信息时代背景下的企业档案管理

丁益颖

摘 要：现如今正是信息大爆炸时期，企业单位都处于信息时代的背景之下，其中保存的档案和文件都是以电子文件为载体，大部分的企业都设立了专门的档案管理部门，并且在其中建立了数据库，但是在实际的工作之中，档案的查找仍然具有单一性的特征，单机和手工查找仍旧在生产工作中使用，时常出现查找信息不全等情况，在企业的发展过程中无法发挥出有利的作用，因此本文研究了在信息时代背景下的企业档案管理，促进其创新发展。

关键词：信息时代；企业；档案管理

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）27-0029-02

目前信息技术的发展速度越来越快，传统的档案管理工作模式无法适应现代企业的发展需求，不仅无法促进企业的进步，还弱化了档案在企业发展中的作用。企业的档案管理工作存在的问题越来越突出，同时也面临着较大的挑战。但是在信息技术发展的过程中，为企业的档案管理工作提供技术上的支持，在企业的各个层级中融入企业档案管理，逐渐成为企业发展的灵魂，为企业内部的各个部门和员工服务。

1 企业档案管理的现状

在信息时代这个大背景之下，信息技术的发展十分的迅速，整个企业市场经济的变化带动着企业市场化的改革，因此企业极其需要针对传统的档案管理模式进行创新改革，解决现代信息资源中开发手段落后的问题，解决二者之间的矛盾，但是目前的企业档案部门中，档案管理工作不受重视，无法在企业发展之中发挥作用。

1.1 观念上的落后

从企业的决策部门角度进行分析，在整个企业当中无法明确档案部门的地位，在观念上对其认识不足，只是将档案工作简单的定义为资料整理工作，无法直接给企业带来经济和社会上的效益，因此大多数企业都没有将企业资金投入到档案部门当中进行建设。

1.2 职能不断弱化

从档案部门为出发点进行分析，发现其部分职能更偏向于档案收藏，忽视了档案的利用，大部分业务都集中在收集档案、鉴定档案以及整理和保管档案上，没有积极的为企业的工作进行服务，起不到现实的作用。

1.3 硬件管理水平低下

随着信息时代的到来，信息化技术的应用涉及到社会的方方面面，在企业部门当中也涌现了大量的电子文件，因此在档案工作的信息化逐渐降低的基础上，档案管理部门的职能逐渐弱化，企业对档案管理部门的依赖性逐渐降低，以至于大量的电子文件在归档以及管理中存在较大的问题，企业的各个部门之间缺少沟通和交流，导致企业人员凝聚力不强。

1.4 技术上的落后

企业在档案管理当中，更加注重信息化的管理方式，也就离不开科学技术的支持，虽然我国企业都有专门的设置电子信息档案管理系统，但是技术手段相对比较落后，更有部分企业的档案管理模式仍然依赖于传统的经验管理和人工管理，不利于发挥档案的优势，限制了未来企业的发展。

1.5 缺乏健全管理制度

不健全的企业档案管理制度是企业档案管理中亟待解决的一个问题：

首先可以表现在规范的档案整理，大部分企业都不够重视收集档案和整体档案，十分容易导致档案丢失的情况发生，并且也影响到了档案的整理效率。同时档案管理部门的工作人员的专业素质也无法得到保证，所以在档案管理的过程之中也容易出现不规范的问题；

其次是企业档案的利用和档案评估方面存在较大的问题，由于在收集和整理档案的过程之中存在着较多不规范、不合理的地方，所以经常出现档案缺失的问题，档案的利用价值受到了极大的影响，由于企业没有相对科学的档案评估标准，缺少该方面的工作经验，因此无法有效增加档案的利用率，提高其利用价值，不利于企业的发展。

因此在面对企业档案管理的各个问题中我们发现，落后的观念是导致档案管理无法发挥作用的主要原因，人们没有意识到档案工作在目前的信息时代中的重要性，所以企业对档案部门的资金投入较少，缺少档案管理的人才，无法在企业活动当中发挥其作用。

2 信息时代背景下档案管理工作的新思路

信息时代下进行企业档案管理工作一般是档案的物质实体双重结构作为档案物质结构的创新发展，其主要是由文件实体集合与档案历史联系的记录两部分构成的，二者都作为物质实体，在档案形成过程中是无法单独存在的，二者之间联系密切，若是缺少其一就无法构成完整的档案。

