基层检察机关档案管理信息化建设问题的探究

周卫红?张霞

摘 要：作为基层检察机关工作开展、经验总结等方面的主要依据，档案管理对检察机关工作效率的提升发挥着重要的作用。检察机关档案管理信息化建设具有科学性、服务性的特点。在管理中实行科学有效的档案管理信息化建设，可以为档案的充分利用提供一份可靠地保障。本文主要对基层检察机关档案管理的重要性及措施进行了分析与探究。

关键词：基层检察机关；档案管理信息化建设

按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，并与检察系统档案工作的实际情况相结合，进一步加强检察机关档案管理工作。作为基层检察机关档案管理的重要组成部分，档案管理信息化建设是指通过加工处理档案资料，利用数字化原理及计算机网络，科学配置、开发及利用档案资源，以此达到共享档案信息资源的目的。其特性为信息传输网络化、信息处理一体化、信息利用共享化及信息服务社会化等，同时能够对检察机关原本的历史面貌加以维护。与其他一些档案管理相比，基层检察机关档案管理信息化建设具有较高的服务性与参考性，也是对检察机关工作质量进行检测与有效控制的可靠依据。

1 基层检察机关档案管理信息化建设的必要性

1、材料种类过多。文字描述、影音等都是基层检察机关档案管理中常见的资料形式，这些资料又产生于多个渠道，各个资料之间存在着诸多不同。特别是档案归档时，需到档案管理部门进行档案调阅，因诉讼档案为档案总量的9/10以上，将使用大量档案资料，这种情况下将大大增加档案管理的难度。基于此，档案管理人员必须具有较高的专业素质，将各项资料进行妥善保管，并对各项资料之间的关系进行充分分析，确保材料的真实性与精准度。在档案管理信息化建设中，數字化档案将取代纸质档案，能够在网络上进行档案信息的传送与检索。此时，各个部门在档案调阅时即可凭借身份证明将特定密码输入，即可及时查看档案，这样可有效提升档案利用效率，实现远程服务，达到共享信息、资源的目的。

2、档案管理贯穿于基层检察机关工作的整个过程。从档案收集、归档、调阅及查阅等都离不开档案管理，在整个管理过程中全部的数据、图纸、表格等形成了完整的档案资料，为基层检察机关档案管理水平的提升提供了可靠地依据。作为档案管理的重要组成部分，档案管理信息化建设水平的高低对档案利用效果起到关键性的作用，为此相关单位必须重视档案管理信息化建设的系统性及完整性。在档案管理信息化建设实施中，可对信息化平台迅速统计、分类对比等优点进行充分利用，为正确决策提供科学、有效的数据资料，同时能够为所有科室业务的开展及时提供准确的案件信息，做好查询相关数据工作，只有这样才能充分发挥法律监督的作用。

2 基层检察机关档案管理信息化建设中存有的问题

在落实与贯彻“科技强检”战略的基础上，需稳步推进检察工作信息化进度，且全面展开档案管理信息化建设。现阶段，在硬件、软件建设等方面，我国基层检察机关档案管理信息化建设仍存在诸多问题，具体如下：

1、档案管理信息化设备投入较低。在基层检察机关档案管理中，信息化建设的前提为档案基础设施建设，尤其是基本设施与配套设施，如档案库房、档案密集架等。为满足当前数字化档案发展需求，还需完善其配套基础设施，如电脑、打印机、光盘等。因此类设备投资额度较高，大多数基层检察机关往往因经费不足等问题，无法配置齐全所需设备，进而与档案管理信息化建设规定不符。

2、档案管理信息化规范化软件不统一。在公办自动化管理中可充分融入档案管理系统应用软件，如检索、查阅档案资料，以此达到自动检索档案信息资料及进行数字化传输。现阶段，档案管理信息化建设已经在各地市基层检察机关开展，但严重缺乏统一规范性软件，因各地选取软件不同，且各个软件兼容性较差，致使纸质相同的档案在各个检察院人员处理中选取的电子格式不一致，致使扫描、编目及查阅电子档案也存在极大的不同，这种现象的长期存在，将严重影响开展档案管理信息化的进度。

3 基层检察机关档案管理信息化建设问题有效处理的措施

1、加大档案管理信息化建设设备的投入

在配置基层检察机关档案设备时，不仅要对其先进性进行充分思考，还需对其适用性加以重视。通常情况下，要求档案管理信息化系统的建立与完善必须以室藏内容为主体，以工作效率提升为目的，达到档案信息资源开发、利用及管理工作现代化。同时，还需进行档案实体管理系统的建立，如对档案完整性、安全性加以维护，实现总体档案管理科学化、现代化。随后进行档案信息网络化管理系统的建立，其基础为计算机技术，此时需进行相关配套软件的购买，实现检察档案信息共享。在软件购买环节，需严格遵循当地检察机关的实际情况及需求，对软件的兼容性、扩展性等因素进行充分考虑，做好各项调查工作，为检察机关档案管理工作的开展提供可靠保障。

2、提高基层检察机关档案管理人员的素质

目前在基层检察机关档案管理中普遍存在基层管理人员业务素质较低的现象，如资料整理过程中过于敷衍、资料收集不认真，归档不规范等，这些现象的大量存在导致档案管理工作难度不断加大。在档案管理中，为对档案管理水平进行有效提升，检察机关专职人员必须端正工作态度、指导档案使用人员，确保其操作的规范性，在各个环节、各个层面上确保档案资料都能详细收集，单位应组织相关档案专业知识培训课程不定期地让基层工作人员参加，以此有效提升档案管理人员的专业素质，确保档案资源收集的完整性与准确性，确保档案归档的规范性，实现档案管理的科学有效性。

3、强化档案保管与利用

在基层检察机关业务活动开展中对档案进行科学管理及有效利用，可以为检察单位工作的开展、报告总结及理论研究提供强有力的保障。在档案管理信息化建设中，必须严格遵循相关管理条例，实行统一科学地管理，增强档案管理的安全性与准确性，为档案管理秩序的有效维护及利用提供一份可靠地依据。

（1）实现档案统一集中管理。作为档案管理中的重要组成部分，档案保管工作中相关部门必须进行良好保管环境的创建，对档案进行妥善保管，维护档案创建的良好秩序。在数字化档案保管中主要内容包括：档案的日常维护、档案的修复管理及设备的维护等。作为一个案件及单位各项工作内容的存在形式，在档案保管中必须做到科学性与有效性，对档案保管工作质量进行不断提升，只有这样才能充分发挥电子档案管理的作用。

（2）开发利用电子档案资源，是对检察机关档案信息及价值的反映，并利用多种科学管理方式，对档案检索系统进行建立与完善，确保档案资源的充分利用，实现档案管理的经济效益与社会效益。

（3）只有转变检察档案的服务方式，才能确保档案管理与时代的发展需求相符合。在档案管理信息化建设中，检察机关应重视档案服务，将原有的传统单一服务方式转变为多元化的服务方式。并对原有档案管理模式加以调整，同时通过信息技术，进行电子档案的开发与利用，实现档案管理水平的有效提升。

4 结束语

综上所述，基层检察机关作为检察系统的主体，其办案任务占总办案量的4/5左右，伴随检察工作量的逐步加大，档案数量也随之增多，以往档案管理模式与当前基层检察机关的工作存在严重的滞后问题，为满足现代档案工作发展需求，在档案工作中档案信息化已经成为其发展变革的重点，是传统档案过渡到现代档案的重要阶段，是检察工作、档案工作得以快速发展的重要保障。

参考文献

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