办公自动化系统的设计

任庆远

摘要：随着信息科学技术的飞速发展，办公自动化（Office Automation，简称OA）在技术和应用上都得到了更高层次的发展，人们逐渐意识到对办公管理系统的运用可以使日常办公工作更加方便、快捷和高效。而办公活动重要性的日渐突出，也引起了企业管理者的普遍重视，他们越来越感觉到没有信息技术支持的企业管理是力不从心的，因而办公自动化系统应运而生。长期以来，人们对以纸质文件为中心的传统办公方式习以为常。这不仅耗费了大量的人力、物力、财力，而且效率低、时效性差、容易出错，不利于企业长期稳定、高效的发展。而应用新型的办公自动化系统能够将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事的工作效率和对信息的可控性，很好地规范并改进了现有的企业管理，降低了办公成本，提高了执行力，使管理趋于完善，企业更具有竞争力。

整个系统采用模块化开发方式。采用ASP.NET（动态网页制作技术）、Microsoft SQL Server2008数据库平台、Visual C#，结合了B/S模式结构、JavaScript等技术来实现。

本论文主要介绍了课题为企业OA办公管理系统的背景与意义，使用的相关技术与平台，并在企业办公自动化需求分析基础上，设计并实现了该系统。系统包括人事管理、考勤管理、文档管理、日程管理、系统管理、消息传递和新闻通知的功能。重点说明了OA办公管理系统设计的需求分析、设计方法、核心技术和解决方案。

关键词：嵌入式系统；ARM；Linux；WEB浏览器

现代市场经济环境下，竞争愈加激烈，为了提升企业的核心竞争力，企业需要构建自己的办公自动化系统平台，传统的纸质办公方式效率较低，资源耗费较大，为了应对复杂多变的市场环境，办公自动化系统的开发和设计可以有效地提升企业的办公水平，在扩展性强的功能界面之下，可以增强企业的整体竞争力，提升内部管理水平。

一、办公自动化系统的开发核心技术阐述

现代企业办公自动化系统要遵循以需求为导向，以应用促发展的技术发展战略和原则，构建业务安全支撑的环境，在开放式的上下互联的信息共享环境下，可以增强办公自动化水平。

1、多层B/S结构

在系统平台的安全性和可扩展性方面，多层B/S架构具有不可比拟的优势特点，办公自动化系统平台要采用先进的基于Java平台的多层应用体系架构，在人机交互的界面之下，将部分逻辑事务运行于系统前端；部分逻辑事务运行在服务器端，在这个多层架构之下，可以实现复杂的功能，办公自动化系统使用JSP、Serlet、EJB、XML等通用编程语言，实现对数据库的安全可靠性访问。

2、XML及Web Service技术

可扩展标记语言XML是基于结构化信息的标准文本格式，在严格的语法要求之下，可以进行标记的自行定义，并进行数据库信息的统一转换，具有良好的扩展性。

3、NET技术

它是相关产品和技术的集合，其相关要素有操作系统、NET Framework、服务器软件、程序开发工具、编程语言。

二、企业办公自动化系统的设计和实现

1、系统的功能需求分析

1.1 企业要构建以文档管理和信息交流为核心的办公自动化系统，这个系统的功能主要有如下需求：

（1）用户登录功能。在企业办公过程中，需要对使用用户进行账号管理，如：用户注册、登陆、退出、信息修改等，这是基础性功能。

（2）通讯录管理功能。办公自动化系统之中，可以对日常办公活动的联系人进行管理，可以对联系人的姓名、性别、职位、联系方式等信息，进行自由的添加、修改和删除。

（3）日程安排管理功能。在办公自动化系统中，要提供办公人员日常工作日程的安排，具有提醒功能。

（4）邮件管理功能。企业办公人员之间要实现电子邮箱服务的链接，这样，可以永久保留通讯记录、日程安排记录等资料，而且联系方便而快捷。

（5）考勤管理功能。在系统中的该模块用于对工作人员的信息添加、修改和删除，并对职工的考勤信息进行查看和申请等。

（6）文档管理功能。在企业办公自动系统中，可以在这一模块中实现公文的收发管理，可以采用电子化的手段，进行文档的实时收发和进度追踪处理，相关人员可以及时获悉公文签发的状态，并进行文档的流转。

1.2 系统安全性需求分析

系统要采用强劲的安全保护策略，不能有任何网络环境、操作系统、应用软件系统、备份系统方面的安全隐患，要能够快速对系统进行快速备份和恢复，避免损耗过多的系统资源，同时，要具有良好的安全性能，主要满足两个方面的性能需求：（1）响应能力。录入单据的响应时间<10s；复杂查询响应时间<30s。（2）处理能力。当在线用户约为500户时，不能有过于明显的延时操作和反应，要保持操作流畅、稳定。

2、办公自动化系统的设计实现

2.1 用户登录管理模块。该模块主要用于对用户的登录验证、登录状态和权限的授予管理。

2.2 通讯录管理模块。该模块中要提交用户名，验证使用用户的权限，确认其是否有权进行操作，然后，输入联系人的信息，并对联系人的信息进行验证，最后实现对数据的更新。

2.3 日程安排管理模块。该模块的设计主要是查看工作人员的日程安排，主要包括企业内部的年会安排、部门日程安排、小组日程安排、外部合作日程安排等，还可以向数据库中添加新的日程安排记录、修改日程安排和删除日程安排等。

2.4 邮件管理模块。这个系统模块之中的登录用户可以及时收发邮件，并查看已有的邮件，进行内部信息的交流，实现对外沟通与对接。

2.5 考勤管理模块。该模块的设计主要是对职工的考勤信息进行添加、修改、删除和查看。可以通过系统动态地设置考勤无效时间，确保考勤签到、签退的准确性。同时，还可以对考勤信息进行统计，诸如：部门出勤率、迟到、早退、旷工天数、工作天数等，并将这些信息导出到Excel表之中，进行管理。

2.6 文档管理模块。在这个系统模块之中，主要用于对公文文档的浏览、构建、编辑和发布。（1）浏览公文流程。首先要对收文进行登记，记录详细信息，再交由上级审批，通过审批之后，经由发文管理功能模块，下发给各个部门。（2）创建公文。由相应权限的人员拟稿，将需要发送的文件制作成办公文档。（3）编辑公文。通过设置按钮，对拟稿文件进行编辑和修改。（4）发布公文。这是通过系统公告，在系统首页可以实现用户查看功能。

三、结束语

总之，办公自动化系统在网络技术的支撑之下，应用先进的硬件平台和软件系统，对办公相关功能进行自动化设计，在人机互动的界面之下，实现用户登录管理、通讯录管理、考勤管理、文档管理、邮件管理等功能，从而提高了企业的办公自动化水平。

参考文献：

[1]李晶.中小型企业办公自动化系统的设计与实现[D].厦门大学 2013

[2]韩宁宇.西安市教育局办公自动化系统的研究与实现[D].电子科技大学2010

[3]李继洲.上海浦东发展银行办公自动化系统的设计与实现[D].山东大学2014