浅谈传统档案与电子档案的关系

商建伟?苏建霞

随着社会的不断发展，信息化已经成为了现代社会的代名词，社会的各个方面都在信息化的带领下呈现出了新姿态，这给在社会历史和社会发展中起着重要作用的档案工作带来前所未有的变革，电子档案应运而生。新事物的出现必定要对旧事物带来冲击，传统档案管理工作随着电子档案的产生，已经开始形成电子档案管理与传统档案管理并向齐驱的形式，改变了以往单一的纸质档案管理模式。

1 电子档案与纸质档案概述

所谓电子档案是指以光盘、磁盘、磁带以及计算机盘片等材料为载体的文字材料，通过数字代码序列在网络上传递的具有保存价值的电子文件。纸质档案是指以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。

电子档案并未完全脱离纸质档案，从某方面来讲它们的本质是一样的。首先，虽然电子档案在形式上依托于电子文件，但是电子文件同传统档案一样来自现实的真实记录。其次电子档案同纸质档案一样依然是通过载体实现档案价值。再者，电子档案实质上仍然是一种实体档案。最后，电子档案依然遵循纸质档案的价值形态及规律。

虽然电子档案与纸质档案存在着共性，但是，电子档案之所以能够在社会中广泛应用，离不开它自身的特点：①信息具有共享性；②信息与载体可以分离，并且载体多种多样；③电子档案不易受环境因素影响，如不易腐蚀；④电子档案信息储存量大。

2 在管理档案的方法上电子档案区别于纸质档案

首先，在档案收集上电子档案有别于纸质档案。传统的纸质档案资料必须通过文书部门的处理，将有价值的资料按照不同维度进行分类，比如按文件的来源、时间和内容等分类、整理和装订，之后才可以交由档案部门保管和处理。然而电子档案就不需要由人工进行分类整理这一系列繁杂的工作，而是直接通过计算机进行比纸质档案更便捷的整理分类方式，分类更细，更准确，更立体，正因如此，专门负责整理、分类、装订的传统档案部门已经逐渐撤销了。可见，在资料收集、整理、分类方面电子档案是优于纸质档案的。

其次，档案接收部门在接收档案时电子档案较传统档案要复杂很多。比如要接收档案，必须得有相应的设备，硬件设备（计算机、扫描仪等）和软件设备（文件转换软件），只有这样才能够统一资料的入档格式，便于查阅和编辑。而传统档案则对设备的要求没有那么高，甚至不作要求，但是查阅起来就不如电子档案方便和快捷。

再者，档案的收集和接收方式的不同导致了其载体和查阅方式的不同。电子档案依靠计算机程序将电子资料根据需要将不同形式的资料进行多方位的整理、排序、分类、编码，设置不同的索引，大量的电子文件通过计算机的整理形成拥有大量数据的数据库，这个数据库中的资料可以存贮在电脑的硬盘中，也可以存储在光盘、软盘中，存储方式多一，并且具有存储密度高，存储量大的特点。同时电子档案由于编码和索引设置丰富，所以查档者只要输入关键字，计算机即可将所有相关资料一并呈现，大大减少了传统纸质档案查档的繁杂。传统档案的保存以纸张为载体，查阅不方便，并且容易受到腐蚀，需要根据档案的不同领域存储在特定场所，查找不方便，但是较电子档案来说保密性更好。

3 电子档案与纸质档案的归档程序要求上存在差异

纸质档案归档的话，首先就是要对其是否能够入档进行层层的筛选，主要从该文件资料是否具有保管价值和需要保管的时间长短，以及该文件是否符合入档资格等已定的标准、方法和原则等方面进行判断。不过由于纸质档案本身的特性，使得筛选的过程并不用立刻做出决定是否入档。然而电子档案则不一样，电子文档依托计算机，信息流较大，容易消失和变更，所以对于一些文件是否能够入档必须在文件形成之前就要对它的保管价值和保存时间长短等一系列问题进行分析，做出决定。其次，虽说纸质档案和电子档案在筛选时都要进行某文件是否具有入档价值的判断，也就是内容方面的审核与筛选，但是如果我们仅仅从内容方面筛选，而不考虑其他方面的因素，则形成准确、真实、完整的档案资料的可能性是很低的。所以我们也要从多方面进行审查，比如技术方面，电子档案则要考虑更多，以不同载体（光盘、磁盘、u盘等）为介质的电子文件需要鉴别其可读性以及是否存在病毒、介质是否正常等情况，而纸质档案在技术鉴别层面上的要求并不高。

