学院制下学院办公室工作机制初探

学院办公室作为学院内设的综合管理机构，其地位和作用不言而喻。其管理能力与管理水平及工作效率将直接影响着学院工作的高效运转。为此，思考学院制下学院办公室的工作机制与模式，具有非常重要的意义。

一、学院制下学院办公室工作机制运行现状与特点

目前，学院制下的学院办公室尚没有统一的工作运行机制和管理模式，有的运行“多线制”工作模式，有的运行“单线制”工作模式。张伏力认为，学院办公室的工作模式不能整齐划一，应当根据学院领导对学院办公室的重视程度和对学院办公室的认识与理解而定。

所谓“多线制”工作模式，指的是学院办公室是一个“不管部”，工作涉及学院的各个方面，上对校级有关职能部门，学院领导，下对学院内的各个群体，学院办公室是学院的真正综合管理部门、中心枢纽，学院所有的工作均从学院办公室这个出口下去，如学院的教科研、学科专业建设、师资队伍建设、党群工作、人事后勤、学生等各方面工作，呈现出“多线制”工作特性。所谓“单线制”工作模式，指的是学院办公室名义上是学院的综合管理部门，实质上只是一个行政办事机构，只负责学院内的日常事务管理等工作。关于教学、科研、党务、学生等工作，学院又设立了相应的管理机构，如教务办公室、党务办公室等，分别对应联系上级有关职能部门，分别负责学院内部的各项条块工作，分别由相应的院领导分管负责，一般行政和师资办公室由院长分管，党务及学工办公室和团总支由党总支书记分管，教务办公室由分管教学副院长分管，科研办公室由分管科研副院长分管，呈“单线制”工作特性。

以上两种工作模式，有着各自的特点与属性。“多线制”学院办公室的中心枢纽地位更加明显，且在领导体制上呈现“多线性”，由学院领导“共管”，工作内容上呈“多样性”，涉及学院的各个方面；“单线制”工作模式的工作内容相对具体，主要负责学院的日常事务性管理、协调与组织等，领导体制单一，一般都由院长“直管”，其实也会受其他领导“间管”，但由于学院内部分工的进一步精细，其中心枢纽地位已不再那么显现。“单线制”的学院办公室工作模式有时候很容易被狭义理解为院长办公室模式。但不管学院办公室采用的是什么样的工作机制与模式，其办公室职能均不变，即参谋、服务、协调、管理等。

二、学院制下学院办公室工作运行机理分析

（一）领导机理。所谓领导机理，指的是为了实现学院办公室在服务人才培养、教学与科学研究及社会服务等方面的作用，而采取的领导运行规则。到底采用“多线制”工作领导模式，还是“单线制”工作领导模式，应该由学院领导通过调查研究学院办公室工作人员的知识机构、能力素质结构等，并结合学院院情决定。“多线制”工作模式的领导机理是“共管”，没有明确由哪一位具体的领导分管，此时办公室面对的是一个领导群体。如何在这个群体领导下做好办公室工作，是一件非常不容易的事情，领导之间的不同意见乃至矛盾都会一定程度上增加办公室的工作难度，必须要有一个好的领导运行规则，不然就会很容易产生内耗，从而降低办公室的工作效率。我个人认为，做好“共管”模式下的办公室工作有两个方面的影响因素，一是领导群体层面，领导群体必须和谐，不能内耗。二是办公室自身层面，办公室要积极地做好领导间的协调工作，当好“粘合剂”。坚持四个原则：一是实事求是原则；二是政策法规原则；三是灵活机动原则；四是程序与方法原则。“单线制”工作模式的领导机理是主管领导“直管”与其他领导“间管”。主管明确，任务精细，此时办公室工作的重点任务就是做好定位与工作到位，不越位、不错位。坚持分内事务主动干，政策清楚，领导明示大胆干。

（二）制度机理。制度机理，指的是保障学院办公室高效运行的制度规则。“实践证明，任何高水平的管理，都必须有科学的制度先导，办公室工作涉及面广、头绪多，若没有一套健全完善、切实可行的规章制度和严格的办事程序，就容易造成管理上的无序和混乱，出现工作失误”。首先是制度设计。必须加强制度建设，要制订符合学院实际，能够保障学院办公室高效运行的办公室管理制度，依据学院管理实际，以满足办公室管理工作现实要求，满足学院教职员工发展需求为出发点，系统性地制订各项规章制度，如议事制度，学习与进修培训制度，岗位责任制等。这些制度必须随着形势与任务的不断变化，及时进行完善与修订。其次是制度执行。再好的制度，如果不能够有效地执行，也是没有用的。制度执行不能因人而异，领导更应模范遵守，这样才能确保办公室工作的高效。切忌以“人”为中心去制订与落实有关制度，要真正做到有章可循，有法可依，高效执行。要严格防止制度执行上的“破窗效应”，牢牢坚持“热炉子法则”。所谓“破窗效应”，指的是制度一旦被破坏，且没有得到及时制止时，就会纵容更多的人去破坏，不遵守、不执行。“热炉子法则”指的是制度就像一个火炉，围着可以取暖，碰到就会被烫伤。

