数字档案馆建设模式研究

文/水利部黄河水利委员会黄河档案馆 张丹

数字档案馆建设模式研究

文/水利部黄河水利委员会黄河档案馆 张丹

信息网络技术的出现与发展使人类社会的知识系统发生了改变，信息网络技术在发展的同时,人类信息获取能力和需求都在增加，这给人们记忆的载体带来了革命性变化和空前的挑战，但这也是机遇，数字档案馆由此诞生，数字档案馆的建设面临的挑战主要来自管理、技术、制度环境三个方面，本文结合实践和理论，对于数字档案馆的功能做了详细说明，对未来数字档案馆的发展和进步提出建议和设想。

数字档案馆；管理；利用

数字档案馆的产生，与计算机技术的发展、档案信息资源的载体变革、社会对于档案信息资源的需求不断增长以及政府的大力支持密不可分，这些因素的共同作用，是数字档案馆一经产生，就迅速发展并不断完善。数字档案馆作为现代档案信息资源的管理模式，它的产生、发展与成熟有其历史必然性

一、数字档案馆的产生

计算机网络技术在档案管理领域应用，是从20世纪70年代开始的，当时“信息资源管理革命”提出的是信息管理正式基于计算机技术的深入应用。政府文件的计算机管理与无纸化办公成为信息资源管理革命的重要推动，也是1970年美国国家档案和文件管理署接收了第一批电子文件，成为历史性的记忆。计算机技术的应用扩大，使传统档案馆也开始引进计算机管理，这是开始的一步。电子档案和数字档案的大量积累，只能借助于数字信息技术对其进行长期的储存和有效的管理。于是数字档案馆便成为一种必需的档案管理模式。

二、数字档案馆的特点

数字档案馆最大的特点就海量的信息资源存储，作为一个巨大的数据仓库，其中的数据也是复杂的，不同的来源，不同的格式、不同的技术标准，所以在设计数字档案馆的过程中应充分考虑这些特点，借助于元数据著录标准，实现数字档案馆的高效的存储与检索。

网络化也是数字档案馆的重要特征，数字档案馆可以借助网络向用户提供随时的在线服务从而将低获取档案信息的时间，扩大了档案的利用途径和范围，提高了档案信息资源利用率。在网络环境中，数字档案馆不再只局限于自己一馆，还可以与其他档案馆和电子文件中心进行相互连接，将各自的资源综合到一起，方便社会公众的检索利用。

三、数字档案馆的功能

（一）数字档案馆的基础功能。1.档案的收集。数字档案馆在信息类型、来源、形式等各方面数量都要超过传统档案馆，数字档案馆不仅可以蕴含原来档案馆的档案信息资源，而且可以对其他档案馆和相关行业信息进行收集，甚至可以进一步扩大到网上与其相关的数据信息、其他行业云数据库、社会政务公开信息，数据量是不断增加的，载体也是多变的，所以随着数字档案馆建设不断地提升和完善，其将是一个以档案信息为核心的社会综合信息资源库。2.档案信息的安全存储。数字档案馆将收集来的档案信息保存。数字档案馆为了保证档案信息储存的安全和稳定，还应进行系统备份，并且对于应用程序、系统设置、数据信息、日志信息等也应进行备份。备份内容要完整齐全，结果应以单独的数据包形式存放，要能够脱离系统进行导出，为了防止在突发情况时，系统备份可以起到作用。3.档案信息的查询与利用。用户对信息的需求有差异，用户的个性化信息需求的心理和行为，使档案信息服务必须实现个性化服务模型。以用户需求为起点，以用户满意为终点，多方面，共享性的传播档案信息。当用户需要检索的一些重要信息时，工作人员可以帮助用户及时在本局(馆)档案信息数据库进行检索，可以在规定范围内提供相应查询结果。从数字档案馆的查询途径来说，其强大的检索能力，包括关键字检索、高级检索、二次检索，一般可以根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；并且利用者可以通过网络对电子文件资源进行远程查阅和调用。

（二）数字馆的创新功能。1.库房实体3D显示。数字档案馆可以对库房的实体数据进行系统的管理和维护，根据预先定义的库房结构及库房设备的装载能力自动的生成档案实体存放位置即库位号。并且可以实时的查看档案的馆藏情况。3D库房可以实现现实的虚拟数据与实体数据实时对应，在库房上架、倒架、拆卷、插卷过程中保持一致性。2.档案全宗设置。全宗是指一个独立机构、组织，或个人在社会活动中形成的档案有机整体，全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗模块的角色设置是为了系统的全宗单位信息的设置和维护，通过，通过多全宗的定制并设定权限实现对下级单位档案业务的监管工作，通过全宗的设置上级单位可以浏览下级单位收集整理模块的档案信息。通过部分的权限设置，上级单位档案管理员可以查看下级单位档案收集整理信息，下级单位不可查看上级单位的档案信息，同时平级单位可以根据机构设置编写权限。通过这样的权限实现档案数据信息的资源共享。3.数字档案馆是为多部门服务的平台。不同的单位或机构在建设数字档案馆时，可以设置不同的业务系统接口，其中主要分两种归档接口和查询接口。归档接口主要是按照要求将各自的应用系统中的背景信息及相关电子文件通过接口归入到档案系统中。查询接口主要是按照要求将各应用系统嵌入档案查询入口。可以输入查询条件，并将查询的结果反馈到应用系统的页面上。

四、结语

数字档案馆的建设要顺应时代发展主题，创新其建设模式，给档案界注入新的活力。数字档案馆工程往往是以信息化专门立项的方式来开展的，主要目的是建立一个集信息技术、档案业务和管理规范融为一体的集成运行系统，为档案工作者提供开展现代档案管理的网络化运行平台和自动化处理系统。Web2.0技术的推广和应用，数字档案馆的搭建是为挖掘档案信息的价值，为档案馆（处）与其他部门或用户互动、行业文化的宣传与分享，创造了条件。这是一个机遇，档案部门应该抓住这个时机，塑造档案界良好的公众形象，改变档案部门过去在人们心中的形象，建立档案部门新形象。

[1]饶圆.档案信息资源开发利用研究[D].安徽大学,2005. [2]王晖.档案数字化应用中的几点探讨[J].缩微技术,2002(03).