国外数字档案资源整合与服务机制类型研究

许济沧+安小米

摘要：本文按照数字档案资源整合与服务的方式与方法，对国外数字档案资源项目进行研究，归纳出七种国外数字档案资源整合与服务机制类型，并通过部分思维导图解析出其结构与功能。

关键词：数字档案资源整合与服务整合机制类型

Abstract： This paper finds seven types of mecha？ nisms in integration and services of digital archival re？ sources based on studies of the foundations and ap？ proaches of development of digital archival resources projects， after which the paperalso analyses the struc？ tures and functions of the mechanisms，by means of mind manger mapping.

Keywords： Digital archival resource abroad；Inte？ gration and service；Types of integration mechanism

本文选取国际档案领域内具有广泛专业影响的国际档案理事会（ICA）年会报告，作为典型案例研究基础，发现2014年和2015年与国外数字档案资源整合与服务主题相关的典型项目共计12个。分别为：荷兰国家设计类档案项目（National Design Archive）[1]、西班牙数字档案集成项目（Integrated Digital Archive）[2]、SOIMA项目（SOIMA programme）[3]、英国长期保存管理者数字化服务项目（Conservation Manager Digitization Services）[4]、EAGLE数据基础设施建设项目（EAGLE data infra？ structure）[5]、丹麦数字馆藏项目（Bit repository-proj？ ect）[6]、加拿大政府开放政府项目（Open government project in Canada）[7]、欧洲数字档案化文件和知识保存项目（European Archival Records and Knowledge Preservation）[8]、NARA电子文件管理自动化项目（NARAs automation of electronic records manage？ ment）[9]、加拿大图书馆和档案馆数字标识项目（LAC DOI）[10]、LINKED DATA REGISTRY（英国档案馆关联数据登记项目）[11]、数字扫描项目（ecopy）[12]。在对十二个典型项目中的案例进行梳理的同时，本文又将典型案例与数字档案资源整合与服务方法相结合，归纳出如下七种数字档案资源整合与服务机制类型。其中所涉数字档案资源整合与服务方法是指以协同创新方法论为核心，从要素联结、过程联结和主体联盟等角度构建集成服务项目的创新开发方式。它能够深度整合人才、资本、信息、技术创新等要素，联结业务、技术过程，协同跨学科、地域的主体进行数字档案的整合与服务。

一、国外数字档案资源整合与服务的标准机制

数字档案资源整合与服务标准机制是使用元数据技术与数字档案工作规范在全生命周期内对数字档案资源处理的规范。它主要包括技术和工作方式方法两个方面的标准。在技术上，它用元数据广泛控制数字档案传输、接收或保存的格式，对项目全生命周期的文件进行规范化管理与控制。在工作方式方法上，注重项目内部资源的有序化，维护资源的数字连续性，维护数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性。[13]概括来说，标注机制主要用于在整合过程中，减少整合过程中的冗余，实现规范化管控。如图1所示。

具体而言，它是通过以下过程实现其作用的。在数字档案生命周期的前期，国外建立了数字档案元数据读写、绑定、传输技术和数字档案传输、接收工作规范，以发挥控制数字档案真实性、完整性的功能。首先，元数据的读写方面SOIMA项目采用美国联邦政府规范BWF元数据编辑器和AVI元数据编辑器技术读写元数据。[14]力争著录有效、真实，正确反映数字档案的主要信息，维护其真实性。元数据绑定方面，项目在为音像文件本身绑定内部元数据的同时，为方便迁移和访问，按照资源交换信息标记（RIFF INFO tags）和BWF文件BEXT标签元数据（BEXT chunks metadata for BWF files）两个规范为其编制外部元数据。元数据本身有助于发现数字档案的篡改痕迹，维护其完整性。内外双层元数据同时保障了元数据可用，进一步维护了数字档案的完整性。其次，国外建立了元数据传输与数字档案传输相联系的技术、工作规范。如欧洲的EAGLE数据基础设施建设项目[15]用OAI-PMH协议和SRW/CQL技术规范导出和传输DNET工具采集到的文件。OAI-PMH协议能有效支持资源的跨库检索，维护资源间的关联性，在数字档案传输过程中保证了可用性。协议同时开辟形成前空间块存储元数据等相关信息。元数据随文件的传输而传输，保证数字档案的完整性。最后，国外项目有统一数据接收类型的工作规范。这种规范具有弹性，如EAGLE要求收集的数据符合EpiDoc（古文献机读文档）标准，但因历史原因某些数字档案仍采用XML格式。做到“不过严”，防止产生“信息孤岛”；做到“不过松”，在入口处按EpiDoc标准对文档进行鉴定，既保证数字档案内容质量，又保证同时通过现存技术手段的数字档案可用。在数字档案生命周期的后期，国外建立长期保存工作规范，对数字档案的保存格式进行限制。如SOIMA项目使用V210格式无压缩长期保存大量音像资源数字化作品，V210是当今主流、稳定的格式之一，有利于维护数字档案的可用性。长期保存库房内环境与介质稳定，来维护数字档案的安全性。

