固定资产投资项目馆藏档案管理存在的问题及对策

文/北京航天试验技术研究所 李玮

固定资产投资项目馆藏档案管理存在的问题及对策

文/北京航天试验技术研究所 李玮

随着国家对于航天领域固定资产投资力度的逐年加大，项目档案数量迅猛增长。固定资产投资项目馆藏档案的质量与数量、容量与利用率间的矛盾日益突出，严重影响了馆藏项目档案的服务利用工作。通过对该部分档案管理存在的问题进行分析，进而提出了几点建设性的对策，希望可以对改进馆藏项目档案管理工作有所帮助。

馆藏；项目档案；管理；问题；对策

航天科研院所档案馆（室）馆藏资源是为广大科研技术人员提供服务的基础。固定资产投资项目档案作为馆藏资源的重要组成部分，在科研院所开展项目建设过程中起到了不可替代的作用。因此，馆藏项目档案的总体质量和利用价值对科研院所的发展具有重要的意义。然而随着航天科研院所固定资产投资项目建设数量的逐渐增多，馆藏项目档案数量越来越多，该部分项目档案资料库存管理工作中面临的问题越来越突出。如何正确地认识、分析这些问题，并采取合理有效的措施解决或改善，使馆藏项目档案资料更好地为项目建设服务已经成为档案管理人员必须认真思考的问题。

一、固定资产投资项目馆藏档案现状

（一）项目馆藏档案案卷质量参差不齐。固定资产投资项目档案数量越来越多，馆藏资源越来越丰富，但项目档案的质量却参差不齐。部分案卷中图纸破损、有卷无目、有目无卷、卷目不符或资料内容不完整等，严重影响了馆藏项目档案的质量。

（二）项目馆藏档案二次鉴定不足。项目档案入库后，档案管理人员就很少进行项目档案二次鉴定工作，加之项目资料保管期限大多设定为长期，没有进行保管期限的科学划分，导致玉石杂糅、芜菁并存的馆藏档案资料常年保持原状。

（三）项目馆藏档案开发利用率不高。由于档案信息化程度推行缓慢，档案的查阅和利用不便捷，且精品档案编研缺少，导致大部分资料沉睡于档案馆内，利用率不高。既占据了库存空间，也浪费了人力、物力等维护成本，还不能很好地满足档案利用者的需求。

二、固定资产投资项目馆藏档案现状分析

（一）档案管理制度不健全，规范化程度不高，导致馆藏项目档案质量良莠不齐。科研活动中产生的档案需要制定相应的标准与规范来保护和利用。然而，随着固定资产投资项目档案验收标准不断提高，项目档案的收集范围虽然得到了统一确定，但在项目档案管理过程中，由于项目档案管理制度不健全，缺乏统一的档案管理标准和整理规范，导致不同档案管理人员负责不同项目的归档工作时，由于对归档范围的理解不同，制定的归档清单不同，对归档资料的要求存在差异，且归档资料的整理方式不同，导致收集入馆的档案资料质量参差不齐。

（二）档案数量过快增长，而专业档案工作人员缺少，给档案鉴定带来压力。由于军工固定资产投资项目数量的逐渐增加，而专业项目档案管理人员有限，因此档案管理人员的工作量迅速增加。项目档案的收集、整理已经让管理人员不堪重负，档案鉴定更让管理人员无暇顾及，难以投入足够的精力推进开展，因而鉴定工作停滞不前。

（三）档案鉴定意识薄弱，且鉴定工作风险大，导致档案鉴定被搁浅。一方面，很多档案管理人员没有认识到档案鉴定工作的重要性，认为档案及时完整归档才是最重要的，是否鉴定影响不大，因此鉴定工作常常被忽略。另一方面，因为档案的不可再生性，销毁后的档案不能发挥其凭证作用，因此档案管理人员往往担心项目在上级部门对项目进行“回头看”的检查中不能为项目的建设过程提供完整的记载和信息，故对档案的“存”与“毁”充满困惑。求稳保守的思想就直接影响了馆藏项目档案资料的质量和价值；

（四）档案管理人员培训机会较少，且档案工作不被重视，档案的综合管理水平有待进一步提高。由于单位普遍存在对档案管理工作的不重视的情况，投入的财力、物力相对较少，配备的兼职档案员也多未经过档案管理的专业技术培训。且队伍不稳定，流动性很大，因此兼职档案员队伍总体管理水平相对不高、档案专业知识相对不足，从而致使档案资料的收集处于放任状态。而由于专业档案管理人员工作负荷的超量，使得对兼职档案员的监督、指导缺少，从而使得档案人员的综合管理水平不高。

