试论新形势下煤炭企业的档案工作——以西山煤电档案馆为例

文/山西焦煤西山煤电（集团）有限责任公司档案馆 高洁

试论新形势下煤炭企业的档案工作
——以西山煤电档案馆为例

文/山西焦煤西山煤电（集团）有限责任公司档案馆 高洁

近年来，煤炭市场持续低迷，经营压力剧增，煤炭企业面临着前所未有的重大考验。档案工作作为一项基础性工作，在企业发展历程中起着非常重要的作用。如何在严峻的形势下做好企业的档案管理和服务工作，这是个问题。本文分别从前提、途径和档案工作“品牌”三个方面研究了如何在新形势下开展煤炭企业的档案工作。

新形势；煤炭企业；档案工作

近几年以来，受欧债危机影响，使我国经济增速放缓，而煤炭行业也未能“独善其身”，煤炭企业发展面临新的困难和挑战。今后，煤炭企业的发展可能还要进入更加困难的时期。对此，煤炭企业的每个部门都应尽最大努力寻求新的发展思路，尽快和煤炭企业一起走出困境。下面，结合档案工作实际，谈谈自己的看法。

一、在新形势下做好煤炭企业档案工作的重要前提是改善观念，加强领导

在煤炭企业的发展历程中档案工作能够对公司的发展和稳定创造价值。因此，档案工作并非人们想象的那样可有可无，而是企业正常运行和经济发展的一项基本性的必不可少的工作，发挥着非常重要的作用。所以，煤炭各部门的领导都应进一步加强对档案工作的重视，改变以往的观念，将档案工作与其他工作放在同样重要的位置上。这样，才能使得档案工作的基础性、发展性、系统性得到保障，档案工作才能更好地为企业服务，煤炭企业的档案工作才能有进一步的提高。

二、在新形势下做好煤炭企业档案工作的重要途径是齐抓共管，完善制度

档案管理工作是一项专业性非常强的工作，不仅是煤炭企业的基础性工作，档案的收集、整理、存档也是企业各部门部门和机关的重要任务。要尽量做到改善馆藏的质量，做到馆藏类别齐全、系统合理，形成比较理想的具有煤炭企业特色的馆藏体系。

比如，西山煤电档案馆按照国家《工业企业档案分类法》制订了《西山煤电煤炭企业档案分类》标准划分，共设有党群、经营、行政、生产技术、基本建设、地质勘测、职工管理、科学技术研究、特殊载体等十二大类。为顺应煤炭企业发展，西山煤电档案馆还按照国家档案局颁布的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）下发了《关于编制〈西山煤电煤炭企业文件材料归档范围和档案保管期限表〉的通知》，尝试制定出更加符合煤炭企业特色的档案管理标准。严格遵照国家档案局10号令要求，重新规范档案管理机制，制定完善、系统、全面、针对性强、操作性强的归档范围和保管期限表，做到档案管理有法可依、有据可依、滴水不漏；对各单位档案归档、保存、查阅及负责制等整体管理机制进行全方位补充完善和健全。大力促进整个系统明确档案机构设置和相关人员责任，修改完善档案管理规章制度，提升档案工作软件水平。今年，西山煤电档案馆又进一步完善档案管理制度，制订了《西山煤电档案管理制度汇编》，包括22项制度，涉及档案管理条例、规章制度、绩效考核、档案收集、档案利用、应急预案、追究责任等方面，共计30000余字。结合《西山煤电集团档案保管期限和归档范围》具体内容，指导基层单位制定本单位的《档案保管期限和归档范围》，共涉及西山煤电集团55个单位。

三、在新形势下要树立煤炭企业档案服务工作“品牌”意识，突出重点，创新服务

服务档案工作长远发展的动力，是档案工作的目的和主题。几十年来，西山煤电集团公司这个煤炭企业由小到大、由弱到强，集煤炭、电力、焦炭化工、建筑建材、物流贸易、餐饮服务等于一身。作为煤炭企业的档案部门，工作不仅要结合自身实际，还要扎实推进档案管理，促进档案开发利用，提高服务能力，创新服务质量。档案部门要真正的打造出一个响当当的服务品牌，“品牌”理念就必须要贯穿在档案服务工作的始终，努力为处于市场经济环境中的煤炭企业档案工作开辟出一条新的发展之路。因此，煤炭企业的档案工作要向以下几个方面来努力：

（一）思想观念要创新。各级人员档案思想观念的不断深化仍然是加强档案工作的重点，要继续加大档案宣传力度，通过不同载体和多种形式进行档案知识普及，适时采取经验交流、案例教育、制作播放档案宣传片等互动方式，深化干部职工档案意识，特别是负责档案工作的领导干部的档案意识，真正使档案工作具备政策支持、思想支持、制度支持和物质支持。

（二）档案服务内容和范围要创新。随着煤炭企业的发展，档案收集、服务的内容和范围也是随之而不断变化的，这是做好档案服务工作提供优质档案服务的必然要求。近几年，档案工作延伸到服务社会、服务企业的方方面面，我们收录保存了文书、科技、财会、声像和实物等各类档案，每类档案在归档时，都要进行登记，重新装订、编码、分类、录入计算机，装盒，按照一定规则，按顺序摆放整齐。这一系列烦琐、细致工作，有利于各类档案的查找，满足了不同层次利用者的需求，进一步拓宽了档案服务的领域和覆盖面。

（三）档案日常查阅方式要创新。多样化的档案查阅服务方式会给查阅者在查阅时带来便利，一方面要确保档案信息安全，严格执行档案利用审批制度，另一方面也要进行查阅方式的创新。如：提供文件目录汇编、开通网络查档、电话预约查档、送档服务等形式。值得一提的是，公司所属各单位还可以通过局域网查阅档案资料，这不仅仅方便了查阅者，而且还节约了档案管理成本。据统计，通过局域网来管理、查阅档案，每年可节约26万—58万元。所以，这是一项非常值得推广的做法。

总之，煤炭企业的档案工作需要每个人的努力，形势越是严峻，档案工作就越要抓严、抓细。只有这样，才能为煤炭企业战危机、渡难关提供优质的档案服务保障!