而档案物质实体的双重构成就是将二者结合在一起，并且电子档案也能够归类于档案的物质实体，需要对电子档案的物质属性进行了解，发现其档案物质实体双重构成的存在。

2.1 工作重心从实体转移到信息

在档案物质实体双重构成理论的基础之上，我们可以将档案管理活动分为两个部分：其一是档案实体管理；其二是档案信息整理，将这两部分整合在一起就形成了二元档案实践体系。

档案实体整理在传统档案整理实践之中占据着较大的比重，其主要是对档案的物流控制过程，在以往的条件下只能进行传统手工的纸质档案整理，通过对文件实体的排序来记录文件之间的历史关系，这种技术实践在传统的档案实体整理实践之中，将文件之间的历史关系、信息处理与档案实体整理、档案历史联系的信息整理结合在一起，同步形成，没有办法针对某一项单独剥离出来。所以在传统的档案实体管理之中，历史信息的整理比一般信息的整理地位更高。

在现如今的电子信息时代，传统的档案思想已经跟不上档案数字化的发展，无法解决相关的数字化问题，但是利用档案物质实体双重构成理论就能够将档案历史联系记录与文件实体集合相互分离，成为相对独立的个体历史信息，并且档案历史联系的信息不再包含于实体管理活动之中，将实体管理的地位逐渐弱化。在信息时代的档案管理工作当中，档案的实体管理工作更加简单化，只需要考虑到文件几何的完整性和真实性特点，为企业今后的工作提供更加真实可靠的原始凭证。而档案历史信息的整理被分离出来之后，其地位逐渐提高，通过虚拟整理技术展开多维的整理，在计算机内形成完整的历史联系记录，将企业的社会实践活动更加真实的反映出来。

2.2 整理原则从一维来源原则转化为多维历史发展原则

随着现代档案实践的不断快速发展，档案的历史联系整理原则内涵也在不断的变化，由原先的来源原则发展成为历史原则。

首先，在传统的档案整理当中，实体整理是最为关键的一个环节，但是其受到文件实体排序的约束，文件实体排序的根据范围过于狭小，只能利用来源特征来维持文件之间的历史联系，这就称为“来源原则”，但是在这种原则的基础之上形成的档案，不能够将历史完整的记录下来，具有较大的局限性。

时代的发展促进着电子文件的产生和应用，针对电子文件的实体排序不具备任何的意义，因此虚拟整理技术应人们的需求产生。在档案的历史联系虚拟整理中，与文件实体排序没有直接的联系，而是单独的利用档案历史联系信息系统来进行档案记录，使用者可以根据文件之间的历史关系特征来形成相关记录，不断的固化和揭示档案之间的历史联系，由一维逐渐发展为多维历史原则。

2.3 档案的价值从凭证价值发展为记录历史的文化价值

档案中最基本的特点就是其凭证价值，通过这个特点能够将其与其他各种资料区分开来，在以往的档案利用工作当中，档案是最为常见的历史事实依据，发挥出档案的凭证作用。

在档案物质实体双重构成理论当中，获得事件的内容可以通过文件实体的集合进行，档案历史联系整理则是起到关联文件实体事件的作用，而在信息时代的背景下，文件实体集合与历史联系记录相互分离开，并且展开了多维历史联系整理，从而产生多维的历史联系记录，有利于在阅读档案的过程中，帮助阅读者依照档案人员记录档案中的历史联系，将不同文件中的内容相结合，最终形成完整的历史，将档案的价值由传统的凭证价值发展成为历史文化价值。

3 结 语

在传统的企业档案工作之中，工作人员需要针对外界环境的变化来进行工作变动，从之前的档案工作困境之中走出来，若是仅依靠档案修补已经无法满足实际的档案需求，只有对企业档案管理进行创新性的改革，才能够转变传统的档案实体管理方式，科学的对档案信息进行储存，合理管理档案知识。传统企业档案管理服务具有单一性和滞后性等特点，现代企业档案管理活动已经逐渐的融入到企业的核心活动当中，主动为企业创造有利于企业发展的价值，促进企业利润最大化，不断提高企业的核心竞争力，所以企业需要重视企业档案管理在企业发展中的作用，所以本文主要研究了在信息时代背景下的企业档案管理，从长远的角度来定位档案部门的地位，发挥其作用，将现代信息化技术融入其中，更加凸显档案部门在企业的作用。

参考文献：

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