水文基层单位档案管理信息化建设路径探讨

程良伟

摘 要：水文工作与国家水利改革和发展密切相关，其不仅是政府和国家积极进行防汛抗旱、加强水环境保护的基础，同时也是水源开发利用及水利建设的客观依据。当前，随着社会经济的发展，人们对水文信息的需求量、准确性以及水文信息质量的要求也逐渐增高，因此积极推进水文单位档案管理信息化建设十分有必要。

关键词：水文；基层单位；档案管理；信息化建设

水文档案主要是指在进行水文监测过程中所产生一些列文字、图案等原始资料，其内容主要是为了记录并反映出各个地区不同阶段的水文、洪水及旱灾等情况，从而可以为国家水利经济建设提供有力材料。现阶段，由于信息技术在社会各个领域中的大力运用，基层水文单位为了进一步提高自身档案管理水平，为社会提供高质量、高效率的档案服务，其在档案管理上也开始加强信息化建设，实现与时俱进。

1 水文单位档案管理信息化建设的重要意义

（一）档案利用程度提高

传统纸质档案搜集、管理和查阅等过程全部需要人工完成，而这其中又难免会出现档案缺损、丢失等问题，而通过档案管理信息化建设则可以很好避免这一问题。很多水文单位中一些重要的原始水文资料都凝结了几代水文工作的汗水和艰辛，甚至还有些关键资料付出了生命的代价，一旦这些资料出现丢失或缺损便难以再次搜集，可能会产生不可预估的重大损失。传统档案管理耗时久，且浪费精力多，难以多人同时借阅，降低了档案的利用率。而实现信息化建设则可以在单位内部实现资源共享，可供多人同时借阅，档案利用率得以提高。

（二）工作质量效率提升

以往档案立卷主要靠人工操作，立卷质量往往是由操作者自身经验和理解决定，因而难以对立卷标准进行一个统一的划分，造成最终档案卷宗质量优劣不一，影响档案查阅和利用。并且，传统档案管理模式中，在档案搜索和查阅时程序较为负复杂，需要在海量纸质档案中进行搜索。而加强水文档案管理信息化建设后，可以设定自动分类储存，并且还可以形成便捷的检索目录，借助计算机网络便可以轻松进行档案归档和查阅，不仅能够快速进行档案归类，还可以最大程度上确保档案工作质量，提高档案准确性[1]。借助档案管理信息化建设可以让工作人员摆脱繁琐劳动的束缚，有更多精力和时间放在档案再次开发利用上，不仅可以优化人力资源，还可以降低经费开支，大大提升工作质量和工作效率。

（三）防汛抗旱灾害减少

水文单位是预防灾害的监测一线服务站，在当前抗汛抗旱新形势下，为了更好做好灾情预防工作，水文基层单位必须要重视对雨水、墒情、地下水等情况进行密切检测，从而为抗汛抗旱指挥调度提供及、准确的信息依据。而进行水文档案信息化管理则可以有效缩短档案查阅时间，并时间随时随地调用档案，避免了繁琐的中间过程，这样在遇到突发时间时，可以在第一时间为抗汛抗旱调度提供信息，以便于及时疏散群众，确保群众安全，将民众生命安全伤亡和财产损失降到最低。

2 水文基层单位档案管理信息化建设路径

（一）加强水文档案基础管理工作

在进行水文档案管理信息化建设前，单位领导人首先要转变观念，高度重视档案信息化建设工作，正确认识到信息化建设重要作用，重点加强档案基础管理工作，为信息化建设奠定基础[2]。一是水文基层单位应投入相应的人力、物力和财力来实现档案数字信息化建设，在内部构建与本单位实际情况相符合的档案信息平台，并确保档案信息化建设相关配件、技术及服务软件配备齐全，保证水文单位档案管理信息化建设能够有良好的物质基础条件；二是打造健全的水文档案信息化管理网络，在打造过程中必须要严格依照数字化档案管理相关标准来进行。要能够满足单位各个部门之间信息资源的对接高效，搭建完善的内部局域网络，方便单位内部能够对各个部门涉及资料进行收集整理和检索，确保档案资料的有效性和准确性；三是需要在单位内部以及单位外部构建档案资源共享网络，以便于能够在第一时间实现资源共享，不仅方便内部水文信息处理，还能够及时与其他基层水文站点实现信息共享。除此之外，为了确保水文基层单位档案信息的安全性和保密性，在档案管理信息化建设中还需完善互联网联通建设，实现档案信息互通，避免档案丢失。

