提升图片信息档案的利用价值的思考

摘 要：科技的进步给档案管理带来历史的变革。由于传统纸质档案的不易保存性，现在的档案管理越来越多的采用图片信息档案管理的方法。本文中笔者将通过阐述图片信息档案的重要性、档案整理的原则以及图片信息档案的利用等，来充分说明图片信息档案的重要性，并进一步阐述提高图片信息档案利用价值的途径。

关键词：图片信息档案；利用价值；档案管理

档案管理是对档案信息的整理、使用等工作的总称。无论是企事业单位还是高校部门，档案管理工作的高效运行对单位的整体运作具有重要意义。随着技术的进步，一些电子产品如照相机、多媒体等进入我们的生活当中，从此图片信息档案管理开始被越来越多的单位使用。图片信息档案是不改变档案信息的情况下将纸质的档案图片化，这样使档案更加生动形象，且易于整理，大大降低了档案管理者的工作复杂度。图片信息档案的普遍使用使学者更加重视对这种管理方法的研究，如何提高图片信息档案的利用价值也成为众多学者议论的话题。本文通过分析图片信息档案的重要性及管理的方法等几个方面来探索如何提升图片信息管理的利用价值，以期图片信息管理能够得到更加广泛的使用。

1 图片信息档案的重要性

易保存性。与传统的纸质档案相比，图片信息档案更容易保存。传统纸质档案随着时间的推移会发生腐蚀和霉变，这样就会对档案的管理增加负担。图片信息档案可以将照片存在电子设备当中，通过建立相应的目录检索，就可以轻易查找。这样不仅可以节省时间而且档案也不会随着时间的推移而发生损坏。更重要的是，通过图片的处理，将纸质的档案图片化这样就可以节省大量的空间，储存更多的档案信息。

技术支持。由于先进的技术条件，使图片信息档案的管理工作更加简洁化。科学技术的发展，使电子计算机充分融入到我们的生活，随之而来的是一批技术产品的诞生，例如数码相机、手机等等。这些技术产品的诞生都为照片档案的形成准备了条件，从此可以通过图片信息来取代纸质档案。通过电子设备的使用，省去了照片冲洗的步骤，档案管理者可以直接对数码照片进行存档，提高了信息的保存质量。通过扫描仪等先进设备将图片刻制成光盘，或是将图片传到电脑硬盘中，这样更易于档案的借取和查阅，真正实现电子图片的共享。

通过建立图片信息档案，可以延长档案的保存时间，并且可以减少查找的时间，将档案更加清晰的进行分类整理，节省档案管理者的整理时间。与纸质档案相比，图片信息档案具有保存时间久，存储量大，易于查找等优点，而且可以大量节省档案储存的空间。大量的图片信息档案可以反映出企业或者高校的历史变迁，对企业、高校的建设具有重要意义。

2 图片信息档案的整理原则

2.1 图片档案材料内容要准确详实

图片信息档案反映出各单位的历史变迁，它对单位现在的借鉴具有重要作用，所以图片档案材料的内容必须准确详实，来不得半点虚假。档案管理者在进行档案整理时一定要注意将图片进行分类整理，每张图片按照内容、时间等进行分类。同时在整理的同时还要注意对材料原件的保存，并且做到收集的细致化，对一类图片的收集尽量全面，这样的档案对现在的借鉴价值才会更高，同时也使得照片的真实性经得起考证。

2.2 图片档案材料整理 、分类、填写要规范化

图片档案的主要作用就是使档案管理更加规范化、简洁化，所以档案管理者在进行档案管理时一定要注意将档案材料整理、分类、填写规范化。首先是整理规范化，在进行图片档案整理时要注意根据图片的不同内容进行分类整理，将同种类型的图片信息整理在一起，这样便于以后的查阅。要注意在整理的过程中要细致、全面、小心，避免在档案整理过程中损坏档案，或者是在整理的过程中将档案遺失。其次是对档案的分类，将档案进行大致整理之后就要对档案进行分类。分类的目的就是方便查找，分类的标准有很多，不同的单位可以根据本单位的要求选择不同的分类方法。例如可以根据类别进行区分，分为文史类、理工类等。也可以根据价值的不同进行区分，将档案按照永久性、长期性和短期性等进行分类。最后是对档案进行填写，填写的过程中档案管理者要遵守一定的操作规范，档案管理者要注意档案的名称、编号的填写，而且填写时还用注意字迹的清晰、工整。

