提高事业单位档案信息化管理的探讨

杨丽娜

近年来， 随着网络的产生以及档案管理新型软件的诞生与发展，我国事业单位档案管理的工作逐步向技术化、信息化发展。提升事业单位档案管理信息化建设是一种必然的趋势。

事业单位档案管理在事业单位的工作中处于重要地位，要想体现出档案管理在单位决策中的价值，这就需要改革当前的管理模式和工作思路，必须使档案管理工作向信息化的方向发展。

如何提高事业单位档案管理信息化，需要考虑以下几个问题。

一、提升领导的重视程度

让领导在管理决策中想到档案管理工作，需要档案管理部门提供有用的信息，供决策者参考。同样的问题摆在面前，如何让领导在决策中想到档案管理？这就要档案管理工作者具备较高的专业知识，能利用信息化的手段，及时为领导提供准确的全面的信息，从而证明信息化的重要性。

二、加强管理员的选拔、培训，提升管理能力

很多单位都认为档案管理不重要，随便安排个人员，负责收发一下就可以了，其实，那是错误落后的意识。目前在岗的档案管理人员，很多都没有参加过专业的档案管理培训，加上年龄都偏大， 已经很难适应档案管理信息化建设。

管理档案的人员在进行档案管理工作时不认真，没有责任心， 更加没有足够的耐心去进行档案管理工作， 因而造成了档案中有缺漏， 没有被发现，在使用过程才发现，造成耽误甚至误导决策的情况。要扭转事业单位的档案管理的不足，改善这种状况，有必要培养一批专业的档案管理人员， 以保证事业单位的档案管理工作走上信息化、规范化。

三、提升事业单位档案管理的信息化程度

尽管网络已经很普及， 但很多事业单位的档案管理工作还是没有得到全面的信息化， 仍停留在七八十年代的手抄笔录，很多重要的档案信息， 还是使用纸质档案进行管理。纸质档案容易受天气的影响被损坏，纸质档案查找信息就更困难了。要快捷、准确、科学提供决策信息，就更无从谈起了。

要改变这种状况，必须把事业单位档案管理的信息化工作纳入日常工作中，与国家的办公无纸化一起，进行更新换代。

四、将档案管理的信息化与传统档的案管理相结合

由于事业单位成立的时间比较长，年代跨度大，不少事业单位还是以传统的档案管理手段为主，一时半会也不可能将单位的档案管理全部信息化。如何解决这个问题，也是事业单位档案管理信息化的一个突出难题。

个人认为只有将档案管理的信息化与传统档的案管理相结合， 才能逐步实现事业单位档案管理的信息化。把单位的档案分类，对于一些重要的，经常使用的，在工作决策能提供重要参考的信息优先信息化，先易后难，这样可以充分发挥信息技术的优势，体现信息技术的重要性，从而争取到更多的重视和资源投入，促进档案管理信息化的持续发展和更新。

五、建立完善的档案管理制度

只有科学的档案管理制度， 才能促使档案管理信息化的顺利进行。事业单位应该就自己单位档案管理的实际情况，制定一个可行的规章制度，指导档案管理信息化建设工作。可以把档案管理信息化的内容作为事业单位工作考核的一个重要指标。这样就可以责权分明，充分调动档案管理工作参与者的积极性，更好地推动事业单位档案管理的信息化建设。有了相应的管理制度， 管理档案的人员就会更加有工作的热情， 也会更加耐心、认真的对待档案管理的工作。也能使档案管理的信息化建设工作能够更加顺利的实施。

六、结语

做好事业单位档案的管理工作，能够提高事业单位的人员素质，促进事业单位的高效运转，对事业单位的发展具有重要的意义。

提升档案管理意识，提高工作人员的专业能力和管理水平，加强制度化建设及管理设备的投入，注重档案的真实性与可利用性，并壮大档案管理人员队伍，增强创新意识，利用先进的科技手段大力推进档案管理工作，使事业档案管理在事业单位的工作中发挥最大的作用，从而促进社会的发展与进步。

参考文献：

[1]肖好文.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013，16，129-130.