此外，标准机制的作用还包括使用不同范围的标准，来共同规范项目的数字档案。国外项目大多采用国际通用标准，减少跨区域、跨机构、跨历史时期整合数字档案带来的冗余。如西班牙数字档案集成项目制定标准时至少参考了六个ISO标准，分别规范数字档案的整合管理、文件管理、环境管理、信息安全管理、元数据管理和工作流管理。值得一提的是，国外项目也可以按照自身需求制定标准机制，它们易实施且针对性强。如EAGLE数据基础设施建设项目的TEI/EpiDoc（古文献机读转义）标准，它要求epidoc文档记录石碑的材质、内容、图像和相关文献。

二、国外数字档案资源整合与服务的责任机制

责任机制是获取责任人的履责承诺行为信息、失职惩罚的重要机制，它主要实现三个方面的功能，即在数字档案资源整合与服务项目全生命周期内促进资源利用与服务，促进合作主体间的信息互动，促进协同管理项目进程按计划开展；系统评价项目预期目标及各主体目标的完成情况；赔偿和惩罚。

责任机制实现的具体过程是：以服务用户为导向，考虑政府、组织和利益相关方需求进行沟通性责任机制、评估性责任机制和惩罚性责任机制构建。首先，建立沟通交流渠道使信息在项目组内传递，使多元主体得到沟通。如英国长期保存管理者数字化服务项目发动社会志愿者帮助其完成初级的标引和排序工作，[16]增强民众参与同时构建监督反馈机制，及时监控项目情况，发现、反馈问题，获知责任人行为信息。其次，用目标管理和项目运行的评价体系确定履责情况。如美国国家档案与文件署、加拿大图书档案馆对项目进行固定的半期或阶段性考核。最后，在失责现象发生并对项目组造成损失时，用惩罚性责任机制启动惩罚和赔偿程序，配合监察机制和法律机制完成善后工作。三方责任机制通过联盟和契约合同方式，向项目主导、用户、外部参与和利益人分配责任，多元主体也因此相互联结，构成责任生态圈。如图2所示。

三、国外数字档案资源整合与服务的监察机制

监察机制是数字档案资源整合与服务协同创新的一种活动联通机制。它的作用主要有两个方面：一是对及时发现数字档案资源整合与服务各主体间业务流、文件流、资金流过程的不一致。如北美商业项目ecopy的PDF高级办公软件能够起到监管数字化工作的功能，它与MFP设备整合后，管理员通过目录体系和监视屏跟踪用户的桌面，能够及时发现业务流、文件流的不一致。二是用技术手段实现局部合作流程同步，控制业务走向协同，并对提高合作效率具有重要实践意义。

四、国外数字档案资源整合与服务的反馈机制

反馈机制是由决策管理者、项目职能部门和项目服务对象构成的多主体协同工作机制。在反馈循环中，项目组以完善数字档案的数字连续性与多元主体协同创新为目标，通过分析反馈信息，对照实际工作发现问题。问题经决策层批复后，数字档案整合与服务业务部门找出相应对策，进一步提高服务质量。用户通过提供服务结果的反馈信息再一次引发反馈循环。如图3所示。

反馈机制主要按照执行力、作用范围由强到弱建立不同等级的反馈来实现其作用的。如在加拿大政府开放政府项目中，政府让加拿大的民众去评价开放政府数据接口的提案。一旦被公民否定，方案就不必论证。这就是一种强反馈。而在美国电子文件自动化项目中，参考意见和反馈来自OMB MAX百科。OMB MAX是一个组织严密的知识共享平台，反馈者均为组织内部人员，反馈的内容可以选择性采纳，但是反馈的内容涉及核心。这就是一种中强反馈。EAGLE也采用“百科”方式建立反馈机制，其主要是为了激发组织和民众合作完成数量巨大的翻译工作。此类反馈作用范围有限，并不能较好地控制整合服务业务走向，是一种弱反馈。

五、国外数字档案资源整合与服务的信息资源管理机制

信息资源管理机制是基于信息生命期理论，开展覆盖全生命期、全过程、全要素信息资源管理规划，实现信息资源优化配置，信息处理活动协同及服务协同的战略性管理机制，是信息作为资源实现全生命周期有序化管理及其管理活动要素优化管理的有效路径。

管理机制的作用主要体现在两个方面，一是在进行数字档案资源整合协同上。如SOIMA项目有一套数字档案发布流程机制。首先进行筛选、评价和优先数字化排序。然后档案馆核定文件格式、描述性元数据。再之后决定文件名称和目录结构，签约外包公司，并得到预算。最后进行数字化结果测试，确保发布文件的真实准确。二是协同信息处理活动过程。如北美商业项目ecopy，使用选择性自动预览技术（optional auto-preview）处理新数字化的档案，确认资源是否清晰扫描，提前规避扫描错误。另外，Optional auto-preview配合实时工作审核与错误修正机制（Real-time job validation and error correc？ tion），确保资源的真实、完整、安全和可用。

