苍溪县人才交流中心档案管理信息化建设的现状与思考

文/四川广元苍溪县人才交流中心 张桂华

苍溪县人才交流中心档案管理信息化建设的现状与思考

文/四川广元苍溪县人才交流中心 张桂华

人才交流中心是社会中极为重要的机构，其主要负责人才交流、人事代理、档案转接、人事建档等多项关键性工作。因而，全面实行人才交流中心档案的信息化管理，是社会发展的必然趋势。本文首先介绍了苍溪县人才交流中心档案管理的基本现状，分析了一些现存问题，然后从制度、重要性和人员素质这几方面出发，探讨了苍溪县人才交流中心进行档案管理信息化建设的具体措施。

人才交流中心；档案管理；信息化建设；现状；思考

当前我国教育事业蓬勃发展，大学毕业生数目日渐增多。而我县人才交流中心属于人事管理的主要部门，如能对其实现全面信息化建设，就能够提高人事档案管理效率，实现档案管理的可持续发展。在新时期下，人才交流中心的档案管理人员必须积极探索信息化管理方法，争取为毕业生及用人单位提供更优质的服务，同时实现档案信息的准确、高效传输。

一、人才交流中心档案管理的基本现状

（一）业务指导体系不够完善。在苍溪县人才交流中心，其档案包含的内容十分丰富，且时间跨度较大。由于档案管理过程中存在一部分主客观因素，导致档案信息不时产生差错，或是出现数据不统一等现象。还有的时候，由于业务指导体系出现问题，同一种信息却有几种不同的记载，使得当事人或单位难以查询到确切信息。

（二）设备设施投入不足。在我县全面普及档案管理信息化建设，是一项非常重要而又艰难的工作。要宣传档案信息化管理的重要意义，就必须要获得上级的重视及支持，如此一来才能将信息化建设工作纳入议事日程。但目前，人才中心仅有2台电脑，无扫描仪等其他现代化信息录入设备，明显存在财力、人力等方面投入不足。这一情况会在一定程度上限制档案管理信息化建设工作的发展，使其难以跟上社会向现代化发展的脚步。

（三）档案管理人员素质与技能亟待提高。在我县人才交流中心，其档案管理信息化建设的核心非人才莫属。在当前苍溪县人才交流中心的档案管理人员中，普遍存在年龄较大、专业技能掌握不足、信息技术水平低等情况。这些管理人员大多缺少信息化建设的意识，也很难学会当前先进的信息技术，因而无法满足人才交流中心档案管理信息化建设的首要需求。

二、问题产生的主要原因

（一）没有建立完善的政策法规。业务指导体系存在缺陷，主要是由于没有建立其相对完善的政策法规。在档案管理信息化建设中，初始档案和电子档案未能完好地交融和衔接，在建立数据库时也没有及时处理好标准化、规范化等问题。如果缺少了必要的政策法规和业务指导体系，档案管理人员就得不到方式和方法上的引导，从而导致档案管理信息化建设无法落到实处。

（二）没有意识到档案管理信息化建设的重要性。当前对档案管理投入的人力、财力不足，主要是因为政府没有意识到档案管理信息化建设的重要性。从当前苍溪县人才交流中心的档案信息化建设现状看，各级领导和部门对信息化建设工作还没有引起足够的重视，这使得档案管理工作在革新过程中止步不前，体现不出原有的重要作用。

（三）没有对管理人员进行专门的培训。当前我中心的档案管理人员普遍存在素质不足的情况，这是因为没有对这部分人员进行定期的专业培训。管理人员没有经过良好的培训与学习，其信息化技能和运用意识便明显不足，跟不上现代社会的发展脚步。

三、我县人才交流中心进行档案管理信息化建设的具体措施

（一）完善有关规章制度和业务指导体系。在我县人才交流中心实现档案管理信息化建设，是当前新时期背景下社会发展对我县人事档案管理工作提出的最新要求。要完成此项任务，就必须全面贯彻信息化建设思想，完善有关的规章制度，建立起科学的业务指导体系，促进人才交流中心的档案管理工作朝着信息化方向迈进。苍溪县人才交流中心不应照搬以往人工管理的方式和制度，而应当遵循目前信息化建设的主要方向和理念，结合我县实际情况，制定出新的规章制度与工作流程，使得人才交流中心的档案管理工作有据可查、有章可循，提高档案管理工作的有效性与规范性。尤其是在管理人事档案时，其档案内容大多会关系到当事人的个人隐私。对于这类档案，更应当制定出完善的规章制度，确保人事档案包含的信息能够得到有效保护，从而进一步推动档案管理信息化建设的发展。

（二）强调档案管理信息化建设的重要意义。从当前情况看，我中心的一些管理人员还没有认识到档案管理信息化建设的重要意义。而随着我县人事制度的改革已经步入一个新的阶段，各档案管理人员也应当提高对信息化建设的重视。人才交流中心的档案管理人员必须要严格遵守国家的政策法规，在制度的指引下积极开展档案管理信息化建设工作。县级领导和有关部门要加大对信息化建设的财力与人力投入，同时强化人才交流中心的基础设施建设，为档案管理信息化建设提供必需的物质基础。实现档案信息化管理，不仅需要投入更多资金，还需要档案管理人员充分意识到档案管理信息化建设的重要意义。苍溪县有关部门要做好档案管理信息化建设的宣传工作，使大多数人都能深入理解档案信息化管理的好处。人才交流中心的管理人员也要积极提升自我，在意识到档案管理信息化建设重要性的前提下，提升服务质量，真正做到将档案管理信息化建设视为本职工作中最为关键的内容。

（三）提高档案管理人员的素质和技能。要实现人才交流中心的档案管理信息化建设，就必须建立起一支高素质的档案管理团队，全面提升档案管理人员的专业技能与素养。在档案信息化建设时，档案管理人员不但要具备极为丰富的档案管理经验，还必须具有过硬的专业知识水平和信息化管理技能。管理人员应拥有强大的探索精神和创新意识，还要能够熟练操作新型信息化管理设备。我县有关部门要对人才交流中心的档案管理人员进行定期培训，提高其档案管理理论素养与实际管理能力，同时培养管理人员对纸质档案的处理能力，以及对信息化档案的归档分类水平。管理人员要坚持与时俱进，开拓创新，改变以往落后的服务理念，利用信息化、网络化、现代化的管理手段，改进服务形式，提高服务质量，以此满足社会向信息化层面发展的实际需求。管理人员还要主动学习新技术、新知识，争取做到高质、高效地完成本职工作。

四、结束语

在我县全面推行人才交流中心的档案管理信息化建设，不但是大势所趋，也是人心所向。当前社会是信息化社会，强化人才交流中心的信息化管理，能够在很大程度上提升管理质量及效率，使管理工作发挥出更好的作用。档案管理信息化建设需要结合我县实际情况，循序渐进。要完善相关政策法规，宣传信息化管理的优势，同时提高管理人员的素质与技能，促进档案管理工作朝着信息化方向迈进。

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