教育“新常态”下高校档案的服务功能拓展研究

文/盐城工学院档案馆 左婷婷

教育“新常态”下高校档案的服务功能拓展研究

文/盐城工学院档案馆 左婷婷

随着科技进步、社会转型以及高校服务功能的不断拓展，我国高等教育发展已进入“稳定发展规模、提高毛入学率、提升发展质量”的新常态。高校档案在学校教学和科研、组织和人事、学籍管理和毕业生就业、校园基建和后续维保、财务和资产管理等工作中有着重要作用 。但是目前仍存在“基础设备更新不及时、信息化建设进展缓慢、信息安全存在隐患、档案科技引领作用相对滞后、档案的文化功能难以有效发挥”等问题。基于新常态，高校档案工作的重点也应随之发生变化，建议从以下方面入手：加大档案收集力度，强化档案基础业务建设；加快档案建设速度，推进档案信息化建设；加强档案安全管理，处理好档案开放与保密的关系；加速档案科技创新，发挥档案科技引领作用；加强档案舆论宣传，营造良好档案文化氛围。

新常态；高校档案；信息化；档案服务；文化功能

为适应经济发展和改革开放的需要，我国高等教育事业迅速发展，无论是从高校数量还是在校大学生数量看，高等教育总体规模已位居世界第一位，是名副其实的教育大国，但是并不等于高等教育强国。近年来，随着我国经济调结构、讲质效和中小学在校生人数的急剧减少，稳定在校大学生数量、提高高等教育毛入学率、提升高等教育发展质量是高等教育事业发展的“新常态”。高等教育的“新常态”不仅对高校的教学、科研工作提出高标准，同时也对档案服务等工作提出新要求。档案是反映高校的重大活动事项、重点建设工程、重大科研项目、重点改革成果、重要工作内容的客观记载，它是学校历史沿革的重要依据，对学校后续发展也起到重要的影响作用。新常态下，高校档案工作如何拓展其服务功能、适应社会转型升级，实现健康、科学、可持续发展，是值得我们研究的现实课题。

一、高校档案在服务高校发展中的功能与作用

高校档案对高校的发展具有重要的促进和保障作用，其功能主要体现在它可以为学校教学和科研工作提供参考依据，为组织和人事工作提供查证资料，为学籍管理和毕业生就业提供基础信息，为校园基建和后续维保工作提供图纸资料，为财务和资产管理工作提供原始凭证。

（一）在教学和科研工作中发挥着重要支撑作用。教学和科研档案是高校档案的重要组成部分，是高校教学活动和科学研究开展必不可少的依据，对促进高校教学改革和科研发展具有重要的支撑作用。教学和科研是高校工作的中心，教学和科研水平的高低，是衡量高校办学质量的重要标志。高校教学和科研与其他行业、单位、部门不同，对科学研究、教育教学的历史资料和前沿信息都有很高的标准，对档案服务的内容在深度和广度上都有严格的要求。事实上，只有一流的高校管理才能出一流的档案管理，反之，只有一流的档案管理，才能保障一流的教学业绩，出一流科研成果。

（二）在组织和人事工作中发挥着重要查证作用。高校的组织、人事档案包括了全校干部和职工的各种基本信息。随着我国高等教育迅速发展，高校办学规模快速扩大，教职员工成倍增加，人才流动日益频繁，人员类别日趋复杂，为适应社会转型发展，高校不断深化干部、人事制度改革。干部实行聘用制，实现由行政任用向聘用关系的转变，员工实行竞争上岗，实现由身份管理向岗位管理的转变，面对复杂的人事变化，高校档案查证功能日益显现。规范、健全的组织、人事档案，对大批干部的培养选拔、教师职称晋升、工人的技师评聘等都起到了关键的查证作用。

（三）在学籍管理和毕业生就业中发挥着重要服务作用。高校学生的学籍档案主要以文字资料的形式，记载学生的高考实绩、家庭状况、在校期间学习成绩、在校表现和奖惩情况等。完整、规范、真实、诚信的学籍管理档案，是对大学生在校学习、生活及社会实践经历现实反映，也是体现教育公平的具体要求，它可以在毕业生与用人单位之间构建起一座沟通的桥梁。完整、翔实学籍档案，为用人单位全面了解学生，合理选拔人才提供依据，对毕业生就业、创业及后续发展，实现人生价值，将提供非常有益的帮助。

（四）在校园基建和后续维保工作中发挥着重要参考作用。高校的基建档案主要包括高校在新校区建设和老校区改造过程中形成的、具有保存价值的文字、图表及声像等基本建设资料。它具有原始性、广泛性、专业性、成套性等特点。在我国高等教大发展阶段，特别是在沿海发达地区，许多高校都进行了新校区建设和老校区扩建改造，形成了大量的基建档案资料没有及时归档。进入新常态，绝大部分高校的新校区建设进入尾声，抽调的人员工作岗位陆续发生变化，校园中各种土建和构筑物以及地上、地下管线等使用、维护、检修等难度和工作量不断增加，完整的基建档案，客观的记录，对后期的维修、改造将起着至关重要的查证和参考作用。