六、国外数字档案资源整合与服务的信息技术工具机制

信息技术工具机制是用于加强系统、平台、基础设施及架构等要素联结的高效手段。它支撑了其他六种核心机制的基本运转，同时发挥了生命周期控制、提高协同效率等作用。一是直接加快平台的开发进程。如加拿大图书馆和档案馆数字标识项目采用微软公司的SharePoint应用平台提供内联网的接口，对文件和文档进行管理，对业务流程整合，使工作流自动化。并在此基础上迅速构建一套数字档案资源整合与服务的系统。二是在全生命周期内提高数字档案资源获取、处理、增值的效率。如欧盟项目SOIMA，运用Icat工具，在文化遗产、档案和博物馆的范围内，制定用于筛选收录文件的评价体系，极大地提高了信息资源管理的效率。

七、国外数字档案资源整合与服务管理创新机制

管理创新机制是对数字档案资源整合与服务项目计划、组织、协调和控制的创新方式，[17]其在组织和控制过程中表现突出。一是在组织方面的创新上，加快隐性知识资源的连接，促进整合与服务的经验共享及知识转移。[18]例如：SOIMA项目，其总结了项目的经验，为职业生涯中期的专家举办高效的培训，使改良过后的实践经验动态地更新到项目中。又如：英国长期保存管理者数字化服务项目的收藏保管部门采用矩阵式组织结构，成立数字化保存小组支持长期保存工作，抽调不同知识背景的成员组建基于生命周期管理的团队，实现了“通过增强项目组处理动态和静态条件下内外信息需求的能力，来提高管理的效益”的目标。二是在控制方面的创新上，主要作用于项目监管领域。这里的监管是指在数字档案生命周期内对数字档案资源进行追踪、抗否认和保护的能力。如英国档案馆采用内部签名机制DROID，其内部签名用来整合描述文件，并且定义它们。同时，标引是唯一的、不可更改的，以便分辨出是哪个机构，哪个组织对文件进行的签名。

*本文为国家社科重大课题“国家数字档案资源整合与服务机制研究”（项目编号： 13 &ZD 184）的研究成果。

注释及参考文献：

[1]Fred van Kan. Preserving Dutch Fashion Archives. The Fashion Network in Arnhem[R].Ductch： Gelders Ar？ chives， The Netherlands，2014.

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[3]María Mata Caravaca. LEARNING AND NET？ WORKING： PRESERVATION PLANNING FOR AU？ DIOVISUALCOLLECTIONS[R].Rome，Italy：IC？ CROM，2014.

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[5]Andrea Mannocci. The Europeana Network of An？ cient Greek and Latin Epigraphy Data Infrastructure[R].Pisa， Italy： ConsiglioNazionaledelleRicercheIstituto di Scienza e TecnologiedellInformazione“A. Faedo”，2014.

[6] Jan DalstenS？rensen. FROM STAND- ALONE PRESERVATIONTOCROSS- INSTITUTIONAL COLLABORATION[R].Danmark： Danish National Ar？ chives，2014.

[7]BT/EPDF. Canadas Action Plan on Open Govern？ ment 2014- 2016[J].Optics Communications，1997，136（3- 4）： 261-266.

[8]Kuldar As， Karin Bredenberg，Janet Delve .INTE？ GRATING RECORDS SYSTEMS WITH DIGITAL ARCHIVES CURRENT STATUS AND WAY FOR？ WARD[R]. Estonia ：National Archives of Estonia，2014.

[9] [14]National archives and records administration. Automated electronic records managementreport [R]. Washington D.C.：National Archives and Records Adminis？ tration Office of the Chief Records Officer for the U.S. Government，2014：9-19.

[10]Library and Archives Canada.（2011c）. Digital Of？ fice at LAC： Proposed Evaluation Approach and Review of Progress to Date（dated December 2011）.

[11]Ma？téBraud， Pauline Sinclair， and Robert Sharpe. LINKED DATA REGISTRY： A NEW APPROACH TO TECHNICAL REGISTRIES[R]. UK：Preservica Ltd， 26， The Quadrant，2014.

[12]Print management solution helps multifunction printer users cut printing costs， improve document security and streamline workflows.（2011）.International Journal of Micrographics & Optical Technology，29（6），11- 12. Re？ trievedfromhttp：//search.proquest.com/docview/ 1285268976？accountid=13625.

[13]谭必勇，徐拥军，张莹.档案馆参与非物质文化遗产数字化保护的模式及实现策略研究[J].档案学研究，2011（2）：69-74.

[15]Architecture and Infrastructure Committee， Feder？ al Chief Information Officers Council，2005：12-15.

[16]Digital Office of the Future Pilot Project： Phase I Final Report.（n.d.）. Government document.

[17]王娜，常珍珠.泛在网络中信息资源管理的国内外研究综述[J].图书馆学研究，2014（14）：13-18.

[18]商晓帆.电子政务信息资源管理机制研究[J].图书馆学研究，2007（9）：72-74.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院