信息时代档案保密工作的路径解析

2016-11-25西安地质矿产勘查开发院张颖

办公室业务 2016年14期

关键词：磁盘保密工作保密

文/西安地质矿产勘查开发院张颖

信息时代档案保密工作的路径解析

文/西安地质矿产勘查开发院张颖

在当前社会中，新的技术为档案的管理带来了新的方法，更加便于对其进行日常管理，不过在这种管理模式下也给档案的保密工作增加了一定的难度。本文将根据档案保密工作所面临的挑战，深入分析档案保密工作的管理路径。

信息时代；档案；保密工作

随着计算机信息网络技术的不断发展，使得档案保密工作迎来了新的挑战，同时也对该管理工作有着更加严格的要求。在计算机信息技术的广泛应用中，做好档案管理的保密工作，不但是促进档案管理可持续发展的基本保障，同时也是推进教育体制改革稳定发展的重要保证。

一、信息时代档案保密工作面临的挑战

（一）保密观念淡薄。目前，对于档案管理人员来说，有的人在思想上认为档案管理与保密工作并不重要，存在一定的错误观念。还有一些人认为，在当前信息时代的背景下，档案在管理期间要进行保密，事实上是无密可保，有密难保。有许多档案管理人员在日常工作时对档案的保密制度了解的并不透彻，缺乏严重的保密意识，他们的这些观念都会给档案保密的管理带来十分严重的后果。

（二）形式主义观念较重。近些年，在档案管理中，有一些领导和管理人员比较注重形式主义，他们认为只要根据国家对档案管理的相关制度把档案锁在柜中，就可以避免档案信息不对外泄露，这种想法放松了对档案保密工作的警惕，一旦面临新的问题和挑战，他们将无法应对。

（三）保密技术落后。随着信息技术网络的不断发展，给档案保密工作带来了更加严峻的挑战。目前高科技在窃密方面上的应用，使得窃密和反窃密的斗争更加激烈，从而增加了档案保密工作的安全隐患。我国在档案信息的保密技术上还比较落后，各种保密防范技术的开发和应用都没有办法跟上信息时代的发展，导致信息的防护功能较弱，因此，我国档案的保密工作仍然处在不断完善并探索的过程中。

二、信息时代档案保密工作的管理路径

（一）完善档案保密管理制度。当前有许多国家企业和部门已经不再使用纸质档案，而是使用电子信息档案，所以管理好电子信息档案是企业和各部门管理工作的重点。企业和各部门可以按照自己单位的实际状况，与国家的法律法规相结合，建立一套有效的档案管理制度，该制度主要包含档案登记、传阅、借阅、销毁等内容。另外，还要给涉密的档案管理人员制定相应的奖惩制度。针对不同的档案制定不同的审批手续。我国对于档案管理工作的起步较晚，所以要尽可能地在管理期间发现问题，并解决问题，从而把档案管理工作落到实处。对于地质单位的档案保密工作来说，该部门的保密工作十分复杂，面对这种严峻的形势，地勘单位要做到以下两点内容：第一，要加大内部的管理力度，制定相关的防范措施，提高涉密网络的技术防范能力。第二，做好网络的防泄密工作，实行责任负责制，“涉密不上网，上网不涉密”，保证涉密信息不连接到互联网内。

（二）建立档案查询使用制度。档案对于各企业各部门来说是十分重要的财富，因此具有巨大的价值。由于当前社会是信息技术网络时代，所以建立档案查询使用制度是很有必要的。在档案保密管理工作中，其在借阅时应当做到以下五点：第一，查询重要的涉密档案要得到有关领导的批准。第二，针对涉密等级较高的档案，不能仅做简单的拷贝保存，要制定严格的保密方法。第三，按照每个查阅人员的实际状况，确定相应的查阅方式。第四，要对档案中的重要信息进行加密。第五，针对不同的档案管理人员要制定不同的权限，每一位档案管理人员在操作档案时都要有详细记录，档案管理系统所使用的网络要与外网分开。

（三）要保管好电子信息档案。对于电子信息档案来说，除了要按照有关规定对纸质档案进行保管，还要加强对磁盘、光盘等进行管理，为了避免磁盘或者光盘有划痕的迹象，应将其收纳到盒中进行保管，防止强大的磁场和热源给磁盘或者光盘带来损坏。与此同时，还要按照国家对信息安全的有关规定，对部门的信息进行分类管理，从而全面提高防护技术水平。在保管上，可以按照电子文件的相关保密要求，运用身份辨认方式，确保数据内容的安全，除此之外，还可以运用复制并保存数据信息等措施，避免磁盘损坏而丢失信息，从而构建比较完善的电子档案防治系统。

（四）加强对档案管理人员的培训。对于地质单位的工作来说，由于他们长期在室外作业，这就会导致单位中的保密工作小组很难做到实时监管。所以加强对档案管理人员的培训，并增强他们的档案保密观念是十分重要的。目前我国的档案管理工作和以往相比已经有了根本性的转变，以往的方法很难与当前时代的发展相适应，因此，提高档案管理人员的综合素质十分重要，企业及各职能部门要定期对档案管理人员进行培训，让他们掌握最新的法律法规。