（五）在财务和资产管理工作中发挥着重要凭证作用。高校财务档案主要包括会计凭证、会计账簿和财务报告等专业材料。它是高校在会计核算专业活动中形成的、具有重要保存价值的财务文件，对高校制定发展规划、下达年度财务预算、进行科学决策、维护正常经济秩序等具有十分重要的参考作用。随着我国高等教育快速发展，国家对高校财政投入大幅增加，高校的固定资产总值成倍增长，学校资产档案管理的重要性日益显现。良好的资产档案管理，可使高校管理部门在采购、使用、储备、报废物资设备时有据可查，这对提高学校资产设备的利用率，节约成本，减少不必要的浪费是非常有益的。

二、新常态下高校档案服务功能拓展面临的问题

由于前些年我国高等教育快速发展，高校的办学层次、发展规模、招生人数、教职工总数、校舍面积、固定资产总值等方面，都呈现了跨越式发展。然而由于认识上的误区、重视程度的不同，许多高校的档案建设没有与高校发展同步，主要反映在基础设备更新不及时、信息化建设进展缓慢、信息安全存在隐患、档案科技引领作用相对滞后、档案的文化功能难以有效发挥等方面，这些都是新常态下高校拓展档案服务功能有待解决的问题。

（一）硬件投入不足，基础设备更新不够及时。齐全的档案设备是高校档案建设的基础，是发挥服务功能必不可少的硬件。但目前许多高校的档案管理设备还不够齐全，究其原因主要是对档案建设工作的重视程度不够；设备经费投入不足；计算机、网络、扫描仪等电子硬件设备不能及时更新与升级；档案库中的通风、透光、恒温、防湿、防水、防火、防尘、防虫、防盗、防毒等基础设备亦不能及时更新。导致档案工作人员缺少良好的工作环境与工作条件，师生得不到便捷的档案查询服务，更严重的是对档案资料长期保存造成安全隐患。

（二）手工作业较多，档案信息化建设进展缓慢。高校档案是由多种类目构成的有机整体，每种类型的档案都有自身的独特功能，其服务对象主要为校内党政机关和师生员工，也有部分服务地方经济发展的社会功能。高教大发展后，造成高校基础档案收集的工作量非常大，在整理的过程中，许多高校依旧停留在手工的水平上，并且主要用纸质形态保存，容易造成档案整理工作效率低、出错率高的情况。高校档案信息化建设进展缓慢的另一原因是，各部门对档案信息都持有保护的心态，资源不能及时共享，档案部门为不同人群提供的服务授权有限，高校与高校、高校与社会之间信息共享更是举步维艰。

（三）互联网迅猛发展，档案信息安全存在隐患。随着互联网技术的快速发展和广泛应用，高校档案的信息服务渠道不断拓展，全国所有的高校都建立自己的信息管理系统、基于网络平台，打破时空限制，不同程度地开展档案信息咨询服务。然而目前许多高校在提供档案信息服务的过程中，尚未建立一整套方便、适合、周密、完善的审查体系，对应保密信息、部分公开信息、分层次公开信息和完全公开信息把握不准、把关不严。过去的经验和教训告诉我们，越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞，稍有不慎就可能发生不当公开事件，危害国家、社会和学校的安全稳定。

（四）科技日新月异，档案建设科技创新相对滞后。高校具有人才高度集中、学科交叉综合、科研氛围浓厚，学术环境宽松等优势，但在档案科技创新、拓展服务功能方面，还存在一些值得注意的问题。如科研项目档案资料整合难，要将一个不同学校、不同院系、不同部门共同完成的科研项目档案资料收集齐全，整合归档，以便日后查阅难度非常大；档案工作科技创新资源共享难，不同高校、不同部门、不同学科之间，档案资源不能够开放共享，信息管理系统利用率低；档案的科技成果产生和转化机制尚未形成，导致高校档案工作的科研项目申报难、有影响的科研成果产生难，已有的科研成果产业化更难。

（五）宣传意识不强，档案文化功能难以有效发挥。高校档案是高校文化信息的传播载体，是文化创新的发源地，高校的档案文化体现在大学文化建设的全过程始终。高校档案一般通过现代化手段开发信息资源，在开放与共享中实现自身的文化价值。我们知道，每一个高校都有自己的历史，都有自己的文化底蕴，都建有自己的独特档案。然而由于各高校对档案文化建设的重视程度和宣传力度不同，许多高校对档案建设的重要性、必要性认识没有提升到档案文化视点的高度，档案工作往往满足于过去的查询服务，忽视了对档案的深度挖掘、归纳整理、开放共享，导致档案的文化功能难以有效发挥。