（三）工作机理。工作机理，指的是学院办公室的工作方式与方法。“多线制”的工作强调的是统一指挥、统一管理。学院各方面的工作都从办公室这个出口下去，由办公室进行统筹与督办，工作环节上的手续较少，工作安排一般都较为顺当；而“单线制”工作强调的是分工配合。由于条块工作办公室由不同的领导分管，有时候很容易出现这个工作不在我的工作范围之内，不应该由我做，我受这个领导领导，不受其他领导领导，通俗一点就是属这个领导的人，不是其他领导的人，出现了“派别”。此时，协调，尤其是领导与领导之间的关系协调就显得尤为重要，只有调节好领导与领导之间关系，条块工作办公室与办公室之间的关系才能理顺，才能够达到分工合理、步调一致。但有时意见很难达成一致，且办公室有好的意见和建议，领导又不能马上接受和吸纳，这都大大地增加了办公室的工作难度，工作分工虽细，有时步调却很难达到一致。这些问题都要求学院办公室工作人员必须改进工作方式和方法。首先学院办公室工作人员的思想观念必须解放，思维与工作方式要随着形势与任务的不断变化及时转变，主动了解掌握全院的工作情况，并与其他办公室及系、教研室建立良好的协调关系，变被动工作为主动工作，办公室工作本来就存在一定的被动性，如何变被动为主动，是办公室工作人员必须认真总结与探索的问题。其次是同事之间的共同工作要讲究艺术，相互尊重、相互信任，积极地进行沟通与交流。第三是在“互联网+”下，充分地发挥现代化办公室设备的效用。

三、强化学院制下学院办公室工作的几点思考

（一）领导的重视程度决定着办公室的作用发挥。王秀繁指出：“办公室的作用发挥如何，领导的重视程度起着决定性的作用”。学院领导要加强对办公室工作的指导与领导，及时掌握办公室工作情况，从有利于学院事业发展的角度，对办公室工作提出具体的工作要求，有效地指挥与督促学院办公室工作。领导们不能仅仅停留在工作任务的布置上，更重要的是给出思路、方法与建议，学院领导的思路将是学院办公室做好各项工作的出路，工作中领导还要敢于“放权”与“授权”。要给予办公室工作原则与工作框架，支持他们按原则、框架处理事务。同时，学院领导要学会运用“皮格马利翁效应”来激发办公室工作人员的工作积极性。所谓皮格马利翁效应，指的是“人们基于对某种情境的知觉而形成的期望或预言，会使该情境产生适应这一期望或预言的效应。”学院领导要对办公室工作人员投入感情和希望，要及时关心和诱导办公室工作人员，以缓解他们的工作压力，充分地发挥他们自身的主动性、积极性和创造性。如果领导不重视办公室工作，有事不与办公室通气，办公室就不能及时了解领导意图，就会失去工作基础，办公室必然陷入简单的收收发发，接听电话的行政事务圈子里，也就丧失了工作的积极性、主动性。如果领导重视办公室工作，办公室就能充分发挥其职能作用，为领导决策及时提供广泛的、深层次的、准确的信息和建议，并根据领导意图开展调研、起草文件、检查决策执行情况等工作，从而使学院领导从繁杂的日常行政事务中解脱出来，更多地考虑学院的建设与发展中的大事。

（二）规范与创新决定着办公室的工作深广度。建立一整套的办公室工作流程，实现办公室工作的科学化、程序化、规范化是学院办公室做好各项工作的根本前提。学院领导要千方百计地为办公室工作创造条件，营造环境，办公室工作人员也要积极主动地去摸索经验，走规范化路径。学院领导在使用办公室工作人员的时候要做到既使用又关心，更要培养，创造必要的物质条件，充分调动办公室工作人员的工作积极性与工作热情，最大限度地发挥办公室的主观能动性，使学院办公室朝着健康、高效、规范、有序的方向上迈进。学院办公室是最基本的办事机构，以贯彻执行为主。其在处理繁杂的工作时，必须有着清晰的工作思路，这样才能做到事半功倍。创新工作思路，是提高学院办公室工作质量和效率的重要手段。办公室工作人员要善于总结新经验，摸索新规律，创新性地做好办公室的各项工作，要探索出灵活多样、行之有效的工作方法，变被动为主动，创造性地开展工作，提高前瞻性，依据总结出的经验与工作特点，做到未雨绸缪。规范与创新要求我们要重点做好以下4个方面工作：一是有计划地做好分内事务。二是大胆地执行政策清楚、会议议定、领导批示事务。三是善于总结工作特点和规律，总结经验与教训，超前做好固定范围与程序的周期性工作。四是对突发性事务要有预见性，尽可能地做到事先有准备。

（三）衔接配合与补位决定着办公室的结构效率。所谓结构效率，指的是学院办公室工作中的各个单元由于工作衔接状态不佳，衔接不到位，导致工作执行不到位，效率低下，并呈现乘积关系放大的效应。办公室的绝大多数工作是需要多个部门配合协作完成的，或办公室内工作人员的配合协作完成。从任务的下达，到办公室的具体落实，人员分工协作，整体形成了一个工作链条。链条之间的链接配合，就是办公室工作中的衔接与协同，衔接状态佳，协同工作到位，其结构性效率就高，反之则相反。办公室如何做好工作上的衔接与配合，形成“一盘棋”，除了要有严格的管理，更重要的就是办公室工作人员的自觉补位意识，尤其在办公室人员少，任务重的情况下。实行这种补位方法的关键是领导，领导在平时就要灌输办公室工作人员这种补位意识，培养办公室工作人员一专多能。其实，领导都希望办公室人员能够一专多能，有“兵来将挡水来土掩”的本事，但在现实工作中却很难操作，办公室工作人员的培训进修机会少之又少，日常事务的“细、繁、杂”又占去其大量的工作时间，而学院制下的管理中心的下移，又对他们提出了更高的要求，在能力与技能等方面。笔者认为解决这个问题的最有效的途径就是协作与实践学习，形成团队，在工作中学习，实践中进步，培养各种技能，以便在需要时，能顺利地补位。学院领导在这方面要能够以身示范，为办公室工作人员作出补位的榜样。衔接配合到位，远比个人工作到位重要得多，个人工作的偏差是有限的，而衔接造成的偏差却是成倍增加的。所以高度重视办公室工作上的衔接与配合，工作补位，直接决定着办公室的结构性效率。

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