新时期基层检察院办公室档案工作面临的困境及对策分析

贾海娜

摘 要：检察机关的档案作为一项重要的信息资源，在检察工作中起着不可或缺的作用。加强对其开发和利用是新时期检察机关档案管理工作的一项重要任务，也是检察事业发展的需要。司法改革新形势对检察机关办公室工作提出了新的更高的要求，档案工作作为办公室工作的一个重要组成部分，适应信息化发展趋势，紧紧围绕服务检察工作大局，积极开发和利用档案资源，充分发挥为领导决策、执法办案以及其他检察工作的服务作用显得尤为重要。结合我院档案工作现状，对基层检察院档案工作存在的问题、面临的机遇与挑战进行分析，并提出意见建议，希望对加强和改进基层检察院档案工作有所帮助。

关键词：档案管理；发展趋势

1 基层检察档案管理工作的特点

1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。纸质档案在征集、保存和利用的过程中，由于内因和外因综合作用的影响，都会造成纸质档案不同程度的病害问题。且这些档案材料大多数是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。

2、检察机关保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。检察机关内部为了评查案件和上级抽查等原因需要经常借阅有关诉讼档案，公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，也需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。

3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，检察机关档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。

4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关统一业务应用系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，逐步形成了电子档案与纸质档案并存的局面。

2 工作中存在的问题及困境

（一）人员较少、兼职现象严重。办公室担负着多项职能，但人员相对较少，我院办公室现有在编人员5人（其中3人为政法编制，2人为事业编制），除2名机要保密人员外，其他人往往身兼多职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于一些原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响。除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档，且由于专业的局限性，往往出现档案归档整理不够规范，档案管理的保密性和真实性缺失的现象。

（二）变动频繁、档案管理人员业务素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。且在职的兼职档案管理人员大多工作繁忙，无法投入更多精力在档案上，从而造成档案工作效率低下。在信息化迅速发展和加强档案数字化工作的大背景下，缺少专职档案员和档案员流动频繁的现象，往往造成档案员刚刚进入状态又换新人的局面，致使档案员整体素质提升缓慢，阻碍了档案工作的稳步推进和深度应用，大大削弱了档案资源的开发利用，直接给档案管理工作带来不小的影响。

（三）档案收集、归档不及时、材料不全。在检察档案工作中，为了保持文件之间的历史联系，保证文件的完整与安全，案件承办科室应于次年6月份对上年度已办结案件的文件材料及时加以整理并移交档案室。然而在实际工作中，各科室难以按时整理、移交档案，全靠档案员到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的诉讼档案中，不仅会有上一年度的卷宗，有时还会夹杂前两年的卷宗，严重影响了档案工作进度。材料齐全是保证案卷质量和为以后更好利用的关键，但实际中案卷不按要求整理、材料不齐全、档案移交手续不规范的现象普遍存在，甚至有些承办人将不该归档的材料也归入卷宗。这不仅不能提高档案的利用效率，反而会增加库藏负担，严重制约着检察档案发挥实际效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。

（四）档案资源在检察工作中的宣传利用力度有待加强。开发利用档案资源，服务办案、服务领导决策、服务社会，是档案工作的宗旨。基层检察机关每年都有大量的批捕、起诉案件，通过对这些案卷材料进行整体分析研究，可以清晰地发现各种犯罪形成的原因以及犯罪的规律特点，利用检察档案资料来编写案例，可为立法提供实践依据、为普法教育提供素材。但是，一直以来，检察机关档案管理的重点都放在对检察档案的收集和整理上，而缺乏对检察档案信息资源的开发与利用。加之基层检察院由于条件的限制，很多先进的技术都没有被普遍采用，数字化和信息化程度不高，造成档案信息不能得到最大化的开发和利用，浪费了很多检察信息资源。因此，如何创新服务方式，丰富服务内容，进一步发挥档案工作的重要指导和参考作用，推进检察工作健康良性发展就成为了一个必须面对和解决的问题。

3 加强和改进的意见建议

随着检察机关统一业务应用系统、信息化建设和改革任务不断深入推进，办公室工作也逐渐从传统单一的模式向多元化、信息化、现代化模式转变，所担负的职责更多、任务更新、要求更高。档案工作作为办公室工作的重要组成部分，具有涉密性、服务性，对办好案件意义重大，是全院检察工作不可或缺的一环。检察机关要根据“统筹规划、循序渐进、确保安全、合理适用、稳步实施”的原则，积极推进档案数字化、信息化工作。

1.要继续加大对档案工作的支持保障力度。检察机关要坚持依法治档，切实加强对档案工作领导，及时解决档案工作实践中的具体困难和问题，为档案工作提供有力的保障。完善档案基础设施，加大硬件建设，按照“四分开”要求，加大档案资金投资力度，合理规划，科学配置，努力创造条件，打造库房面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷的管理环境。

2.要继续加强档案队伍建设的力度。要充分认识新形势下档案工作的重要作用，从政治上、工作上、生活上关心办公室档案人员。要及时配齐配强档案人员，使用在编人员从事档案管理工作，并不断提高专职人员配备率，尽量配备档案专业毕业生。档案员交替要做好交接工作，变动要有一个传、帮、带的过程，不能简单的履行一个交接手续完事。新任档案员必须参加地方档案局的岗前培训，逐步加强档案队伍专业化、职业化管理，努力创造事业留人的良好工作环境。

3.要继续加大档案规范化建设力度。牢固树立档案安全无小事意识，安全管理措施要覆盖档案工作全过程。不断加强室藏档案资源体系建设，认真落实归档制度，确保各类型各种载体档案完整、齐全、及时归档。认真贯彻落实高检院制定的《人民检察院诉讼档案管理办法》及相关文件，进一步完善本单位档案管理制度，利用制度规范管理好档案。加强服务能力建设，把档案潜在价值转变为现实有用的价值，成为领导决策和工作查考的重要手段。要把档案打造成宣传检察工作的窗口，研究检察工作的智库。坚持做好档案编研工作，做好日常借阅利用，充分应用信息化手段，提升档案服务水平，推进利用服务上新台阶。

4.要明确责任，狠抓立卷归档工作，确保立卷归档质量。

对诉讼案卷归档和管理工作实行严格的责任制，以督促科室干警做好归档工作，确保归档档案文件质量。诉讼档案材料的收集及整理、组卷要严格按照《人民检察院诉讼文书立卷归档办法》执行，填写卷内目录时，除卷内目录所列项目应逐一填写外，案卷内的法律文书、相关证据材料均应逐一填写清楚。诉讼案卷归档时，各科室内勤对案卷材料应逐一检查，不符合质量要求的应重新整理，发现遗漏及时补齐，并与收案登记对照，检查是否收齐，最后统一保管，每年及時向档案室移交档案和清册，以保证档案室收集的各类档案准确、有序、按时完成录入、入库等工作；档案员要对各科室移交归档的各类档案进行集中、统一编制目录，上架排序并及时完成统计上报。

5.要继续加大档案信息化建设力度。档案信息化是更好地加强管理，提高档案服务水平的手段，是档案工作今后发展的重点之一。要积极推进数字档案室建设，按照《数字档案室建设指南》的要求，积极稳妥推进，尽快实现“存量数字化、增量电子化、利用网络化”。要严格按照国家档案局《数字档案室建设指南》《档案数字化外包安全管理规范》等档案数字化工作的相关规定，做好数字化工作方案，确保数字化工作中保密措施到位，争取在较短时间内完成室藏档案数字化工作，逐步实现电子文件在线和纸质“双套制”归档。