共享的观念转变。

（二）推广技术应用。档案信息资源的共享离不开技术应用的推广，我们要摒弃落后技术引进先进技术，特别是多媒体技术、数据库技术、海量存储技术、数字通信技术、数据加密技术、智能检索技术等现代信息技术是档案信息资源共享实施过程中的催化剂，可大大提高共享建设的进程及效率。在技术应用的推广过程中，我们要统一档案信息资源的加工标准、记录标准、传递标准、检索标准和控制标准等国家标准，保证全面的兼容和规范化，避免各自为政现象。

（三）平衡共享安全。平衡档案信息资源共享安全就是档案信息资源的合理利用，它是相对于社会无限利用需求的一种有限控制行为，是能够给社会带来正效益的利用行为，并不是追求档案利用率的最大化，而是排除掉不合理利用和无效利用后的合理利用。在现行档案法律法规的指导下，安全为共享提供环境，共享为安全体现价值，各级机关事业单位档案部门要以辩证的方法处理开放与保密两者的关系，进一步完善安全防范措施，确定档案信息资源的密级程度和开放范围，使该保密的得到保密，该开放的及时开放。

（四）提高人员素质。机关事业单位档案信息资源共享建设对档案工作人员的人员结构和知识结构提出了更高的需求，不仅需要一批具有相关专业知识的技术人员保障各种专业设施的正常运行，还要充分发挥单位现有人才在档案信息资源共享中的重要作用。通过严格的选人机制、培训机制和激励机制，使档案人员除了熟练掌握档案专业知识和档案工作基本技能外，还能掌握计算机知识、网络知识、数据管理知识及电子文件管理知识，以提高档案人员的整体素质。

（五）多方筹措资金。机关事业单位档案信息资源在整合与共享过程中，网络基础设施的建设、数字化档案信息资源的建设、档案标准化建设、档案信息的安全保障以及档案工作队伍的建设等等，都需要大量资金的投入。在机关事业单位档案信息资源共享的过程中，一是要大力争取政府的支持，向他们广泛宣传资源共享的重要性与必要性。二是要在有限资金的投入和使用过程中，提高整合与共享的效益，以保障档案信息资源共享建设的顺利开展。

（六）完善法律法规。机关事业单位档案信息资源共享是一项庞大的社会系统工程，创造一个良好的法制环境，是实现资源共享的重要保障。为促进我国机关事业单位档案信息资源共享的发展，档案界应借鉴国外及相关行业的立法经验，并会同有关部门组织相关专家开展深入的调查研究，在打破信息垄断、解决信息矛盾、保证信息安全、防范信息犯罪、推动知识创新、保护知识产权等方面，进一步完善相关法律法规，使档案信息资源共享有法可依、有据可查。