（二）加快档案管理信息建设进程

水文基层单位在进行档案管理信息化建设过程中，必须要确保相关档案管理标准满足国家相关标准，同时又能够与本单位实际情况相符合，并进一步加快档案管理信息化建设进程，尽早实现信息化建设，以便于更好对档案进行数字化处理，并对档案进行及时备份。在进行档案管理信息化建设过程中还需注意的一点是，不能盲目加快进程，必须要注意水文档案资料信息的准确性和真实性，切记不可违背档案基本原则。另外，水文基层单位还应结合自身实际情况选择合适的档案管理服务软件，或对软件进行开发利用，尤其是在档案信息检索和运用上，必须要确保档案信息检索查询系统的高速性和准确性，最好是能够实现输入关键词、数据、类型、日期等便可以在海量档案资料中检索出所需信息，这样不仅能够提高档案管理质量和效率，同时还更可以显著提升档案利用率。

（三）注重档案信息化的安全防范

档案管理信息化建设时需做好其安全防范工作，对系统管理进行重点维护，最大程度上保障数据信息安全，确保档案信息资源的完整性、准确性、真实性和有效性。所构建的档案管理系统需和外网进行区分，可利用身份认证或者是密钥来进行保密管理，以此来维护信息网络安全。在操作或者是使用过程中实施分别授权，一些特定用户只能在某一授权范围内操作。由于信息化档案管理存在一定风险，因此对于保护手段的要求较高，管理者需重点做好安全防范工作，比如说可定期进行杀毒，安装防火墙进行预防等。另外，还应对网络信息档案进行备份和维护，电子档案不能完全取代纸质档案，应合理运用两种档案存放方式，对于纸质档案加强保管，而对于电子档案则需借助加密技术、签署技术、身份认证等方法来进行信息资源保密和维护，确保电子档案安全可靠。

（四）重视水文档案开发利用管理

加强水文档案信息化建设的最终目的为了更好对水文档案资源进行开发利用，所以在单位档案管理信息化建设过程中同样要重视水文档案开发利用，信息化内容必须要包括档案开发运用相关内容[3]。对此，水文基层单位在信息化建设上，首先必须要切实贴合自身实际情况，构建完善公共档案信息服务网站，同时还可以和政务网站进行整合，以便于可以在最短时间内检索到一些有价值的信息资源。另外，水文单位档案信息化管理还可以与新媒体传播等互相融合，比如借助手机作为档案收集或阅读载体，利用微信公众号或微博等来向社会公布防汛抗旱消息、降雨情况以及河道水流量等信息。最后，在水文档案管理信息化建设中，对于档案的开发利用管理还要重点注意安全问题，尤其是整个信息平台安全问题更要特别关注，对于一些涉及重大問题资源信息需注意保密，具体可借助物理隔离、网络隔离或逻辑隔离等方法进行保密。

3 结束语

至而言之，水文单位档案信息化建设能够实现水文事业发展的巨大飞跃，并在最大程度上提高水文单位工作效率和档案服务质量。所以，在当今社会经济发展形势下，基层水文单位必须要加强水文档案管理信息化建设，借助信息技术手段来提升档案管理质量和效率，从而为社会和国家创造出更高的社会经济效益。

参考文献

[1]孙冬玉.档案管理信息化建设的研究[J].才智，2016，（01）：239.

[2]冯凯.档案管理信息化建设的问题与对策[J].山东工业技术，2015，（23）：211.

[3]陈艳华.浅谈基层单位档案工作信息化建设[J].科技资讯，2015，（07）：157+160.