提升电子档案管理的对策研究

陈建福

摘 要：本文借鉴国内外对电子档案管理的最新理论，并结合中国的实践国情，提出强化电子档案的风险管理，构建电子档案风险管理体系；同时梳理规范电子文件管理流程，形成协调顺畅的合作共建机制。在管理方式、设施设备支持等方面注重长远效益，高规划、高质量，可以实现电子文件和电子档案管理水平的跨越式发展。

关键词：电子文件；电子档案；风险估测；信息化

1 强化电子档案的风险管理

1.1 电子档案风险管理现状

从电子档案管理现状来看，从电子文件形成之前，即电子文件的生成软件开始，到电子档案利用的各个环节，影响电子档案管理的风险因素是客观存在的。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，还包括保管条件、法规制度等客观因素因素，以及工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，造成了电子档案资源的流失和损毁，严重影响其真实性、完整性、可用性和安全性等。同时，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此建立电子档案风险管理模式是非常必要的。

1.2 电子档案风险管理体系的构建主体

对的电子档案管理实行风险管理，是做好电子档案工作的客观要求和必要内容。党委和政府、各级文件生成和管理参与机构（特别是信息化和电子政务主管部门、有关标准制定和系统开发部门、档案部门）、机构领导、机构相关工作人员都是风险管理体系的构建主体。电子档案风险与多个层次、多个领域的因素有关，构建电子档案风险管理体系需要根据电子文件和电子档案管理工作的实际情况和相关配套工作的实际情况进行统一谋划，需要各相关部门和社会力量的协调配合，进而构筑起全方位的应对体系。

1.3 构建电子档案风险管理体系

应以风险发生为界点，既建立风险发生前的防止或降低风险发生概率的体系，又建立风险发生后的降低风险影响减少风险损失的体系。风险前体系。这是电子档案风险管理体系中最基础的部分，也是工作细致程度和复杂程度最高的部分，其主要包括风险识别、风险估测、风险防范三大内容。风险识别：通过对自然环境条件等客观因素，以及从电子文件的生成之前到电子档案的利用的产生、存储、转移等各个工作环节进行细化和监测，结合电子文件和电子档案的种类、特点、管理要求等，对可能造成风险的因素进行分析提炼，对已存在的和可能出现各种风险进行辨识和总结归类。

2 梳理规范电子文件管理流程

2.1 传统电子文件管理流程弊端

传统的纸质文件从形成到被永久保存或永久销毁的管理流程，是按管理环节进行分工的，即以“归档”为界点，分别由文件生成部门进行歸档前的管理，而由档案部门（包括机构内档案部门和档案馆）进行归档后的管理。这种管理环节上的分工在一定程度上破坏了文件运动的连续性。电子文件具有传统纸质文件没有的虚拟性、与载体的可分离性、易更改性等特点。因此，必须要加快推进电子档案统一接收、保管和利用工作，同时在开展这几项工作之前，要结合电子文件的特点和实际，参照外省的做法，对相关管理流程进行优化。

2.2 电子文件管理专业性和规范性

电子文件生命周期理论表明，电子文件从形成到永久保存或永久销毁是一个不可分裂的运动过程，这一过程可以根据电子文件的功能和价值形态的变化划分为若干个阶段，对不同阶段的管理需求应该统筹实现；电子文件生命周期全程的管理和监控措施由电子文件管理系统实现，因此，电子文件管理活动应该向前延伸到电子文件管理系统的设计阶段。文件连续体理论则“进一步强调电子文件运动过程的整体性、连续性与集成性，提倡档案人员提前参与或介入电子文件管理，要求对电子文件的管理与监控在电子文件生成的同时或之前就开始。”因此，优化电子文件管理过程必须充分利用档案部门的专业性和规范性，“更积极地将文件从生到死、从头到尾的整个运动过程，全面而又系统地管理起来。”这是符合电子文件运动客观规律的。也就是说，要保障电子档案资源的真实、齐全和完整，必须从对国家档案资源负责任高度出发，切实采取有效措旌，从根本上保障各级档案部门，特别是档案行政管理部门和综合档案馆在电子文件生成之初，甚至是电子文件管理系统设计之初开始，在整个电子文件的运动过程中对电子文件进行有效的控制。

2.3 增强电子文件统一管理试点

建议借鉴外省、市经验，尽快开展电子文件统一管理试点工作。可选择系统运转较好、电子文件管理有一定基础的省直单位作为试点，通过党政专网平台对所选试点单位所归档的电子公文进行统一管理，通过试点积累经验、建好标准、做好网络建设，以逐步实现对电子文件的统一、全程、规范、安全管理。建议稳步推进电子文件中心建设，以省、市（州）、县（市、区）国家综合档案馆为基地，建立起三级互联的电子文件管理中心信息应用系统体系，利用电子政务网相互连通，形成“纵横”型的框架结构。建立互联的电子文件中心信息应用系统体系，就是在整体上实现电子文件的规范生成、流转交换的管理，统一电子文件流通格式。通过建立电子文件前端控制机制，保证电子文件在生成、编辑阶段符合相关规范，使一份完整的电子文件由足以为其提供凭证价值的内容、结构与背景信息组成，从电子文件产生的源头保障其的真实性、完整性与有效性；通过建立电子文件流转交换系统，在综合运用加密、压缩、消息认证、电子水印、数字签名等技术，对电子档案、电子文件的交换、加密、压缩、签署、检索实现综合管理。利用电子政务网络与各机关、企事业单位在办公自动化系统中产生的文件、档案资源，建立一个广域性的电子文件流转交换接口，形成一个共享的综合技术平台。

3 形成协调顺畅的合作共建机制

总体上讲，这主要是指理顺电子文件和电子档案管理主要相关部门之间的关系，明确各自的职责，同时加强关于电子文件和电子档案管理的跨部门沟通与合作，以期消除我国直线职能式行政组织结构在运行中客观存在的“容易因循守旧，各机构横向联系和协同不足”的缺点，进而协调和统一各方力量共同做好电子文件和电子档案管理工作。理顺电子文件和电子档案管理各部门之间的关系，明确各自的职责，既包括各单位内部部门和机构，也包括单位之间。特别是要通过对法规体系的健全，加大对档案部门的制度性授权和事务性授权力度，提高档案部门的工作主动性和积极性，保证档案部门的专业性在电子文件和电子档案管理中得到充分发挥，同时使其责任更加细化和明确，使管理更加方便。在标准方面，要坚持“有章先行、无章缓行”的原则，严格根据国家已经颁布的标准开展相关工作。要根据国家发布的标准及时制定地方性标准并对具体执行提出要求，但不应有超出国家现有标准规范的地方性标准存在。重点是提高贯彻标准的质量和水平，做到“步步有章可循、件件标准规范”，使的电子文件和电子档案管理更规范，成功率更高。

参考文献

[1]孙靖靖，冯瑜，马亮.高校档案管理系统的网络安全设计与实现[J].辽宁医学院学报（社会科学版）.2014（02）

[2]电子文件管理研究课题组.电子档案专题讲座第十四讲电子档案相应设备过时的对策[J].科技档案.2004（03）