如何做好住房保障档案管理工作

陈海燕

党的十八大以来，习近平总书记高度重视民生工作。持续增进民生福祉，是中国人共同的愿望和努力方向，其中住房保障工作就是事关社会和谐稳定的民生工程之一。随着社会保障制度的不断健全，人民群众对住房保障的要求也越来越高，并对如何更公平、公正、公开地享受住房保障优惠政策的呼声也越来越响亮。因此，在整个工作过程中形成的住房保障档案的重要性也日益凸显，它不仅是民生档案信息资源的重要组成部分，也是充分体现保障房公平分配的重要原始资料。在新形势下，如何进一步做好住房保障档案管理工作，对住房保障制度的顺利实施和维护社会稳定起着举足轻重的作用。

一、住房保障档案的概念和归档范围

（一）住房保障档案的概念和基本分类

住房保障制度作为社会医疗、失业、养老等社会保障体系中的重要组成部分，对中低收入者的住房问题进行基本保障，是促进房地产市场健康、稳定、可持续发展的重要内容。住房保障档案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。可分为住房保障对象档案和住房保障房源档案两种类型。以余姚市为例，根据住房保障对象的不同，具体可分为公共租赁住房、经济适用房、限价商品房三种不同的住房保障类型。此外，纸质档案应当同步建立电子档案，各类住房保障档案之间应当彼此关联，相互印证。

（二）住房保障档案收集归档的具体范围

1.住房保障对象档案收集归档的范围

根据住建部《住房保障档案管理办法》第九条规定，住房保障对象档案指正在轮候和已获得住房保障的住房困难家庭或者个人的档案材料，收集归档范围为：

（1）申请材料：包括申请书，申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明，诚信申报记录等相关资料；

（2）审核材料：包括审核表，审核部门对申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况等审核记录；

（3）实施保障材料：包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料；

（4）动态管理材料：包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，不良信用记录及违规行为查处材料，变更或者终止保障等动态变更材料。

2.住房保障房源档案收集归档的范围

根据住建部《住房保障档案管理办法》第十条规定，住房保障房源档案指已分配使用的保障性住房的档案材料，收集归档范围为：

（1）申请材料：包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料；

（2）使用管理情况材料：包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。

二、住房保障档案管理中存在的主要问题

（一）重业务，轻档案

在具体的住房保障工作过程中，各县市区往往重视住房保障审核分配环节政策法规的贯彻实施，忽视后续的档案管理工作。一些县市区虽能根据上级的法律法规，及时跟进出台一系列住房保障政策，但在住建部于2013年1月1日正式实施《住房保障档案管理办法》以来，各县市区出台相关住房保障档案管理细则的少之甚少，比起对业务的重视度而言，对档案的关注度显然是欠缺的。《住房保障档案管理办法》只是针对普遍情况适用的管理办法，由于各地的住房保障工作开展情况不一，需要及时跟进相对应的档案管理配套政策，才能不断建立和完善各地的住房保障体系。

（二）重纸质，轻电子

在新形势新条件下，人们对档案管理的信息化要求日益提高。但目前，一些县市区的住房保障主管部门未将住房保障审批纳入政务网审批流程，仍以纸质资料审核为主，因涉及的部门多、资料多、流程多，导致审批时间过长，工作效率极其低下。有时一本纸质档案需数次流经同一个工作人员之手，导致多次重复翻阅，降低工作效率，且在流转到不同的审核部门时，经常还会因为个别工作人员不慎，发生保障对象档案资料流失或破损现象，最终导致申报家庭因补交资料而引发不满情绪，不利于维护政府部门的公信力。

（三）人员散，专业弱

由于住房保障工作的专业性和动态性，档案材料的归集形成在具体的工作部门，但归档又在不同的工作部门，加上保障家庭成员的人口、经济收入和住房登记等情况随时可能发生变化，导致保障档案资料会不断发生变化。由于专职档案员对于住房保障档案材料的增减、更新不易把握，加之从事保障工作的业务人员因机构编制紧等原因，临聘编制的工作人员占多数，流动性较大，给住房保障档案的管理工作带来一系列不稳定因素。同时，对住房保障档案管理人员缺少相应的专业培训，容易因专业基础薄弱，导致收集归档的材料不全、更新不及时，影响日后的利用效率。

三、加强住房保障档案管理的建议和措施

（一）健全制度，不断完善管理体制

做好住房保障档案管理工作，领导重视是关键。一是明思路，重发展。从提高认识入手，加强领导干部的责任感。改变工作思路，将住房保障档案管理工作纳入年度重要工作日程，将其作为民生档案工作的重要组成部分，作为政府提供公共服务的一项重要职责和维护群众利益的重要工作来抓。二是加大资金投入，不断提高保障工作的高效性。加大对档案管理人员、现代化办公设施设备的投入，逐步解决人员编制问题，减少工作流动性，提高办事效率。三是加强监督管理力度，规范住房保障档案管理工作。住房保障主管部门负责本市住房保障档案的监督和管理工作，定期对住房保障档案管理工作依法行使监督和指导职权，对违反档案管理法律法规的行为及时进行处罚，进一步健全档案的接收、收集、整理、保管、利用等各项规章制度，落实好管理细节。

（二）转变思路，提高信息化管理水平

新形势下的住房保障工作需要大量运用先进科学技术，从事该业务工作的人员不但要有过硬的专业知识水平，而且要与时俱进，熟练掌握计算机技术、网络技术，具备住房保障档案现代化管理的能力和水平。因此，当下建立住房保障管理信息系统是时代的需要，通过利用档案特别是电子档案可随时掌握保障性住房申请审核材料的审批情况、住房保障对象的情况及实物购房或实物配租情况、货币补贴发放等情况，运用云计算等信息化手段对住房保障相关数据进行统计和分析，在最短的时间内完成各级各类报表的生成和管理，大大提高工作效能。同时，在住房保障档案最初形成时就保证了纸质档案和电子档案的双套并存模式，特别是通过网上审批，一方面可以实现各部门信息数据互通共享，另一方面有利于缩短审批时间，同时避免纸质档案在流转审批过程中丢失，加快实现住房保障的规范、高效和动态管理。

（三）加强培训，提高档案专业管理水平

由于住房保障档案形成量大，专业性和政策性强。如果将档案全部移交给本单位综合档案室，将大大增加专职档案员的管理负担，而且专职档案员缺乏住房保障的相关业务知识，不利于该项工作的顺利推进；如果存放在业务工作部门，虽然利用方便，但不利于档案的安全保管。因此，建议建立住房保障专业档案室，由该业务科室的人员专人管理住房保障档案。同时，需进一步加强档案管理人员的业务培训。在不断提高工作人员业务素质和能力的同时，加强住房保障主管业务部门、审批部门相关工作人员住房保障档案业务培训，提高工作人员对做好住房保障档案管理工作重要性的认识和档案管理业务水平。

参考文献：

1.刘丰 王磊.保障性住房档案的数字化管理.山西档案.2008.05

2.谢小红.保障性住房档案与保障性住房建设.兰台世界.2013.04

3.中华人民共和国建设部.CJJ/T117建设电子文件与电子档案管理规范.中国建筑工业出版社.2007

4.中华人民共和国住房保障与城乡建设部.CJJ/T158城建档案业务管理规范.中国建筑工业出版社.2011

陈品禄/责任编辑