2.3 图片资料档案借阅、保管要符合标准

档案管理者在对档案进行管理时还要注意，对档案的借阅和保管要符合标准。 档案管理者一定要认真履行档案管理的规章制度。在档案的借阅及归还的时候一定要认真清点、记录，避免档案的遗失和损毁。档案管理者在档案的借阅和保管过程中要做到以下几点：第一，注意档案中图片资料的保养。对打印出来的图片，随着时间的推移，照片容易褪色或损毁，所以在平时对照片的保养要多加注意。对电子设备中的照片，要进行分类整理并进行备份，防止电子照片的遗失。对于已经损毁的照片要依据科学的方法进行修补，并注意平时的防火、防蛀。第二，注意对电子设备的养护。在平时对档案进行管理时还要注重对电子设备的保养，例如，要定期对照相机、投影仪等进行清理，防止灰尘进入设备内部，损毁器材；各种器材的使用时间不能过长；对于刻成的光碟要放在固定的地方保存，防止光碟的损坏。第三，提高管理人员的专业水平。在档案管理的过程中需要许多专业的知识，而且管理人员要熟悉各种电子设备的清理，所以要对管理人员进行固定的培训，提高管理人员的操作水平。

3 图片信息档案的利用

电子图片的出现使图片信息档案的管理更加方便快捷，但是目前而言，各企业单位以及高效对图片信息档案的管理还缺少一定的制度规范。人们对图片信息档案的了解程度不够，对于如何使用图片信息档案也缺少一定的认识，所以为了提高图片信息档案的利用效率，领导者要有针对性的提高图片信息档案的使用效率，使人们对图片信息档案的使用有基本的了解，提高档案的传阅度。

3.1 编辑出版档案图集，举办专题展览

电子图片具有存储量大，存储时间久且易保存的特点，所以可以将同一主题的电子图片打印出来装订成册。装订成册的图片集易于传阅，可以大大提高图片信息档案的利用率。另一方面也可以定期举办一些图片集展览，以一种固定的活动形式，将所以的图片集展示出来，让前来参观的人都对档案信息有一定的了解。一些历史悠久的高校和企事业单位的发展历史以图片集的形式展示出来，这样可以让员工或是学生对单位或是高校的发展史有一定的了解。研究所、高校可以将老师、学生的科研成果以图片的形式展示出来，供学生和老师进行学术上的交流。

3.2 构建数据库

在提高图片信息档案的使用时要建立一个图片数据库。由于图片的数量较多，借阅者在使用图片信息档案时就会耗费更多的时间在查找图片上，而且当借阅者查找到图片时也只是单单看到图片上的信息，但对图片的背景缺乏了解，这样会降低对图片信息的使用效率。通过建立一个图片数据库，在整理图片时，要将图片的拍摄时间、作者以及相关信息的记录。

3.3 打造网络平台

图片信息档案的利用是档案管理过程中的首要任务，但是由于管理的过程中图片信息管理者不知道借阅者需要什么材料，而借阅者也不知道档案管理部门有哪些自己所需要的资料，这样使管理者和借阅者之间产生隔阂，为了打破这层隔膜，我们就需要在二者之间打造一个平台。通过打造一个网络平台，档案管理者将自己收集到的图片信息上传到网上，管理者可以直接在平台上直接进行分类管理。在平台另一端，借阅者可以直接在这个网络系统查询到自己所需要的信息。通过这个平台可以大大节省档案的查找时间，提高图片信息档案的使用效率。

4 结语

通过以上论述可以发现，为了适应现代社会的发展，全面改革图片信息档案的管理，通过一定的方法来提高档案的使用效率，使人们对图片信息档案有一定的了解。

参考文献

[1]吕颖. 提升图片信息档案的利用价值[J]. 江西教育学院学报，2012，03：91-93.

[2]张旭，袁闯. 浅谈图书馆图片资料档案的整理与利用[J]. 情报探索，2006，04：97-98.

作者简介

杨俊莉（1984-），女，甘肃肃南人，研究方向：档案管理。