大数据背景下民政档案管理初探

2016-11-25洮南市社会救助事业中心李亚红

办公室业务 2016年23期

关键词：民政部门民政背景

文/洮南市社会救助事业中心李亚红

大数据背景下民政档案管理初探

文/洮南市社会救助事业中心李亚红

大数据背景下，我国民政档案管理工作面临着重大挑战，民政部门作为社会公共职能执行的机构，它肩负着社会管理的重要职能，开展的工作业务涉及范围大，加大民政档案管理的创新已迫在眉睫。本文就大数学背景下民政档案管理作了相关的分析。

大数据背景；民政档案；管理

民政档案是民政部门工作的依据，它是民政工作最真实地反映，涉及了救灾救济、低保优抚、婚姻登记等多方面的内容。当前社会发展形势下，国家对民生事业越来越重视，民政部门在工作过程中产生的档案信息也越来越大、越来越多，对民政档案管理工作也提出了更高的要求。大数据背景下，民政部门要想做好档案管理工作，就必须严格按照国家相关法律法规来执行相关工作，要改变传统档案管理方式，要结合时代背景，善于利用信息技术来提高档案管理水平，进一步促进档案管的利用效率，从而更好地服务群众。

一、大数据背景下民政档案管理工作暴露的问题

（一）档案管理方法落后。就当前民政档案管理工作来看，依然保留着比较传统的档案管理模式，档案的存储依然采用纸质档案袋的形式，而在大数据背景下，民政部门的档案数量不断增加，档案信息量也在不断增加，而这种传统的档案管理方法、模式也逐渐暴露出它的弊端，难以满足大数据背景下民政档案管理工作的需要，影响到了民政档案管理质量和水平的提高，不利于民政档案的利用。

（二）民政档案信息化建设步伐缓慢。随着大数据时代的到来，民政档案数量不断增加，对民政档案管理工作也提出了更高的要求。而当前民政档案信息化建设步伐还比较缓慢，档案管理水平还比较低，档案的开发利用率低。而造成这种现象的就是民政部门对档案管理工作的不重视，没有划拨专项资金去推进档案信息化建设。

（三）档案管理人员问题。大数据背景下，对档案管理人员也提出了相应的要求，不仅要求档案管理人员具备专业的档案管理知识，较高的职业素养，同时还应当具备熟练的计算机操作能力，然而就当前民政档案管理工作人员来看，他们的能力水平有限，职业素养还有待于提高，在档案管理工作中不能认真对待档案工作，从而造成各种问题的出现，影响到档案管理质量。

二、大数据背景下提高民政档案管理水平的措施

（一）管理方法的创新。大数据背景下，传统的档案管理方式已经不适应民政档案管理工作的需要了，而民政部门要想提高档案管理水平，就必须对档案管理方法进行创新。在档案管理中，要抛弃旧的观念，要促进人工管理向信息化管理的方向转变，以计算机技术为依托，推动档案信息的信息化管理，从档案的记录、存储到应用等过程都实现信息化管理，从而确保档案信息的安全性，提高档案管理水平。

（二）加大投入，推动信息化建设。信息化建设发展已成为社会发展的必然，尤其是在大数据背景下，推行信息化建设，可以提高数据处理速度和效率，节省成本。对于民政档案管理工作而言，民政部门应当认识到信息化建设的必要性和重要性，要积极地推行档案信息化建设。要加大资金投入，完善基础设施，为档案信息化建设配置齐全的设备、设施。同时，要加大计算机技术的应用，就民政档案工作建立信息化的档案管理系统，在档案管理系统中，对档案进行分类，如婚姻登记系统、救灾救济系统、社会福利系统等，从而更好地进行档案管理，提高档案信息的利用率。

（三）加强档案管理人员的管理。大数据背景下，信息化建设已成为必然，而在推行信息化建设的过程中，加大专业技术人才的培养与管理格外重要。对于民政档案管理工作，要想促进民政档案管理水平的提高，民政部门就必须重视全面型的档案管理人才的培养与管理。首先，要加强档案管理人员的教育，提高他们的专业能力和职业素养，提高他们对档案管理的认识；其次，要加强档案管理人员专业能力的培养，不仅要注重专业知识的教育、管理能力的培养，而且要加强档案管理人员计算机操作能力的培养，为档案管理工作培养现代化的管理人才。另外，大数据背景下，民政档案数量不断增加，民政档案管理人员在超负荷的工作环境下很容易产生一些消极的心理，从而影响到档案管理工作的开展。而为了更好地激发他们的工作热情，民政部门还必须加强档案管理人员的心理教育，同时还应当采取有效的激励措施来激励他们的工作积极性，如物质激励，对档案管理人员在生活上给予一定的帮助，解决他们生活上的困扰，从而促使他们全心全意地投入到档案管理工作中来。

（四）完善档案管理制度。制度是一切工作执行的标准和依据，只有健全的制度，相关工作才能有效顺利地进行。在民政档案管理工作中，要想确保档案管理工作的顺利进行，就必须健全相关管理制度。首先，必须严格按照相关法律法规制定健全的档案管理制度，以制度约束行为；其次，民政部门必须建立有效的监督机制，对档案管理工作进行监督，确保档案管理质量。另外，必须需全面落实责任制，将档案管理的责任落实到管理人员的身上，进而提高档案管理人员工作责任心和责任意识。