档案信息化建设若干问题解析

2016-11-25谷城县住房保障和房屋管理局崔万有

办公室业务 2016年16期

关键词：部门档案管理信息化

文/谷城县住房保障和房屋管理局　崔万有

档案信息化建设若干问题解析

文/谷城县住房保障和房屋管理局崔万有

本文对房产档案信息化建设中存在的问题以及档案信息化管理的重要性进行详细的分析，并提出信息化档案的开展对策。

房产档案；信息化建设；重要价值；问题

随着信息技术在档案管理中的不断推广，各地的房产档案都开始采用信息化模式对档案进行管理，虽然这种档案管理方式极大地提升了管理工作的效率，但是在开展的过程中还是存在资源利用不充分以及管理意识不足等问题，这些都对房产档案的管理与利用造成了一定的影响，因此，想要更好地对房产档案进行管理，必须要对存在的弊端进行深入地分析，同时思考出有效的解决方案，确保档案信息化建设的有效开展，从而提升房产档案管理效率，使之能够符合档案管理事业的发展。

一、实施信息化档案的重要价值

（一）提高档案管理工作效率。实施信息化档案建设，能够有效地改善以往档案管理中存在的一些问题，并能打破原有工作地点以及其他因素对档案工作的限制，使该项工作能够向科学、高效的方向进行发展，从而提升该项工作的服务质量与效率。

（二）帮助档案工作实现可持续发展。随着信息技术的不断进步与普及，信息化办公已经成为今后社会发展的必然趋势，档案管理工作自然也不例外，无论是在档案管理的理念上，还是管理、保存方式上都与以往有所不同，档案管理系统也在不断进行着改进与完善。房产档案管理部门只有全面、详细地认识到档案信息化建设的必要性，才会使档案相关的各方面工作得到有效提升，使其能够与时代的发展相符，实现可持续发展的目标。

（三）开发出新的管理功能。建立信息化档案管理系统能够对房产档案的信息进行科学的分析、整理，在管理方面具有诸多新的功能：

1.数据预警功能。这种功能其实就是对房产的交易数据进行分析，能够使政府有关部门以此为根据，并使其与房产市场的实际情况与发展前景相结合，从而对市场的房价做出宏观的调控，实现房产市场的平稳发展。

2.信息分析功能。就是管理者在对档案信息进行录入时，会建立数据分析系统，电脑系统能够自动对这些数据进行分析、整理，相关部门人员可以根据分析的结果对本地的房产开发作出正确的决策，从而有效规避风险。

二、实施档案信息化存在的问题

（一）档案信息资源整理方面的问题。归纳起来主要有如下几点：

1.信息归档完整性较低。房产档案涉及的内容与部门较多，信息的来源较为分散，很难保证信息归档的完整性，虽然各部门之间也建立了信息传输系统，但使用率并不高，人们还是更加倾向使用传统的归档手段。

2.档案整理存在一定的难度。建立一份完整的房产档案需要与多部门之间进行联合，这些部门之间都是独立的，因此在进行信息传输时很容易出现信息遗落以及重复的情况，这些都对档案的管理造成了一定的阻碍，对于档案信息化的开展产生了一定的负面影响。

3.对档案资源的再利用效率较低。目前相关部门对于房产档案的信息数据并没有进行深层次的发掘，只是将其当成是房产依据进行储存，导致很多档案都处于闲置的状态，并没有对这些信息进行开发、再利用，导致档案真正的价值并没有被充分体现出来。

（二）对档案信息化管理的认识并不全面。虽然电子档案的使用已经经历了一段时间，但是一些档案管理人员对于信息化管理模式的认知并不全面，单纯地认为信息化管理仅是对档案信息的存储，实际上对档案进行电子化储存只是信息化管理模式中的功能之一，想要将这种管理模式的功能全面发挥出来就需要建立一个完整的档案管理体系，并要对信息化管理进行全面的了解与认知。

