浅析现代档案整理存在的问题及改进建议

文/后宰门社区卫生服务中心 汤严

浅析现代档案整理存在的问题及改进建议

文/后宰门社区卫生服务中心 汤严

现代信息化的大力发展，很好地促进了档案整理效率和质量提升，为社会发展和政府决策提供了很好的信息资源，所以我们必须重视档案管理工作，其中档案整整工作由于工作量大和枯燥，使得整理问题很多，因此必须针对现代档案整理探讨更好的解决方案和改进方法。

现代档案；档案整理；问题；改进

一、档案整理工作现存的问题

（一）档案整理的意识薄弱。在政府部门和企业中，档案整理工作是最起眼也不受重视的工作，它是所有日常工作的最后一个环节，所以导致档案整理工作不被人们重视，工作成绩自然不会很好。有部分人错误地以为档案整理没有什么技术含量，只是单一的体力劳动，不需要过多的投入人力和物力进行管理，这种不科学的认知使得档案整理的重要性没有被领导充分认识，甚至还有些人对档案整理工作存有抵触心理，认为这个工作意义不大，劳民伤财，这些都促使档案整理工作推进困难。

（二）档案整理缺乏方法。由于档案整理工作者自身缺乏正确和科学的整理方法，使得他们质疑档案整理工作的重要性。领导认为档案整理就是一般工作，不需要进行专门管理，一般都是安排一两个人看管，再加上目前大部分企业的档案整理方法依然沿袭传统的整理办法，都按照之前的老思想老办法进行整理，得档案整理工作不能与现代社会信息快速发展步伐一致，出现了格格不入的落后情形，传统的档案整理工作缺少信息化和数字化的管理，在高效的专业整理方面更是缺少方法。

（三）档案整理缺乏规范流程。科学的档案整理工作必须有科学的工作流程和操作手册来辅助，但是目前大多企业的档案整理缺乏这些工作流程和操作手册，都是以人工的方式进行随意性整理，不能体现档案整理中的制度与规范性，使得档案的实用价值大打折扣。

（四）传统档案整理技术有局限性。从目前的档案整理开展工作来看，未来的发展方向是以档案信息管理为主的，其实也是我们档案整理工作的重点。目前档案整理主要还是以纸质档案为主，传统的整理方法都是通过时间进行档案资料排序与排放，然后通过记录体现档案历史联系的传统做法。这种传统的做法暴露出越来越多的弊端，再加上大量的电子文档，使得目前的档案整理遇到很大阻碍，传统的档案整理方法已经不能适用于当前的档案整理需求，以电子档案为例，其本身是存储在电脑中的，其排列顺序和位置都是由电脑通过一定逻辑自动生成的，这使档案整理人员无法记录该类电子档案，所以传统的档案管理技术局限了档案整理工作的顺利开展。

二、现代档案整理工作的改进建议

从以上分析看到，传统的档案整理技术已经不能适应当前信息管理的步伐，尤其是面对电子档案文件时，工作者完全没有下手整理的方法，所以说传统的档案整理技术必须要进行改进了，在此之前要求工作人员必须先掌握先进技术，会利用这些科学载体去开展档案整理工作。

（一）全面认识和理解档案整理工作的内容和性质。在整理工作进行前应首先明确需要整理的档案和资料对象，然后对缺少的资料进行记录，所以必须使档案整理工作人员的数量和质量达到工作需求：

首先，这些工作人员的年龄结构要科学，需要合理搭配经验丰富的老工作人员和无经验但掌握新事物较快的年轻工作人员比例，例如虽然有丰富的工作经验的老人，在接受专业技能培训时的效果往往不如年轻人，而新参加档案整理工作的人员虽然工作经验少，但是他们年轻可以快速接收新技术和新理念，所以在工作人员安排上，应合理搭配这些人员来进行档案整理荼，必定能事倍功半。

其次，要求档案整理的工作人员本身有一定的专业素养，同时还要保证专业的档案整理工作人员的数量和质量，如果人员数量和质量达不到工作要求，就不能高效地完成档案整理工作。

最后，提高档案整理工作人员的工作意识，使他们端正档案整理的工作态度。同时还应选择科学的整理技术，改进目前使用的传统档案整理方法，例如可以多加以利用目前的网络技术和计算机技术等。

（二）强化档案整理人员的知识技能培训。为了提高档案的整理效率，必须先强化员工档案整理的技能培训，使他们在工作中能以更加科学和先进的方法去提高效率。实现这一目标的前提，应该是配备先进的工作设备,通过信息系统和查询网络等高科技设备投入，来提高员工档案整理效率有效果，要求员工能熟练使用这些设备和系统。这样才能促进案整理新技术的科学应用效率，而且有助于对档案整理人员的思想与观念进行改革。在管理人员的结构调整上，必须多引入年轻的新鲜血液，使档案整理工作实现知识化和专业化，极大地提高档案整理水平。

（三）档案整理信息化。目前的信息社会使得档案管理的未来方向也开始向信息化方向发展，建立科学的信息化档案整理系统需要从以下入手：

第一，条形码和二维码技术的利用。目前的条形码应用已经成为人们工作管理中必不可少的组成，二维码随着微信的普及也日渐成为信息管理的重要组成部分。我们的档案整理工作可以有效利用条形码和二维码技术，通过扫描的形式快速寻找和存储档案资料，而且还利于日后的查询。

第二，数据库技术。目前的数据库技术 相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查 。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所 的设备，就应投入足够的资金。

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