新时期社区档案规范化管理的方法探讨

摘 要：档案管理是社区工作的重要组成部分，随着社会发展及城镇化进程加快，对社区管理工作的要求不断提升，尤其是当前信息量大，信息传播范围广，为了更好地满足新时期社区管理的实际需求，应加强社区档案规范化管理，通过构建科学合理的管理体系，采用行之有效的管理方法，推动社区管理工作在信息时代的健康、高效发展。本文在分析新时期社区档案管理的内容及特点的基础上，结合工作实践，对新时期社区档案规范化管理的方法进行深入的探讨。

关键词：社区；档案管理；规范化；方法

1 新时期社区档案管理的内容及特点

1.内容

随着我国城镇化进程的加快，人口流动性逐步增强，加上信息时代的来临，各种错综复杂的信息有待人们进行科学、细致的运用。社区档案管理，面临的是以社区活动为中心的，有保留价值文书、科研、财务、活动、总结、报告、基础设备等各种档案，这些档案主要以文字、图片、表格、声像等载体呈现，不仅真实记录了社区发展的内容、历史及相关状况，也与社区民众生活有着密切的联系。新时期，社区在城市管理中的地位日益提升，为了满足社区全面发展的需要，在社区管理中，除了加强人员、物资等管理，还要做好档案管理工作，为社区开展各种活动、促进社区长远发展提供充分、切实的依据和指导。

2.特点

与传统社区档案管理工作重在保存的特点不同，新时期社区档案管理具有服务性、自主性、超前性的特点，在社区管理建设中，档案管理集中反映了社区管理的内容、对象，体现了社区民众日常生活，为了更好地位社区民众提供服务，社区档案管理需要在整理人民群众信息的基础上，结合对相关信息的分析、归纳，从而进一步了解群众的诉求，促进与人民群众的沟通交流，为人民群众提供更具针对性的服务。当前，城市管理工作层级化趋势日益明显，社区作为与群众联系最为紧密的部门，需要增强管理工作的积极性、主动性，社区居委会承担社区档案管理工作的职责，在明确责任的基础上，需要充分发挥自主性，以推进社区管理工作的顺利开展。新时期的社区档案管理工作突破了传统的社区管理中事后记录、整理材料的局限，为社区各项活动的开展提供合理有效的指导，因而可以说，社区档案管理具有一定的超前性。

2 社区档案管理存在的问题

1.对档案管理的认识有待提升

虽然当前社区管理建设工作重要性日益凸显，但是档案管理工作并未得到人们应有的重视，由于社区档案管理工作主要是提供服务的，很多人只有在需要查询档案资料时，才会想到社区档案管理，这种对档案管理工作的忽视，主要是因为对社区档案管理工作的性质认识不足，导致在档案管理工作中缺乏创造力，严重影响了档案管理工作的质量和效率。

2.档案管理工作人员的素质有待增强

目前，大部分社区档案管理工作人员年龄比较年轻，在档案管理工作中缺少必要的经验，而且专门的档案管理专业的人才匮乏，加上在社区档案管理工作中缺乏相关的知识及技能培训，导致档案管理人员对档案分类、整理、分析的能力不足，严重阻碍了档案管理工作的高效开展。

3.档案管理制度匮乏

档案管理工作制度不够完善，是社区档案管理工作不够规范的体现，由于社区档案内容错综复杂，信息数据量大，在管理中需要耗费大量的人力、物力，但是针对档案管理的相关制度，如档案存档制度、查档制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社区制定了档案管理工作的规章制度，但是在制度上不尽合理，缺乏切实可操作性，因而限制了社区档案管理的规范、有序开展。

4.管理模式单一

目前，社区管理建设工作发展迅速，然而在档案管理工作上，由于缺少科学的认识，对档案管理的模式陈旧、落后，在档案管理工作中已然采用手写、纸质档案操作，忽视了对档案数字化、信息化的采集与处理，难以满足信息时代对档案管理工作的要求，社区对档案管理工作的投入较低，导致档案管理的信息化手段不足，严重制约了档案规范化管理的效率。

3 新时期社区档案规范化管理的措施

1.提高认识，加强社区档案管理工作的领导

近年来，社区档案管理工作认真贯彻国家档案局等相关部门的文件精神，严格按照社区档案制度化、规范化、科学化要求，不断夯实社区档案基础建设，加大社区档案管理工作力度，有效发挥社区档案的功能，社区档案工作有了较大的发展。在遵循相关法律法规要求的基础上，社区应高度重视社区档案管理工作，将社区档案管理工作作为社区规范化建设的一项重要内容纳入工作日程，加强对社区档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。在社区档案管理工作中，社区明确了领导责任人，社区档案专人管理，形成了以分管领导挂帅、档案管理员具体负责的档案管理网络。为进一步加强对社区档案工作管理，社区还应加大在档案设施上投入，专门设立社区档案室；为档案室配置了计算机等专用设备，使档案管理在硬件上有了保障，适应社区档案管理的需要。

2.完善档案管理制度建设

为进一步加强社区的档案管理制度建设，社区应结合自身实际，按照《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中的要求，逐步完善《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使社区对社区档案材料的形成、积累、收集、整理有据可依。完善社区档案规范化管理的制度建设，还需要从听见爱你、归档、材料分类、保管期限等各个方面设置合理、合法的标准，使社区档案统一、规范，如对实物档案采取年度、级别等方式进行分类，对声像档案按照内容、保管期限分类，对户籍档案按照家庭住址分类等，为档案文件的编号要采用简明、一致的方法，以方便档案的查阅与保管。

3.增强对社区档案管理人员的管理

社区档案与社区人民群众的切身利益息息相关，特别是近年来，随着社会的发展和人们法制意识的不断增强，社区档案的作用和重要性也日益显现，依法管理已经成为社区档案管理的行为准则。除了要加强对社区档案管理的培训及标准建设外，还应该实施对社区档案管理工作的监督，促进社區档案材料规范，移交、归档及时、准确。在社区档案管理工作中，应建立一支高效、专业、敬业的人员队伍，通过全面、科学的激励制度，引进档案管理的专业人才，提升档案管理工作人员的职业素质，同时，加强社区的档案管理工作的培训力度，社区员自身素质和业务素质不断提高。每年都至少有一名社区档案管理工作人员参加不同层级的社区培训和经验交流活动，通过培训，有效促进社区档案管理工作规范化、制度化。

4.加强档案管理基础设备建设

信息时代的来临，对档案管理的信息化建设提出了更高的要求，为了更好地保管、利用档案管理的信息资源，社区应加强档案管理基础设备建设，为促进档案管理规范化、科学化奠定坚实基础，并提升档案管理工作的效率与水平，社区档案管理内容涉及面广，尤其是有些大型的社区，牵涉的街道、民众利益较多，一旦档案材料有误，会带来比较恶劣的社会影响，为此，在社区管理工作中，应加强对档案信息化建设的投入与支持，除设置专门的档案室外，还应根据实际情况添置空调、打印机、灭火器等设备，为社区档案安全保管、依法利用提供切实可靠的保障。

4 结论

综上所述，社区档案规范化管理是新时期社区管理建设的必然趋势，新形势下，社区档案管理内容更趋复杂、多样，现代社会对信息传播的速度、质量要求不断提升，为了切实人民群众的利益，为群众提供更加便捷、有效的服务，社区档案管理应建立正确的档案管理意识，加强档案管理的制度、人员素质、基础设备的建设，为社区管理建设水平的提升提供更加充足的动力。

参考文献

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[2]孙延开.档案工作规范化及标准化探究[J].华章，2010（18）.

作者简介

王艳，汉，本科，天津。