（三）对于档案信息化建设的重视程度不足。导致相关人员对于档案信息化建设重视程度不足的原因主要有两个方面，一方面，一些档案管理机构并没有设置一套较为成熟的信息安全防御机制，致使一些档案管理人员并没有对信息安全进行正确的认知，在档案管理和检查方面也没有进行高度的重视。另一方面，就是技术方面的问题，主要就是档案信息安全方面的问题，由于一些档案人员并没有系统学习过计算机安全防御技术，因此无法为电脑安装杀毒、防御系统，导致档案信息保存的安全性存在一定的风险，而部分档案管理人员对于安全防御问题并没有给予足够的重视，这些都会导致档案信息丢失或损坏等情况的发生。

三、实施档案信息化的应用对策

（一）建立健全的档案信息资源库。房产档案的信息数量规模极为庞大，想要建全建立的档案信息资源库并不是一朝一夕就能做到的事情，相关人员必须要投入足够的耐心与决心，首先要对档案的储存系统进行更新，可以选择安全性能较强的“SAN”储存系统，并要设立配套的光盘备份以及恢复体系，从而将现有的资源库光盘复本保存下来。要设定自动化备份功能，使系统能够定期对制定的信息内容进行备份与恢复。除此之外，还要设置动态的信息更换系统，此系统和静态的档案信息储存系统并不相同，它并不是固定不变的，而是可以根据房产权属的变化而随之发生改变，是一项针对业务的档案信息动态机制。使用动态的管理系统能够使档案信息随着房产权属的变动而进行更新，同时会将变更的信息传输到相关房产管理部门的电脑终端上，从而实现房产产权的在线实时更新，使档案中产权的转让和变更以及查封等状态与信息能够与实际情况相符。

（二）提供强大的技术和资金支持。针对信息化管理模式推广中存在的技术方面的问题，相关管理部门可以通过提供强大的技术支持与资金支持来帮助解决这一问题，可以从以下几个方面入手：

1.加大对信息化档案管理的投入资金数额。相关管理部门要提高对档案管理的重视程度，建立专项的投入资金，并要按照实际的工作开展情况对资金进行及时地调整。除此之外，还可以通过服务外包的方式，对档案信息化建设体系进行改革，要支持档案管理部门对自身的管理技术进行提高，从而实现高质量管理的目标。

2.优化档案管理软件与硬件方面的设施。在得到足够的资金支持之后，档案管理部门就应对自身的各种设施进行详细的检查，并制定出适合的设施优化方案，打造良好的信息化办公环境。与此同时，要对电脑管理软件进行更新、升级，使管理软件既能对房产市场的动态进行追踪，又能提升对档案信息的管理效率，真正实现高速率档案管理。

（三）规范档案管理工作程序。想要实现高质量的档案管理工作，就需要规范档案管理的工作程序，要对档案建设与管理中的每一工作环节制定明确的操作标准，从而保证工作质量，提升工作效率。因此信息化档案需要对纸质档案进行扫描或者文字录入等，并将其转化为电子档案，在这过程中如果工作人员的操作不当都会造成档案信息的失实，因此要对档案接收以及人工输入等环节进行规范，并要保证严格按照相关条例进行操作，保证档案管理的高效性。

（四）提高对档案信息安全的重视程度。档案管理部门要加强档案管理者对于信息安全的重视程度，并要对人员进行系统地培训，让他们能够对信息安全的重要性进行全面的认知，并要提升他们对于信息系统安全防御能力水平，使其能够在工作时准确判断可能存在病毒的软件与文件，并能够对其进行正确的处理。

（五）设立健全的信息化档案管理体系。仅凭档案管理部门对档案进行管理的力量毕竟有限，因此档案管理部门要与房产管理相关部门进行联合，建立档案管理局域网络，对各部门进行统一管理，真正实现信息化档案管理。要对每一部门的信息管理与录入制定明确的制度，保证信息能够完整、准确地传输到档案管理部门，并要设定每一部门对于档案查看与使用的权限，保证档案信息的安全性与保密性。