试论事业单位档案管理及其信息化建设

文/广西壮族自治区疾病预防控制中心 梁羡篁 杨继

试论事业单位档案管理及其信息化建设

文/广西壮族自治区疾病预防控制中心 梁羡篁 杨继

档案管理是事业单位的一项重要工作，本文分析了档案管理工作的主要内容、涉及人员及具体工作措施，提出了加快档案管理信息化建设及深度分析利用档案信息等建议，以期完善档案管理工作、充分发挥档案价值。

事业单位；档案管理；信息化

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备考查的文字、图像、声音及其他各种形式和载体的文件。事业单位档案与单位和每位干部职工切身利益息息相关，妥善管理好档案，对单位的稳定和发展具有重要意义。信息化是增强档案管理质量，提高档案信息利用的有效途径，是档案管理发展的必由之路。

一、档案管理主要内容

档案管理是对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的过程，是一项综合系统工作。

（一）档案收集。是按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把散布在各部门和个人手中的资料，集中到单位档案管理部门进行统一管理的过程，是档案管理的起点。

（二）档案整理。是将凌乱无序的档案资料，进行分类、组合、编号、排列、建立宗卷，使档案形成有序整体的过程，是档案管理的关键措施。

（三）档案保管。是对档案进行系统存放和安全保护，并维护档案的完整、安全并便于调用的过程，是档案管理中的重要内容。

（四）档案鉴定。是区别与判定档案真伪、档案价值、保管期限，按规定处理、销毁无保存价值的或保管期满档案的过程，是档案管理中的一项必要环节。

（五）档案统计。是通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程，是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。

（六）档案利用。是查找、转递、分析、利用档案信息，满足工作需求的过程，是档案信息资源作用实现的过程，是档案管理的核心价值。

信息化可以贯穿档案管理的各个流程，使得各环节衔接更加紧密，管理更加高效。

二、档案管理涉及人员

（一）单位领导要统管。做好档案管理工作，需要以下基本保障措施：一是要为档案管理部门配备足够的专业人员，并定期轮派专业人员接受培训，建立一支高效的档案管理队伍；二是要足额安排好档案管理经费，保障耗材的购买、设备的购置维护需求；三是树立档案管理部门权威，要求全体职工遵守档案管理制度，积极配合档案管理部门工作。这些保障措施的实现，均需要单位领导来统筹安排。

（二）主管部门要细管。档案数量卷帙浩繁、内容秘不可宣、涉及方方面面，档案管理事物琐碎繁杂、工作责任重大、成绩不易彰显，需要主管部门严管、善管、细管，需要档案管理人员多动脑、勤用手、管住嘴、平下心。

（三）全体职工要协管。档案是单位珍贵的资料，全体职工都应认识到其重要性，严格遵守档案管理制度。档案是一个流动变化的过程，会随着单位发展不断增加而增长，需要全体职工不断配合更新相关信息，全体职工均应主动按档案管理部门要求，及时提供真实准确的信息。

三、完善档案管理建议

（一）完善档案管理工作制度。依据《档案法》等法律法规和上级部门规章制度，结合本单位实际情况，制订覆盖档案管理各个环节的严密制度并严格执行。做到有制可依，遵制而行，确保档案的真实性、准确性、完整性、及时性、安全性。

（二）加快档案信息化建设步伐。目前不少事业单位的档案管理还是以传统的纸质方式进行，在面对大量的档案是，管理人员很难对大量的信息进行处理，严重影响工作效率。计算机和网络技术的飞速发展，使得档案管理信息化变成可能，信息化管理势必大幅提升档案管理和利用的效能。但信息化也增加了信息泄露的风险，需要在实际工作中加以监管。

（三）提高档案信息分析利用。当前不少事业单位档案信息分析仍停留在简单的统计描述阶段，未能充分发挥出这些信息应有的价值。在信息化、大数据时代，如何充分发挥档案自身价值，成为档案管理面临的新任务，需要深入思考、挖掘、分析、利用档案中的信息。

（四）增强档案管理人员素质。完善制度、信息化建设、深度数据分析等任务，都要求档案管理人员不断学习，不断提升自身素质：一是政治素质。要鉴定政治责任感，提高政治敏锐性，强化政治鉴别力；二是专业素质。要熟悉档案管理相关法规制度和操作技能，熟练使用计算机及相关软件，努力学习数据分析和利用技能；三是职业素质。要以求真务实、一丝不苟的态度开展工作，同时做好保密工作。

综上，档案管理是事业单位的一项重要工作，需要领导重视、主管部门主导、全体职工配合。只有完善制度，不断提升工作人员素质，才能更好地管理好档案。今后还需不断档案管理信息化建设，深度分析利用档案信息，为单位发展发挥更大作用。

[1]杨云华.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].才智,2016(24):292-296.

[2]周晓燕,李彦.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科技展望,2016,26(16):29-31.

[3]王威.事业单位人事档案管理的新思路[J].黑龙江档案,2016,26(3):56-57.