论人事档案在人力资源管理中的效用

黄清华

摘 要：近些年来，随着外在竞争压力的不断增大，单位也要加强对自身的管理，在加强管理过程中档案管理被提升到另一个高度。人事档案管理是人力资源管理的重要组成部分，在单位管理中扮演着重要的角色。本文主要从人事档案管理的功能、人力资源管理使用人事档案的概率以及他们之间的关系等方面，阐述了人事档案管理对整个单位的发展以及人事管理过程中的贡献。

关键词：人事档案；人力资源；管理

1 引言

21世纪是以知识和信息为特征的新时代，档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此，档案工作者必须认清形势的变化，紧跟时代的步法，进一步解放思想，开拓创新，勇于实践，加快档案事业不断发展，更好地为国家、为人民服务。

2 人事档案管理的概念

对一个职工在单位中的具体活动行为和表现进行记录收集并且存档后得到的纸质资料或是电子资料的集合即为人事档案，这其中包含了职工的很多信息，比如家庭背景、个人情况以及工作状态等。人事档案能够反应出职工的个人经历、学历、才能、品德素质水平以及在工作中的具体表现，是单位为一个人集中保留的可以供查阅的信息资料。在一定时间内，对整个单位里个人信息资料进行收集、整理、存档、保管和应用，就是人事档案管理工作的职能。

3 人事档案管理与人力资源管理的关系

人事档案管理可以作为人事管理过程中对职工整体素质和技能评价的有效依据，同时也是人力资源管理工作的一部分内容。他们之间有被包含关系，但是又可以独立的存在。单位人事管理人员可以通过查阅人事档案来了解和分析职工的工作态度和个人能力，是人力管理人员对职工绩效考核的重要内容。人事档案也是职工信息的载体和职工具体发展情况的体现。

4 人事档案在人力资源管理中的作用

1、人事档案可以为单位的一些决策提供重要的依据。如绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等，关系着职工的晋升和奖惩，决定着单位对职工的薪酬分配，奖励机制等决策。而绩效考核需要大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证单位的决策科学化、合理化。

2、人事档案推动人力资源的开发。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案互为作用，互为促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发。

3、人事档案提供真实可靠的信息，并可优化人力资源的合理配置。单位要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个职工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握每个人的最真实全面的个人信息。通过查阅职工档案了解职工的全部历史和工作经历，从而为单位在选人、用人提供有价值的参考信息。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源共享，科学预測人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳配置。

5 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

1、切实提高档案管理人员的素质。在现代化水平不断提高的当今时代，旧的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能适应新形势下的新要求；让他们增强服务意识，改变过去坐等上门的被动方式，积极主动与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务。

2、加强沟通与信息传达，有效发挥人事档案的存在价值。人事档案管理员要与单位管理者加强沟通，形成默契，人事档案管理员要及时把研究过程中发现的异常信息和情况反馈给领导和决策者，为领导和决策者在做出人力资源可持续发展决策时提供参考依据。领导者和决策者应当对研究成果充分信任，对需要进行调整和决策的信息，应立即做出决策，实现人事管理员和人事档案的存在价值。

3、加强人事档案的时效性和现代化管理。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把心新产生的有关个人经历的材料有选择地及时补充道人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，传统档案以纸质为介质，占用空间大，保管环境要求高，随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，将个人档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在单位内部局域网上建立平台，形成资源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，综合思考全方位掌握。人事档案管理工作是一项信息科技含量较高的工作，要不断提高人事管理的信息化水平，要将人事档案的相关材料及时录入电脑系统，同时注重挖掘和使用各种系统分析软件，对人事档案中的各个要素进行全面准确的分析。同时加快人事档案科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。

6 结语

人事档案管理虽然是对资料收集、整理的过程，但其档案里的信息却是关于人事方面的。人事档案中的人员信息管理对人员的考核、人员调配以及对人员的具体管理都起到一定的指导意义。所以单位人力资管理部门要科学有效地用好人事档案，同时单位也要加大对人事档案管理工作的重视程度，为人力资源管理和分配做好充分的准备，最终使人事档案的管理工作更加完善，更加适合单位的发展。

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