加强干部人事档案信息化 管理全面促进人事管理创新

文/赤峰市人力资源和社会保障信息中心统计室 韩宝丰

加强干部人事档案信息化 管理全面促进人事管理创新

文/赤峰市人力资源和社会保障信息中心统计室 韩宝丰

干部人事档案是记录干部个人工作能力、业绩表现、学历信息、个人信息等的凭证，是单位全面了解、识别和选拔干部的信息基础。加强干部人事档案信息化管理是提高干部档案信息利用率的有效途径，是进一步保障干部人事档案信息安全性的有效措施，是促进单位人事管理创新的必要手段。基于此，本文从分析干部人事档案信息化管理的重要性入手，提出完善干部人事档案信息化管理的措施，以期为相关单位的干部人事档案的信息化管理工作提供具有实践意义的指导性建议。

干部；人事档案；信息化；促进；管理

一、干部人事档案信息化管理的重要性

（一）档案查询更便捷。对纸质档案进行信息化处理，将档案内容保存进计算机系统的相关软件中，能够让档案管理员及其他相关人员通过软件的检索功能，便捷地将其所要查询的信息迅速调阅出来，而不需要通过档案管理人员进入档案管理库从上百份档案中翻阅查询对象的相关档案。信息化管理档案的智能性，使得档案的查询更加便捷，极大地提高的工作人员的工作效率。

（二）档案管理更规范。信息化档案要求所有相关人员的信息必须按照档案信息系统的要求规范填写档案内容，其字体、格式及内容都做了严格的规范，有效弥补了纸质档案中字体不统一、字迹难辨认、格式不规范、内容不完整等弊端。规范化的信息化档案能够使得档案管理人员根据技术的要求，随时对档案信息进行数据迁移与共享，使档案信息的利用率大大提高。

（三）档案保存更安全。由于纸张及笔墨的性质，纸质化档案在保存过程中，要求其必须保存在背光、干燥、温度适宜的环境中，但即使保存环境较好，笔墨仍会随着时间的流逝而渐渐变淡直至消失，纸张也会渐渐黄化或硬化，变得易破易碎。信息化档案能将档案信息进行数字化处理，并进行相关加密，同时随着技术的发展，信息化档案只需要进行定期升级与迁移就能保证信息化档案的完整性、可读性及可用性。且当前的云技术等也能让信息化档案在云端进行保存，为信息化技术更增加了几分安全性。

二、完善干部人事档案信息化管理的措施

（一）完善干部人事档案信息化管理标准体系。建立干部人事档案信息化管理系统，需要建立信息化管理标准。首先，利用信息技术，建立人事档案中必须录入的档案内容及内容格式等，统一标准统一录入。同时对信息化档案明确有权限调阅档案的相关人员，明确写读与只读权限，确定档案的保密极数等。其次，建立审核档案真实性的标准。当前信息技术发达，PS等相关技术能将档案信息内容以假乱真。建立信息化档案，必须制定鉴别电子化档案凭证真实性标准，以此来保障档案凭证作用的有效性。

（二）完善档案信息的安全保障体系。完善档案信息的安全保障体系主要从以下四个方面着手：第一，严格按照国家相关法律法规，对干部人事档案信息进行安全保护。第二，采用当前最新科学技术，对干部人事信息化档案进行相关加密行为，如：人像识别加密、眼球识别加密、数字字母加密、病毒防护、防火墙、安全审计等技术。确保档案信息的安全性。第三，规定系统管理人员定期对数据进行日常管理、维护与数据迁移保护等。第四，完善安全保障制度，对干部档案泄密等事件，严格追查相关责任人责任，并建立相应预警机制，及时弥补档案泄密事件所带来的损失。

（三）完善档案信息的监管机制。干部信息化人事档案管理在相关法律法规方面还存在诸多不完善之处，要保障干部信息化人事档案的完整性、有效性及安全性等，必须建立完善的档案信息监管机制。相关单位应根据信息化档案管理标准，利用信息技术建立监测档案信息调阅记录及跟踪信息，对信息复制、拍照等行为进行及时监测，定期对干部档案信息的情况进行检查，对违反相关规章制度的行为，根据规定严格进行责任追究，确保干部档案信息在严格的制度下得到有效保障。

综上所述，干部人事档案信息化管理为档案管理工作带来了诸多便利之处，提高了档案管理人员的工作效率，同时在一定层面上保障了人事档案信息的安全性。但，当前信息技术是较为新型和专业性的技术，需要专业的人员对其进行管理，对可能入侵单位档案管理系统的黑客等，需要采取及时有效的措施来保障干部信息化档案的安全性，且需要建立严格的监督制度来保障可能出现的档案信息泄密等事件，进而全方位保障干部档案信息的安全性。

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[2]李丹娜.浅谈人事档案信息化管理[J].科技资讯,2014(05):211-212.

[3]李文华.加强人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].办公室业务,2012(04):52.