三、新常态下高校档案服务功能拓展的有效路径

新常态下高校档案工作的重点是进一步开发利用高校的档案资源，在提升办学内涵、层次的同时，开发、拓展学校历史资源，挖掘其蕴含的隐形资源价值，为师生提供良好的档案服务，为高校可持续发展提供支撑，为社会文明进步做出贡献。

（一）加大档案收集力度，强化档案基础业务建设。顺应新常态，高校要加大档案收集力度，扎实做好档案基础业务建设工作。在档案的收集过程中，着力提高学校各级各类人员的档案建设意识，要明确相关单位和具体人员的工作职责，强化敬业精神，激发工作热情，从文件产生的源头做好档案收集工作，做到应收尽收、应归尽归，确保基础业务档案资料收集准确、完整。在档案编研整理过程中，要按规范对大量的基础资料进行编辑整理，用纸质和电子并存的方法予以保存，便于日后查询服务。在档案基础设施升级改造方面，要与时俱进，加大经费投入，不断更新档案馆落后的条件和基础设备，及时引入新产品、新技术、新软件，为高校档案建设实现现代化、信息化提供必要的硬件支撑。

（二）加快档案建设速度，推进档案信息化建设。高校档案信息化包括档案设备的现代化、档案保管的缩微化、档案复制检索的自动化。新常态下进一步拓展高校档案服务功能，重点是加快数字档案馆建设，为顺利推进此项工作，各级档案员上交资料应将相关文件提供电子文档，相关资料转化为电子图片，以便进入数据库。同时高校应整合各方面信息资源，开发、运用档案管理系统，依托互联网建设档案管理与服务网站，为师生提供各种档案信息咨询服务。从更高层次上看，在大数据的时代背景下，要将高校数字档案馆建成社会共享的信息平台，逐步把全国已开放档案和政府部门公开的信息采集起来，实施开放服务，使信息价值最大化，避免信息孤岛。

（三）加强档案安全管理，处理好档案开放与保密的关系。据美国媒体报道，世界上每2分钟就有1个企业因为信息安全问题而倒闭，造成信息安全事故的原因，大约有70%是由于内部员工的疏忽或有意泄密。因此，新常态下高校档案档案管理既要为不同层次的人员提供便捷的信息服务，同时也要对不合理操作导致的风险加以规避。具体做法上，首先要明确高校档案信息审查的主体、原则、内容和方法；其次要健全档案室的人防、物防、技防三位一体的防范体系，确保档案信息服务健康有序开展。为了规避信息开放的风险，应视权限，提供服务，如办公系统主要用于管理干部查阅各种文件，科研系统主要用于科技人员查阅课题、项目、成果、申报、进展情况，学籍管理系统主要用于学生查阅学分、节点、奖罚情况，财务管理系统主要用于教职工查阅项目经费、工资津贴、福利发放等。总之，档案部门要牢固树立“服务师生”的工作理念，在确保档案严肃性、机密性、安全性的同时，让人们及时得到应有的服务。

（四）加速档案科技创新，发挥档案科技引领作用。档案是一个庞大的信息库。然而，长期以来受计划经济的影响，我国许多组织机构和高校部门都将档案视为私有财产，观念上是“重藏轻用”，服务上是“你问我答、你来我查”消极被动，管理上是体制陈旧、缺乏活力。新常态下，高校应深入分析档案科技创新工作的必要性、艰巨性和复杂性，要进一步解放思想，不断创新工作思路、工作方法、管理体制和运行机制。在人力上，注重引进具有良好创新素质人才，同时加大专家对档案科技创新的指导和培训；在财力上，不断增加档案馆科技信息、科技设备、科技创新等活动的经费支持；在体制上，加大科技创新力度，努力形成既有利于调动全体师生科技创新积极性，又有利于优秀拔尖人才脱颖而出的管理体制和激励机制；在服务上，利用高校数字档案馆和重大仪器设备的远程操控平台，发挥好高校服务地方经济发展的科技引领作用。

（五）加强档案舆论宣传，营造良好档案文化氛围。大学文化建设是国家文化建设的重要组成部分，是国家文化发展战略的根基，直接关系着国家文化发展的兴衰。而高校档案文化是大学文化建设的重要载体，它能够全面记录和客观反映大学文化的历史和现在，并在一定程度上影响未来。新常态下，加强高校档案文化建设，应从多元化的视角出发，积极开展对档案的舆论宣传工作，利用舆论的力量，增强全员的档案建设和保护意识，营造良好的档案文化氛围。要按照国家建设文化强国的精神要求，利用高校人才、智力集中的优势，抓住招生宣传、入学教育、重要会议、校庆活动等时间节点，在内部管理文化、对外服务文化、宣传教育文化和校史传承文化等方面，充分挖掘高校档案的历史资源和文化价值，提升高校档案文化的软实力，为弘扬社会主义核心价值体系、丰富师生精神文化生活，打造出更多档案文化精品。

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本文系2016年江苏省高校档案研究会档案科研立项课题 “教育‘新常态’下高校档案的服务功能拓展研究”课题号：jsgdf2016-10。）