医院文书档案管理的特征以及创新方法

2016-11-25贵州省都匀市黔南州精神病医院陈佳强

办公室业务 2016年16期

关键词：文书档案管理医院

文/贵州省都匀市黔南州精神病医院　陈佳强

医院文书档案管理的特征以及创新方法

文/贵州省都匀市黔南州精神病医院陈佳强

本文主要针对医院文书档案管理的特征以及创新方法进行研究分析，并且依据实际情况提出了一些意见，希望能够推动医院文书档案管理工作的开展，推动我国医疗卫生事业的持续发展。

医院文书档案；特点；管理方式；创新

在医院文书档案管理工作中，其主要作用就是对医院的行政管理进行记录，能够有效地反映出医院的日常管理状况，同时还包括了医院的长久发展规划、医院年度工作总结以及阶段性工作总结、医院资料统计、重要会议记录等，对于医院的发展具有重要作用。就现阶段来说，医院文书档案管理工作已经成为医院管理工作的重要构成部分，随着医院的不断发展，传统的管理方式已经不能满足实际的工作需求，只有不断地进行创新才能保证相关的开展。

一、医院文书档案管理工作的特征分析

在医院文书档案管理工作中，所涉及的领域较宽、档案的类型种类较多，并且具有很强的综合性，能够反映出医院的基本状况。通常来说，医院文书档案管理工作的特征主要有：

（一）综合性。在实际的医院文书档案管理工作过程中，相应的档案管理都是通过医院的内部机构对医院的综合档案进行管理，如果从档案的类型来看，其主要包含了：人事档案、基础建设档案、科学研究档案、财务管理档案、医务工作档案、总务工作档案、医疗设备档案、医院党务工作档案等。如果从档案文件的来源进行分析，不仅包括了上级部门所印发的或者医院自身制定的相关规章性、政策性、指导性、业务性的文件，而且还包括了和医院相关单位或者其他部门往来的文件或者一些编史修志的文件材料。

（二）专业性。通常来说，医院在实际的工作过程中都是以相应的医疗工作为主，并且在实际的工作中能够形成相应的文书档案，能够反映出主体工作状况，所以，相应的文书档案内同具有很强的专业性。例如：医院在发展过程中制定的长久计划、业务诊疗等，各方面的档案管理都具有一定的专业性。

（三）保密性。在医院文书档案管理工作中，做好档案管理工作的主要目的是为医院的相关工作提供一定的指导作用，并且相应的文书档案管理工作具有极强的保密性、业务性等特点，其开放程度较低，仅限于在医院的工作人员进行查看，不能提供更深层次服务。

（四）阶段性。医院在发展过程中，相应的行政管理科室较多，所形成的文书档案也存在一定的松散性，因此，为了保证医院在某一个阶段的某项工作能够顺利进行，并且所形成的文件具有一定的连续性、系统性以及完整性，所以，医院现阶段的文书档案管理工作的周期为一年或者半年。

二、医院文书档案管理工作创新

（一）加强医院文书档案管理的规范化。就现阶段而言，医院在文书档案管理工作中，应该积极制定完善的医院文书档案管理工作机制，保证管理工作的规范化。同时，医院的相关部门还应该积极制定相应的落实制度，保证相关工作能够得到有效落实，对文书档案管理的各个环节进行控制，保证各个环节都能够严格按照相应的程序进行工作，从而能够有效的提高工作质量。

（二）开展文书档案归口管理机制。在实际的医院文书档案管理工作中，文书档案管理主要涉及人事档案、基础建设档案、科学研究档案、财务管理档案、医务工作档案、总务工作档案、医疗设备档案、医院党务工作档案、办公室档案管理等方面，其中办公室档案管理工作是整个工作开展的核心部分，因此，医院的相关部门应该将相应的文书档案管理归口到办公室档案管理工作中，积极地对各个科室的工作人员进行督促，保证相应的文件能够及时完成整理、上交，此种方式有效地避免了办公室档案文化出现分散、混乱、堆积等现象，保证了文件档案的齐全、完整性，同时，还具有良好的保密性，实现了专一化管理，提高了医院文书档案管理工作的整体水平。

（三）加强对文书质量的控制。文书质量是档案管理工作的前提，文书通过收集、整理、归纳总结最终形成档案，所以，文书质量对于档案管理质量具有直接影响。因此，在实际的管理过程中，工作人员应该依据实际情况对文书的规范状况进行综合分析，找出问题所在，积极对相应的预防安全进行修正；另外，还要积极对医院的工作人员进行培训，开展以文书处理为主题的专业讲座，能够提高医院文书质量。另一方面，还要加强对文书档案收集、整理等工作的监督，保证良好的工作，同时，还要积极对相应的底稿进行保存，在相应的工作完成以后，工作人员应该积极对文书档案进行核对，保证其准确性。

（四）加强对信息管理技术的应用。在现代化管理工作过程中，工作人员应该积极将计算机技术以及数据库技术进行结合，改变传统的管理模式，制定一体化管理方式。首先工作人员应该积极依据实际状况对各个科室的文书档案进行整理，使其更具规范性，然后，在将其制作成为电子档案，对其进行编号，通过扫描以后储存到数据库中；最后，完成电子档案的收集整理。另外，还要做好相应的保密工作，制定完善的安全管理系统，加强对文书档案管理系统的安全系数，才能保证文书档案的安全，有效地提高文书档案管理工作效率，推动医院的发展。