医院档案的信息化管理策略探讨

摘 要：档案管理是医院行政管理工作的重要组成部分，本文从笔者自身的工作经历出发，通过分析对比原有的传统的档案管理模式和现代化信息管理的模式的区别，阐明信息化管理的便捷性与实用性，为医院更好地做好档案管理工作提供参考。

关键词：档案管理；问题；信息化

对于统筹医院内部所有档案管理工作的档案室而言，他们每日管理的档案，不仅包含患者的档案，同时也包含整个医院的行政文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、实物及声像档案、科研档案、采购档案等，数据信息量庞杂，每日工作内容繁重。这些档案记录着整个医院的病患信息、医院建设的工程过程与文件信息、医院采购体系的流程与种种文件、各科室的病历及文件等，这些信息汇总起来构成了医院特有的文化数据库，记载着医院的历史发展过程，并从不同的角度全面客观地反映各个不同历史时期，不同背景条件下的重大事件，重要人物和重要工作等，是历史的见证，也是医院不可或缺的信息资源，承载着医院的历史与现况信息，是整个医院文化体系的支撑。如何化繁为简，在保证档案完善性的前提下，完成档案的系统化整理，使档案信息得以科学有序地保存，以备医院工作人员随时提取并有效使用，是是医院行政管理必须面对的重要课题。计算机科技的发展为传统的繁冗的档案管理工作带来了福音，找出现有档案管理工作中的不足，利用信息化管的方式，客观而科学地制定对策，就可以简化不必要的工作程序，大幅地提升档案管理工作的效率，同时实现信息的安全共享，为医院的信息化建设贡献力量。

1 现阶段档案的信息化管理存在的问题

1.1 档案管理信息化发展进程不一，不同区域存在不平衡

首先，不同地区的经济发展状况不同，对应区域的医院的档案信息化管理状况就存在明显差异。经济发达地区的医院基础设施和网络设施相对完善，已建立了相对完整的信息化档案管理体系。但是对一些相对落后的地区而言，档案管理还是只有传统的纸质档案管理模式，医院的资金不足，缺乏基本的电脑等现代化设施，受经济状况制约，医院档案的信息化管理尚处于初级起步阶段，无法进行科学有效的信息化管理。

1.2 档案安全性缺少保障，保密性有待加强

作为信息存储和发布的第一把关者的管理档案人员，是否具有保密意识和责任感，直接影响档案的审查和管理工作的严谨性。

在当今大数据时代，网络环境潜在着很多病毒威胁。档案管理人员应具备基本的网络安全常识，应及时对所管理的档案信息进行书面备份和电子备份，严格按照档案管理的安全规范进行工作，避免出现信息漏洞；同时档案管理人员要学习掌握应对突发网络安全事故的技能，以保障档案信息的安全性，做好信息保密工作。

1.3 档案管理缺乏制度与明确规范，纸质档案归档率低

医院应制定符合医院实际情况的可行性的档案管理制度与规范，以便档案管理人员工作时有据可依，有规则可行。但是目前普遍状况是，档案管理工作缺少体系性的文件和规章制度。这就导致档案管理工作人员工作时缺少依据，无法对档案做科学的分类并区分是否有建档必要。再加上医院并未有意识地对档案管理人员进行专业的培训，这就使得这部分人员在繁忙的工作中无暇提升自身的档案管理素质，缺乏档案管理知识且不能与时俱进，仅凭经验和自身摸索进行档案管理，所起的作用也不过是档案保管员，其工作质量难以提升，且易出现遗漏归档或者弃档不归的情况。

1.4 纸质档案保管无规范，缺乏安全性

纸质档案是信息化系统的数据来源，是原始的档案文件，必须妥善加以保管，作为档案管理的基础。目前医院纸质档案的管理，存在下述问题：①档案的纸质不符合要求，耐腐蚀及耐磨性能差，或者有些文书档案采用传真的方式进行传递，极易造成图文的逐渐消失；②保存方式原始，直接捆成一堆，甚至多年度档案混杂，丢入纸箱或者柜子，不做任何保护措施，任凭鼠咬虫蚀、变质霉烂；③没有对档案进行后期持续的维护保养。这些不当的管理行为，会造成档案的损坏或者缺失，档案的完整性被破坏，致使档案信息资源不客观。