三、固定资产投资项目档案库存管理的对策

（一）健全项目档案管理制度，使档案管理标准化、规范化。档案管理部门需要结合项目建设实际需要，完善项目档案管理制度，制定合理的档案鉴定标准，使档案的收集、鉴定、整理、归档、鉴定标准化、规范化。一方面，档案管理人员要在档案收集阶段，严把质量关，对归档资料严格要求、统一标准，并确定合理的保管期限，确保入库前档案资料的总体质量；另一方面，馆藏档案管理人员要对入库后的资料按期进行二次鉴定，对超过保存期限的资料及时处理，对破损、缺失的档案资料及时联系建设单位人员共同补救或补充，严格遵从馆藏档案的收集、整理、鉴定相关制度及流程，从而确保馆藏档案的利用价值。

（二）优化项目档案馆藏结构，使馆藏资料更具有利用价值、实用价值。在馆藏结构的优化过程中，必须对馆藏的项目档案资料进行全面鉴定，将利用价值极低甚至没有的档案资料及时处理。但档案鉴定是档案管理的重点和难点之一，是一项充满复杂性和困惑性的工作，需要档案部门、建设单位和管理决策层的共同参与，并从凭证价值、参考价值、史料价值和科研价值等多方面综合考虑，用全面的、发展的、历史的、效益的观点来衡量每份档案的价值，避免主观、盲目、随意判断，确保档案鉴定处置的准确无误，从而有效提高馆藏项目档案更具有的利用价值和实用价值。

（三）推进项目档案信息化建设，使档案利用服务更方便、更快捷。随着计算机技术、网络化技术的快速发展，档案信息化建设的逐步推进，现代化的技术和设备为档案利用提供了更便捷的途径。档案信息化建设可以较快地实现档案工作以手工管理向计算机管理的转变，以管理档案实体向管理档案信息转变，以档案存储、保管向档案利用、服务为主转变，更好地为档案借阅者提供快捷、方便的信息服务。一方面，档案信息化能最大限度地保护档案实体安全，减少了对馆藏档案的调阅和复印次数，降低了档案的老化速度，避免档案原件受损。另一方面，档案信息化可避免了档案原件的“孤本”限制，资料可同时提供给不同的档案借阅者，有效地实现了资源的共享，使档案利用更便捷。

（四）加强项目档案管理人员队伍建设，提高档案综合管理水平。增强科研院所全体人员的档案意识，提高项目档案管理人员的专业水平是提高馆藏项目档案质量的保证。首先，档案管理部门要加大对档案管理工作的宣传力度，提高项目建设参与人员的档案意识。档案意识的高低直接决定了归档责任部门和责任人的归档积极性和收集资料的完整性。其次，档案管理部门要增加档案管理人员的培训机会，培训的内容应不仅仅局限于档案学、档案管理学知识，还应满足项目建设以及档案信息化的需要，包含项目管理的一般知识和网络技术知识等，将档案管理人员培养成复合型档案管理人才。再次，档案管理部门还应加强对兼职档案员的监督、指导。作为项目档案资料的收集者，他们是确保档案质量的关键人物。因此，项目档案管理人员应与兼职档案员多沟通、交流，并对其业务工作及时指导、检查，从而提高档案的综合管理水平。

（五）加大馆藏项目档案开发力度，强化服务功能。档案是具有凭证作用的信息资源。档案的存在价值不是为了保存，而是被档案借阅者所利用。因此，馆藏项目档案管理人员需要加强对档案资料的分析研究、综合加工、深度开发，从而提供深层次、高质量的档案编研等信息产品，并不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，将档案服务方式升级为信息服务。此外，充分利用档案系统管理平台等了解档案利用者的需求，积极把项目建设相关的各类档案及时整理、鉴定，并将有价值的信息快速、精准地推送给用户，满足其多样化和个性化的需求，更好地为档案利用者提供资源服务。

四、结束语

随着我国航天事业的快速发展，国家对固定资产投资项目投入的逐渐加大，对馆藏项目档案的管理工作也提出了更高的要求。科研院所档案馆（室）作为项目建设的服务平台，要从了解档案利用者需要入手，结合项目建设需要，进一步提高馆藏项目档案质量，推进项目档案信息化建设，同时创新服务理念，合理充分开发项目档案资源，为后续项目建设做好服务保障工作。

[1]王新才.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考[J].档案学通讯,2013(2):86-87.

[2]张军.试论“大数据”环境下档案人应有的思维方式[J].档案管理,2014(3):50-51.