国土资源档案管理中信息化与数字化技术的运用浅析

2016-11-25江苏徐州沛县国土资源局任惠敏

办公室业务 2016年23期

关键词：国土资源资源管理数字化

文/江苏徐州沛县国土资源局任惠敏

文/江苏徐州沛县国土资源局任惠敏

根据国家资源局的档案管理需要，建立数字化和信息化管理模式，跟紧国家档案信息化、数字化建设的步伐，使得高新技术得到良好的运用。本文通过国土资源局对档案管理的要求，研究了信息化与数字化在档案管理中的应用，以期对今后工作有所借鉴。

国土资源档案；信息化；数字化；运用

经济建设的快速发展和经济体制的不断改革，使得国土资源管理工作显得尤为重要。由于国土资源档案记载了大量重要信息，则信息的保密性非常重要，过去的纸质档案保留性和保密性差，而且查阅和整理都不方便。因此将国土资源档案管理进行变革，在计算机网络上进行信息化和数字化管理已成为档案管理的必然趋势。所以，积极加快国土资源档案信息化、数字化进程，才能在使国土资源管理工作更加良好的发展。

一、国土资源档案管理信息化与数字化的含义

国土资源档案的数字化是信息化的基础，将过去的纸质档案转化为数字化档案，即将传统的纸张、图像、文字等通过扫描、压缩和转化等技术手段将图片和索引储存在计算机上，而在需要的时候可通过各种方便查询的手段迅速的检索出所需要的资料，由此实现了从局部到整体的全面性管理。在国土资源管理工作全面性发展的同时，国土资源档案类型也呈现出了多元化的发展，对于国土资源中依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷和农村土地承包等工作的管理也起到了重要的作用。同时，国土资源档案的类型不断增多，为了更好地管理档案，国土资源档案的信息化、数字化管理有了更重要的优势，各种电子文件、电子档案的产生，已逐步取代了纸质档案，新的数字化媒体的使用，使得国土资源档案的管理工作迈入了一个新的台阶。档案信息化、数字化不仅满足了国土资源部门的要求、提高了工作效率而且增加了经济效益和社会效益。

二、加强国土资源档案管理信息化与数字化建设

（一）加强国土资源档案管理系统设计。国土资源档案管理的信息数字化系统实现了纸质档案和电子文档（包括历史OCR数据、OA系统数据、资料报表数据，音频信息照片信息、幻灯片等）数字化采集、转化、编目、加密和智能化归档；采用Client(客户机、服务器）和Browser(浏览器、服务器）两者结合的体系架构模式。例如我国扬中市国土资源档案管理系统进行了新的设计，在扫描加工系统上和属性数据录入和管理模块采用C/S模式。为了加强数据管理，数据库要求采用Oracle数据库，同时支持SQL等主流数据库。操作系统也更加的完善，采用Windows Server 2003等。

（二）增强国土资源档案的数字化、信息化。国土资源档案的数字化是实现信息化的基础，国土资源档案的数字化录用是新形势下的国土资源管理工作的客观要求，是顺应时代发展的明智之举。加强档案数字化建设，可以极大地提高档案管理工作的工作效率，实现档案管理工作的科学配置、合理组合和资料规范。档案数字化的建立首先要建设档案目录数据库，其次在将档案的内容进行数字化。建设档案目录数据库就是对主题词、分引号等所标注的题目进行录入，形成传统意义上的目录，有利于以后对于档案的查阅和索引。

例如，2011年5月，北京市国土资源局档案数字化项目通过了工作验收，该项目实现了北京市国土资源局系统2008年底前的全部历史档案实现了数字化，涵盖了北京市土地管理的全部业务信息，大大缩短了业务办理时间，提高了工作效率。同时实现了档案信息资源共享，为社会各界提供便捷、高效、安全、准确的信息服务，为档案管的建设打下了良好的基础。

（三）国土资源档案信息化管理优势建设。数字化技术运用实现了国土资源档案的电子化管理，解决了资料在收集整理过程中造成的资料散失遗漏问题。例如我国山东省国土资源档案馆采用新型信息化与数字化技术，在档案管理上取得了巨大的优势，使得电子文件在查阅完成后能够及时收集，快速归档；增强了查询利用能力，提高了检索的效率；标准统一了电子文件，规范要求了文件的使用和归还，保证了信息资源的快速利用；调阅管理更加规范，更加方便，提高了档案资源的利用率。也使得资料得到了有效的保存。

（四）国土资源档案管理数字化的人才建设。将国土资源档案信息化，需要通过计算机网络，档案的调阅完全在计算机上实现，档案的资料传输和数字化转化需要有一定的数字化人才来实现。所以，人才是档案信息化建设的关键，我国只有重点培养管理档案信息化的专门人才，才能使得国土资源信息化、数字化迈进一大步。近几年来，我国国土资源档案馆开展了一系列的档案信息化工作，并在全国各地进行了对档案资料信息管理人才的选拔，让更多的人参与国土资源资料信息化工作。而且福建省国土资源厅开展科普活动，承担有关国土资源科技图书、地质标本等管理工作，为档案信息化管理培养了一批技术人才。