1.5 档案管理人员专业素养有待提升

档案管理人员，不仅要熟知传统档案管理的专业知识和管理技巧，也要精通计算机技术和自动化管理技术，具备书面档案和信息化档案的双重管理能力。目前此部分管理，普遍缺乏新形势下专业的档案管理人才。因此，新技术无法很迅速地在此领域普及，且很难应对网络病毒的袭击。

2 档案信息化管理之策略探讨

2.1 建立完善的档案信息化管理制度，制定档案管理的标准和规范

首先，应提高医务人员对档案管理重要性的认识，及时解决妇幼档案管理过程中遇到的各类问题；其次，明确档案建档规范与建档范围，明确建档标准，建立专项管理制度，及时准确地建档归档，建立定期检查的工作制度，以确保档案的无遗漏归档，保障电字数据和纸质数据的完整性和统一性；再次，完善档案的收集、归档、立卷、借阅等环节的流程管理，明确各环节的责任人，建立医院内部的良性循环。

档案的信息化管理，既要做好全局统筹，又要有序地分阶段进行。管理好档案信息的电子文档，保障信息文件的安全性，按照标准进行资源共享，以便更高效地发挥档案管理的作用。

2.2 加强对档案管理人员的专业素养培训

首先，定期专项培训，提高工作人员的思想认识；其次，加强档案室与医院其他科室的联系，借鉴医务人员在实践中的经验，发现原有的档案管理工作的不足，根据实践来调整档案管理的工作方法，持续改善档案管理的工作；再次，提升档案管理工作人员的计算机水平和自动化办公能力。经过专业的培训，让工作人员革新理念，掌握信息化管理档案的能力，保证档案管理信息化的建设顺利推进。通过专业的信息化管理，提高档案信息的利用率和有效性，适应新时代的管理需求[1]。

2.3 增加必要的设施设备的投入，配置网路设施

首先应准备专门的档案管理库房，库房基本构建要安全牢固，要有健全的恒温恒湿设施，为档案安全提供基础的环境保障。要配备专人管理库房，及时清洁库房，并注意防火防盗及防虫防鼠等，做好各种预防措施，并定期检查与修缮问题部分[2]。

增加必要的办公设备，例如每个科室都要配备计算机并联网，这样需要档案资料支持时，只需通过计算机进入档案信息系统，输入关键词即可检索出所需文件并用自己的账号下载使用；为档案室配备扫描复印设备，大大减少档案资料输入的工作量，且有利于资料的有序归档；为纸档存储准备独立的档案柜，这样可以通过编制的文件索引编号，迅速找到所需文档等。

其次，應配备计算机等信息化管理设备，同时采用新型的针对档案管理开发的软件管理系统，安排网络能手来进行专项档案信息管理，将纸档信息及时准确地输入计算机系统，并进行备份与安全存储，有分寸地进行资源共享[3]。同时通过定期复检，来确保档案信息的无遗漏和完整性。

2.4 做好档案的保密工作

各单位要根据自身状况，制定对应的合理的规章制度，设立档案信息的安全管控体系，明确档案的开放范围和保密程度，确保档案管理工作的规范性和保密性。可定期请网络专家为档案管理系统更新软件配置，并加强防毒软件的病毒防御功能，为档案信息设立坚实的防护墙，以便更好地做好信息保密工作。

参考文献

[1].李健.浅析妇幼保健健康检查档案管理工作的有效途径[J].办公室业务，2014，（5）.

[2].李红宇.妇幼保健档案的管理事宜[J].兰台内外，2012，（4）.

[3].朱莉.试析档案管理在等级妇幼保健院评审中的作用[J].中国管理信息化，2014，（6）.

作者简介

邓巧玲（1980-），女，广东，东莞市妇幼保健院，研究方向：医院档案。