4 电子档案和纸质档案在使用过程中存在不同

主要表现在以下几个方面：

1.传输途径上：由于纸质档案和电子档案的介质不同，所以传输方式不一样。纸质档案主要是通过提供原件或复印件，而电子档案是通过电子档案的载体或电子计算机直接传输，同时可以打印、下载、复印等。

2.保密性方面：不论是纸质档案还是电子档案都要做好保密工作，而由于纸质档案和电子档案本身的区别，使得各自防泄密的手段各不相同。纸质档案由专门人员负责档案存储室的看管工作，用户想要获取需要的档案，需要部门的批准，尤其是重要档案更是需要层层审批。而电子档案由于本身的可编辑性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保护、信息验证、身份验证等措施。

3.提供信息的准确性方面：纸质档案由于是纸质版的，基本都是手写本，所以我们可以根据不同的字跡和墨迹所显示出来的新旧来防止信息变造，保持档案的准确性。而电子档案可以通过限制进入档案，或者设置不可更改的文件格式呈现档案内容的方式来避免内容的变造。

4.利用方式上：纸质档案主要通过让读者阅览，出借档案以及展览档案和提供档案的咨询服务，开出相关档案证明的方式等来满足使用者的需求。至于电子档案，由于电子信息技术在电子档案上的应用，改变了以往纸质档案对时间和空间的一些限制，使用者可以根据计算机信息处理和分析形式的多样性通过进入网络查看和使用各种开放的档案信息，并且电子档案可以提供纸质档案一些情况下不能提供的原件阅览，而且能够根据利用者的需要，进行不同的检索，高效满足使用者更多的需求。

5 电子档案在编制目录与检索信息上不同于纸质档案

传统的纸质档案都是采用卷级目录，先根据卷内文件的年代和目录编写各个文件的目录，然后再根据各个文件的目录编写案卷目录，让一个个的案卷目录构成最终的总目录，形成实体分类系统。而检索方式则是人工通过总目录到案卷目录再到各文件目录的顺序进行一条线索式的查询，电子档案的文件内容都是根据需要进行分类整理排序以及检索都是在计算机上操作完成，正因为计算机可以随意设定检索内容来查找档案，所以电子档案的目录可有可无。至于承载电子文件内容的介质（光盘、磁盘等）需要在上面简要写明内容和年份，然后编號排序储存到库房，以便查找原件。

6 电子档案的存储要求不同于纸质档案

档案保管是指把收集处理好的档案存放到档案室，并对档案室内柜架上摆放的档案进行日常维护保护的工作，维护是指在档案的存入和使用过程中要始终保持档案实体的有序存放，尽量消除或减少人或自然因素对档案存放和使用的影响，使档案实体始终处于理想化状态，同时尽量使档案这种物质实体的寿命延长下去。纸张、磁带、胶卷是最传统的档案储存对象，其中纸质档案是最具有代表性的传统档案储存对象，对纸质档案的库房管理，是整个档案保护管理工作的基础。传统档案储存对象的优点是：对场地要求不高，只要求在普通室温内温度保持在14-24℃，相对湿度保持在40%-60%，防护措施简单和普通库房一样只要求防潮、防火、防水、防霉等普通防护；缺点是：存储量小，占用空间大，对大的库房来说调阅繁杂，人力成本较高。电子档案作为一种新兴的现代储存工具，因其特殊明显的优势，发展迅速，逐渐取代传统档案成为一种主流的档案管理工具。常见的电子档案有硬盘、磁带和光盘等多种存储方式，与传统档案相比电子档案优点有：存储信息量特别大，占用空间很小，与计算机配合调阅方便。缺点是相对传统档案保存困难对保存空间环境要求高，对空间温湿度有严格控制要求，还有很高的防磁要求，同时要有防火、防紫外线、防高度磁场措施并有除尘设施，因其要通过计算机读取，所以还要严格防范计算机病毒。

在纸质档案与电子档案的对比中，虽然电子档案在许多方面表现出了优势，但是纸质档案仍然有存续的重要价值。由于历史的原因，当前主要的档案文献资料都是采用纸质材料为载体进行保存，特别是一些机密性较高的机关文件，大多采用纸质文件存档，纸质档案在世界各国档案馆的总藏中仍占主要地位。所以我们要充分把握纸质档案与电子档案的区别和联系，发挥各自档案管理之所长，为档案管理事业的发展做出贡献！

作者简介

商建伟（1978-），男，平山县机关事务管理局工作，档案管理。

苏建霞（1977-），女，平山县规划局，档案管理。