试论档案现代化管理的意义及措施

摘 要：档案管理理念与技术发展，促进了档案工作整体发展。本文以档案现代化管理理念为基础，结合信息网络化技术在档案管理中的应用，从档案管理理念、数字化过程以及工作人员素质的方面，开展了实践性研究。

关键词：档案管理；现代化；数字化；意义；措施

在当前的社会工作与经济管理中，档案管理发挥出了更加明显的作用。特别是随着现社会与经济工作中对于档案管理要求的提高，其技术水平与工作方法都得到了较大提升。在这一情况下，如何更好地做好做好档案现代化管理研究，推进档案现代化管理的发展，就成为了档案管理与相关技术研究者的重要研究内容。其研究重点在于档案管理现代化发展实际意义，以及当前档案管理问题的应对措施。

1 新技术条件下档案管理现代化意义分析

在档案管理研究中研究者发现，信息化、网络化、数字化技术的应用与发展，是现代化档案管理技术推进的基础。

（一）实现大数据化档案资源共享

传统的档案管理工作其共享质量与效果较差。现代化的档案管理工作是在网络技术支持下完成的，更加符合大数据时代的技术特点。其最大的变化在于档案数据共享的实现。在大数据网络技术支持下，现代化的档案數据不仅用于组织内部技术、人事等各项管理，同时为大数据挖掘提供了数据化支持。如将人口档案数据，通过数据挖掘模式应用到电力、能源设计与建设中，可以很好地提高其基础建设的实用性。这种网络模式下数据资源的共享，成为了当前档案管理最为明显的特征。

（二）档案管理质量的提升

为了解决档案管理困难问题，档案管理者花费了较多的人力、物力成本依然难以解决。现代化的档案管理模式中，这类问题得到了较好的解决。首先现代化的档案数据，是将纸质档案通过数字化处理后再进行保存。其储存方式是通过硬盘与数据库软件进行保存，其占地空间较小且利于保存。其次部分纸质档案原件具有极大的保存价值，需要长期保存。但是每一次调档使用，都会对纸质档案造成一定破坏。档案数字化完成后，档案原件即可以长期密封保存，极大的提高了档案保存质量。最后纸质档案只有通过复印的方式进行复制，既费时又容易对档案原件造成破坏。新型的数字化档案通过文件拷贝即可完成复制，极大的提高了档案复制效率与质量。

（三）提高了档案管理工作效率与质量

纸质档案的管理过程包括了整理、统计、分档、保存、检索、调档、使用等多项工作内容，其工作工作量大管理效率低。数字化新型档的各项管理工作主要由计算机系统完成，极大的提高了其管理效率与质量。如在分档过程中，计算机系统根据数字档案的关键词，即可将档案资料并入相关的档案数据库，自动归档。而在档案检索过程中，通过对档案文件关键词的检索，可以在计算机系统自动进行检索，提高工作人员的检索效率，同时避免了因工作人员失误造成的档案检索错误。

2 阻碍现代化档案管理模式的主要问题

（一）档案管理与使用理念落后

传统档案管理工作者，容易将工作重点集中于档案保存、检索与使用中。由于当前档案管理工作者已经适应了这种管理模式，依然采用这种档案管理理念。这就会造成现代化档案管理优势难以发挥，影响了档案管理与使用质量的提升。如部分管理者没有发挥出数字化档案数据优势，未有效的设置档案关键词，降低了数字档案分档、检索等工作效率。又如部分档案管理者未建立档案管理网络平台，进而难以发挥出档案数据支持优势。这些问题的出现，都影响了现代化档案管理理念的推广。

（二）数字化工作依然存在缺陷

将纸质档案进行数字化处理，并将数字档案进行保存管理的过程，是现代化档案管理的重要内容。但是在当前的实际工作中，数字化过程依然存在以下问题。一是缺乏统一标准。当前的档案数字化管理依然缺乏统一标准，所以各单位数字化处理的档案在文件格式、压缩方式以及文件大小等内容中多存在较多差异，进而影响了数据挖掘工作的质量。二是安全问题较为严重。数字化过程中的安全问题主要集中于档案泄密问题中。主要泄密原因来自于两个方面。一方面是数字化过程中，操作人员未执行安全规定造成的泄密情况；另一方面是数字化文件储存中，受到网络木马病毒侵害，造成的档案泄密或遗失问题。三是没有制度支持。档案管理制度是档案管理的基础。但是由于数字化档案管理模式属于新型的档案管理模式，制度建设依然处于试验期，其制度内容的不完善影响了档案数字化的有效开展。

（三）管理人员工作水平差异较大

档案管理工作人员是档案管理工作执行者，也是档案管理的核心部位。但是在当前的实际工作中，其工作素质依然较低。这主要表现在以下几点。一是计算机技术水平较差。信息化档案管理中，管理者计算机技术水平决定了管理工作效率与质量。但是由于部分工作人员缺乏计算机技术教育，只了解计算机基础操作，难以开展软件应用、简单故障排除等技术处理工作，影响了计算机管理的开展。二是缺乏档案专业知识。档案管理中，对于工作者专业能力较高要求。如技术档案、人事档案管理中，都需要具有一定的专业理论水平，才能做好管理工作。但是部分档案管理部门为了提高管理信息化水平，在社会中招聘了部分计算机专业人才进入档案管理工作。这类人员由于缺乏实践工作经验，经常出现专业性知识错误，影响档案管理质量。如在人事数字化处理，没有将合理设置人事管理关键词，造成分档困难就是这一问题的一个表现。

3 现代化档案管理实践主要措施

（一）建立自上而下的现代化档案管理理念

在档案管理过程中，从组织管理者到档案管理执行者都必须建立起新型档案管理理念。如提高档案管理中数字化技术应用水平；提高大数据技术理念下档案数据利用效率与质量理念；档案数据对行业整体支持理念等理念的建立，都是提高现代化档案管理质量的基础。

（二）做好档案数字化过程建设

在档案数字化建设中，其工作重点在于以下三个方面。一是逐步建立标准化模式。这种标准化模式并非是一蹴而就的，而是逐步通过行业、地域等各类标准确立的试验过程，建立起整体化的标准理念。二是做好数字化安全建设。在数字化过程中，管理者需要做好两方面安全建设工作，一方面建设完善安全管理制度并落实到工作过程中，避免数字化过程中因人为问题造成的安全问题；另一方面采用高级的计算机安全软件，提高计算机网络系统安全。三是结合信息化档案管理实际工作，逐步完善档案管理制度，使制度建设可以发挥出指导下作用。

（三）做好专业职业教育工作

在信息化档案管理中，为了发挥出档案工作者作用，管理者需要做好职业教育工作。一方面对于长期从事档案管理工作的人员，管理者应开展计算机技术培训工作，使之可以更好地使用计算机进行档案管理。另一方面对于专业计算机技术人员，职业教育内容应集中在档案专业技术、档案管理基础理论等内容中，确保其档案管理水平的提升。

总之，现代化档案管理理念的提出，对于提高档案管理技术与质量，起到了不可忽视的作用。为此档案管理者以信息化档案管理作用为基础，结合信息化档案管理中出现的主要问题，开展了应对措施研究。

参考文献

[1]刘亚军.试论档案现代化管理的意义及措施[J].人力资源管理.2015（12）.

[2]王剑.试论档案现代化管理的意义及措施[J].黑龙江史志.2014（03）.

作者简介

李琳（1976-），女，山东省潍坊，山东省枣庄市薛城区商务局，研究方向：档案类。