对机关事业单位干部人事档案工作的思考

李国政

摘 要：近几年来，随人事制度的不断深化改革，对机关事业单位干部人事档案工作提出了新要求，新思考，本文探讨了在新形势下如何构建干部人事档案管理的新模式，加强档案的基础工作建设，实现档案工作规范标准化，使档案工作又好又快地发展。

关键词：干部；人事档案工作

干部人事档案是按照党的干部政策在培养、选拔和使用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和业绩等内容的文字材料，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，是干部人事工作不可或缺的基础性工作。随着科技的进步，资讯高速发展的到来，对干部人事档案工作提出了新要求。现对机关事业单位干部人事档案工作提出以下思考：

1 机关事业单位干部人事档案工作的重要性

1、干部人事档案工作面临着新的挑战。在现代信息技术飞速发展的今天，先进的技术和管理理念同样给档案工作带来了机遇和挑战。二十世纪九十年代中期以来，各机关事业单位纷纷掀起了信息化建设的高潮，电子文件大量出现，在全部文件和档案中所占的地位和比重也迅速上升。如何管理干部人事档案？如何适应这些新时代的新产物？这是摆在干部人事档案面前的共同课题。因此，在对档案进行管理的过程中，所采取的管理方法、保管的要求和档案工作技术手段等方面的都要求及时更新。

2、干部人事档案的重要性决定了干部人事档案工作的重要性。干部人事档案工作，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，做好干部人事档案管理，对于领导全面了解干部、准确选用干部具有十分重要的作用。加强干部人事档案规范化管理，充分发挥干部人事档案在实际工作的作用，是干部管理的一项重要任务。干部人事档案工作做得好不好，直接影响到人事工作的效率和质量，同时也是衡量一个单位或部门人事工作水平的标志之一。因此，强化干部人事档案工作，充分发挥干部人事档案的资源优势，科学、规范、有效地搞好人事管理，为选拔和使用人才提供客观、真实、可靠的材料，是干部人事档案工作始终要担当和恪守的神圣职责。

2 机关事业单位干部人事档案工作中存在的问题

1、立卷归档受政策法规变化的影响大。近年来，国家、省、市组织部门都对干部人事档案管理工作进行统一法规性文件指导，这些文件的实施使得干部档案的管理工作在一定时期、一定程度上基本实现了制度化、规范化。但有的法规文件要求不统一、变化相对快，有的条款只是暂时的并多次改变，这不仅给档案立卷工作造成一定难度，也在一定程度上影响了档案的美观。

2、干部人事档案立卷不规范。首先，历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性；其次，纸张不统一，表格不规范。无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦也影响案卷质量；最后，档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时，立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。

3、档案管理人员不稳定，素质有待提高。干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了档案管理人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位；新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。

以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。

3 做好机关事业单位干部人事档案工作的措施

1、使用专门信息系统，干部人事档案管理信息化。為提供及时高效的干部人事档案信息服务，应该积极引行干部信息管理系统，对全体干部职工的基本情况、职务、学历、职称、工作学习简历、奖惩情况、年度考核情况、干部任免、工资晋升、家庭成员情况等干部信息经严格审查、分类后全部录入系统，并对变动的干部信息及时更新维护，做到随变随改、随动随调，确保干部职工信息的准确性。这样，可以极大地提高干部人事档案检索速度，提高干部信息利用效率，方便档案工作者的档案管理。

2、统一标准，强化管理。要建立健全各项规章制度，使干部档案立卷工作在统一的法规文件指导下，走上健康发展的道路。一是要规范用纸。形成干部档案材料的纸张与档案规范用纸的规格不一致，致使有的材料印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。因此，首先必须规范公文用纸，或统一调整干部档案用纸的规格，使二者一致；二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于干部档案的长久保存。因此，制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样能提高干部档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，从而提高工作效率。

3、严格把关，认真鉴别归档材料。干部档案管理人员让送材料者填写移交单，对每一份材料都要认真鉴别。一要看材料填写是否规范，有无漏填，有无使用纯蓝、圆珠笔、铅笔、红墨水等，若不规范退回重填。二要看材料是否经组织审查盖章或本人签字，只有在盖章签字后，才能归档。三要看表格是否印制规范。鉴别审核后要核实移交单，看该送材料的单位还有哪些没送来，然后及时催交，并及时归档，使档案管理工作走上正常化轨道。同时，各有关部门要把收集移交干部档案材料作为应尽的责任，及时移交。为解决立卷中存在的问题，干部档案管理部门要建立健全严格的归档制度，使收集整理经常化，不拖延、不积压、认真鉴别，及时归档，牢牢严把入口关。

4、加强档案管理人员的领导，建好队伍。档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。各级组织人事部门的领导，要明确领导分管，对考核、任免等工作中形成的材料明确要求，责成相关科室手续齐全后及时送交干部档案室，在配备档案专兼职人员时，要选择政治思想好、事业心强、能熟练掌握档案专业知识的人担任，并注意保持人员的相对稳定。为了提高专兼职干档人员的素质，要不断开阔干部人事档案管理人员的视野，提高他们的政治理论素质和业务素质，提高他们的档案管理水平，更好的服务于干部人事工作。

干部人事档案管理工作既是一个老课题，不难掌握；又是一个新课题，不容易做好，需要下功夫、花气力去研究和探索。只要我们解放思想，大胆创新，锐意改革，推陈出新，与时俱进，就一定能够不断地开创干部人事档案管理工作的新局面，适应信息高速发展的社会需要，从而提供高效、优质的服务。

参考文献

[1] 钱云祥，陈晓春，陈明，《关于档案管理现代化的思考》， [ J]，《浙江档案》， 2002年8月.

[2] 杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》， [J]，《山东省农业管理干部学院学报》， 2005年第3期.